Начну издалека. Наиболее надежный способ выявления хищений – это инвентаризация. Эффективное проведение инвентаризаций, то есть, на языке внутренних аудиторов, обеспечение сохранности активов, на мой взгляд, должно отвечать следующим требованиям:

  • регулярность. Нужна для того, чтобы недостачи выявлялись как можно раньше. Насколько часто проводить «инвенты» – вопрос философский, но если товар ликвиден (например, ювелирка) – реже, чем раз в месяц, пересчитывать не рекомендую;
  • проведение инвентаризаций профессиональными инвентаризаторами. Контроль самих себя ворующими сотрудниками – бесполезное занятие. Недостачи, в принципе, можно скрывать очень долго, но потенциальное наказание будет значительно больше (в терминах УК РФ «особо крупный» – от 1 млн. руб., вполне себе можно растащить за полгода в большинстве крупных магазинов);
  • соблюдение требований законодательства по оформлению документов при инвентаризации;
  • соблюдение требований Трудового Кодекса в части материальной ответственности.

Последние два требования необходимы, но недостаточны для того, чтобы выявленные недостачи можно было бы взыскивать (в т.ч. с уволившихся). Недостаточны – потому, что если в бригаде кто-то не согласен и готов идти до суда – замучаешься доказывать виновность сотрудника. В общем, умный никогда не распишется, а дальше что-то сделать — увы, почти невозможно. Кстати, требований можно добавить, но основное перечислено.

Описанная идеальная ситуация с внутренним контролем, безусловно, будет мешать работе розничной сети. Как минимум, инвентаризация требует присутствия сотрудников магазина (материально ответственных лиц). Вариантов два – либо закрывать магазин в рабочее время (и терять выручку), либо оставлять кого-то на ночь, что не всегда приятно. Да и само проведение инвентаризаций стоит денег (работа, в некоторых случаях – проезд). В общем, хороший выход – несколько снизить среднюю частоту «инвент» для сокращения затрат, одновременно проводя инвентаризации почаще в потенциально проблемных магазинах. Вот выявлением потенциально проблемных торговых точек и занимались аналитики в дирекции внутреннего аудита.

Подозреваю, что в каждом бизнесе есть свои индикаторы. У нас были свои. Полностью раскрывать не буду, но разработали их достаточно быстро. Примеры с небольшими комментариями:

  • предыдущая инвентаризация выявила «большую» (сколько именно – не помню) недостачу. Увы, но индикатор чуть ли не ключевой, так как появляется 1000%-ое «оправдание». Если из людей вычитают за то, что они не брали, результат очевиден – либо увольнение, либо воровать начинают все. При этом индикатор не всегда работает, потому что «большая» недостача может быть вызвана разовым и известным «прососом» (например, хищением с витрины);
  • несвоевременная сдача денежных средств в инкассацию. В «Связном» мы совместно с профильным отделом придумали и вели мониторинг, в котором сравнивалась расчетная сумма к инкассации (условно – на 19:00) с фактической. Поэтому недостача денежных средств (сами понимаете, деньги – самое ликвидное) могла впоследствии (так как мониторинг остатков денежных средств ежедневный) привести к недостаче товара. «Шум» в ходе работы – много неинкассируемой мелочи в кассе, а также фееричное «а у нас всегда XXX тыс. руб. лежит» (вспоминается, что «ради хрен его знает зачем русский человек способен на удивительные вещи»);
  • «большие» возвраты. То есть процент возвратов значительно (сколько – не помню) выше, чем в среднем по сети. Индикатор лгал в случае ошибочных чеков, а также одном большом возврате (тогда были Nokia 8800, сейчас – всякие iPhone). Тем не менее, работал неплохо, особенно по возвратам «день в день», так как далеко не все покупатели чеки забирают. Фактически «большие» возвраты были индикатором кражи денежных средств, но выраженным в учете в недостаче товаров;
  • большое количество всяких «муток» (фрода), описанного в предыдущей статье (http://svk4u.ru/?p=4072), а также по картам лояльности, по возврату услуг и т.д. и т.п. Даже если я перечислю всё, что вспомню, всё равно не поможет, потому что эти индикаторы всё время менялись в зависимости от текущей системы мотивации.

Как всё это обработать? Банально: свести всё в одну большую табличку в Excel и посчитать, где у кого больше сработавших индикаторов. При этом, как и везде, желательно, чтобы кто-то из профессиональных сотрудников проверил, а не «шумит» ли какой-нибудь индикатор (такое, как показано выше, бывает). «Рекордсменов» можно включить в план проверок, подсчет рейтингов / создание рэнкингов – на усмотрение. Кстати, в нашем случае, с учетом частоты проведения инвентаризаций, совершенно не требовалось срочно высылать коллектив инвентаризаторов куда-нибудь далеко и надолго, сомнительные торговые точки включались в план до конца месяца.

Дополнительные мысли по теме статьи:

  • когда-то давно, в 90-х годах, работал менеджером в отделе, поставляющим прессу в супермаркете. Оказалось, что статистика магазинов-продавцов в те времена была никуда не годна с точки зрения управления товарными запасами. Да и сейчас, скорее всего, не годна: не все издатели пишут номер в штрих-коде (согласитесь, что телепрограмма на неделях №7 и №9 – все-таки разная телепрограмма, а для систем большинства магазинов это будет одним SKU), плюс воровство покупателей. Поэтому не с точки зрения сверки, а с точки зрения управления товарными запасами желательно организовать физическую инвентаризацию в еженедельном режиме. Кстати, про всякие жвачки и мелкие конфетки – также бы поступил;
  • и в прессе, и в продаже мобильных телефонов, пытался реализовать потенциально интересный алгоритм – отсутствие продаж на протяжении долгого времени. Не всегда связан с хищениями, потому что на витрину могли что-нибудь забыть выставить. Не работал нормально. Но, может, у Вас получится, рекомендую попробовать;
  • еще одно интеллектуальное упражнение, связанное с инвентаризациями, но напрямую не связанное с хищениями – это поиск операций, которые были, но в учете их нет. Возникало в следующих ситуациях: план по какой-нибудь категории выполнен, поэтому продажи осуществляются за наличный расчет и пробиваются через кассу в первых числах следующего месяца. Сами понимаете, что сложность выявления такого фрода принципиально другая (в отличие от наличия факте в учете и, в большинстве случаев, на видео). Тем не менее, выявляли. На 01 числа просил резервировать бригаду инвентаризаторов, в некоторых случаях кто-то из офисных с ними выезжал. Если до 12 дня успеть – все было на месте (товара нет, деньги в сейфе). А однажды неотраженную продажу на видео зафиксировали, правда, случайно.

Итоговый результат достаточно ожидаем – внеплановые (риск-ориентированные) инвентаризации привозили в разы большую дельту (то есть разницу между излишками и недостачами). А основная мораль статьи – не поверите, но наблюдение «любая бардачная точка бардачна во всем». Как показывает статистика, даже минимальный фрод, как в отношении покупателей, так и в отношении компании, приводит к весьма существенным недостачам. Кто в рознице работал, знает, что возмещаются недостачи, скажем мягко, не на 100%. Поэтому культура «обманывать клиента нехорошо», риск-ориентированные инвентаризации, закупки и т.п. привели к тому, что потери от злоупотреблений сотрудников стали принципиально меньше. Доказано на объединении двух сетей (сами догадайтесь каких). 

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.