Как пользоваться данным разделом — см. «Общие подходы к процессам».

Риск-менеджеру

Возможные риски

Можно выделить следующие риски в процессе заключения договоров:

Риск

Краткое описание

Последствия

Типовые недостатки СВК

Заключение невыгодного для компании договора

Этот самый значимый по последствиям риск процесса (в терминологии «цели-риски» – недостижение целей процесса). Реализация – самая разная. Особенность риска – то, что риск представляет из себя «скелет в шкафу» и в некоторых случаях не может быть выявлен, например, в рамках аудиторской проверки.

Для крупного бизнеса – снижение EBITDA.

Для малого и среднего бизнеса – вплоть до потери бизнеса (пример – «зашли в сеть», не учли всей экономики проекта).

Недостатки контрольных процедур в других процессах (практически все процессы).

Отсутствие регламентированной ответственности за контроль конкретных рисков при заключении договора (например, контроль лимитов при закупках).

Заключение приложений, спецификаций и т.п. по упрощенной схеме (с минимальным количеством согласований).

Возможность заключения договора без согласования (в рамках полномочий топ-менеджмента).

Возможность злоупотреблений менеджмента (например, замена страниц в договоре перед подписанием).

Заключение ничтожного (оспариваемого) договора

Если договор подписан со стороны контрагента лицом, не имеющим полномочия, либо компания внутри не соблюла требования законодательства и внутренних документов, может возникнуть спорная ситуация.

Оспаривание сделки и прочий юридический геморрой.

Отсутствие контроля полномочий подписанта со стороны контрагента.

Возможность заключения договора без согласования (в рамках полномочий топ-менеджмента).

Отсутствие контрольных процедур в юридическом отделе, приводящее к нарушению законодательства / устава либо других внутренних документов (положение о совете директоров и пр.). 

Потеря договора

При потере договора любой арбитраж – сомнительная затея.

Невозможность применения штрафных санкций к контрагенту.

Отсутствие контроля возвращения договора со стороны контрагента.

Отсутствие единого места хранения договоров (в т.ч. спецификаций).

Неэффективная процедура заключения договора

Избыточные контрольные процедуры самых разных видов. Является сложно выявляемым риском, так как достаточно сложно сказать, что все плохо, когда деятельность кипуча, бумажек много и т.п.

Размытие ответственности (виноватых не найти).

Избыточный штат (вроде все при деле, но если улучшить процедуру, то человек 20 можно сократить. На внутреннем контроле никак не скажется).

Отсутствие классификации договоров.

Невозможность заключения договора в разумный срок, процедура согласования стандартного договора занимает более недели.

Регламент заключения договора закольцован (например, предусматривает необходимость получения согласования от всех подразделений, при наличии замечаний договор необходимо направить заново).

Обязательное заключение договоров для поставок на незначительные суммы (стоимость трудозатрат на согласование сопоставима или превышает стоимость договора).

Излишне обширная форма обоснования договора.

Отсутствует оценка ущерба от риска при заключении договора (более подробно см. комментарии к регламенту).

Отсутствие первичных документов при внутренних взаимоотношениях

Вольное поведение казначейства в части перераспределения денег между юридическими лицами может приводить к тому, что по счетам обороты фантастические, а подтверждающих документов вообще нет. 

Необходимость срочного формирования комплекта документов при налоговых проверках.

Отсутствие утвержденной схемы ФХД в больших холдингах (её часто называют «телевизором»). 

Отсутствие контроля наличия первичных документов (в т.ч. договоров) по зеркальным операциям в случае сложной юридической структуры.

Неконтролируемый рост себестоимости / стоимости капитальных затрат

Отсутствие контроля лимитов при заключении договоров (лимиты контролируются только по платежам)

Неплановое снижение EBITDA. 

Снижение эффективности инвестиционных проектов.

Отсутствие контроля лимитов при заключении договоров (по статье в 10 млн. руб. можно заключить договоров на 30 млн. руб.).

Для итогового реестра рисков можно ограничиться риском «Заключение невыгодного договора для компании», в описание включаются первые три риска.

Для других рисков:

  • неэффективность процесса согласования договоров – к какому-нибудь операционному риску «бюрократизация деятельности»;
  • отсутствие первичных документов можно отнести к риску недостоверности отчетности.

Последний риск связан не только с отсутствием контроля лимитов при заключении договоров, но и с другими рисками (списание материалов, неэффективное инвестиционное планирование). Соответственно, должен быть риск выше уровня процесса.

Постановщику СВК

Регламент договорной работы – первый регламент системы внутреннего контроля. Основная задача при постановке и пересмотре положения договорной работы – безусловно, обеспечить соблюдение интересов компании. Хочется отметить, что большинство регламентов договорной работы, которые я видел – мягко говоря, избыточны с точки зрения имеющихся контрольных процедур, не говоря об объеме.

Некоторые особенности при постановке СВК в процессе заключения договоров.

Определение суммы договора, который должен «пропускаться» по упрощенной процедуре.

Минимальная сумма (в регламенте — X рублей) нужна для того, чтобы не тратить значительное время на согласование «пустяковых» договоров. У этой идеи достаточно противников. В первую очередь, это налоговики и бухгалтерия: есть шанс, что расходы признают необоснованными (особенно в случае оплаты по счету). Во вторую очередь, как ни странно – это внутренние контролеры, из-за опасения разбиения договоров на несколько. 

По поводу первого, то есть признания необоснованными расходов при оплате по счету — как мне кажется, ситуация надуманная, налоговая инспекция к такому будет придираться только совсем от нечего делать, да и оспорить её действия при необходимости можно. А вот разбиение договора может встречаться. В этом случае возможно введение банальной контрольной процедуры: контроль наличия договора с данным контрагентом при осуществленных платежах на сумму, более чем X руб. за текущий год. Без автоматизации данная процедура трудоемка, поэтому дополнительную контрольную процедуру вводить не нужно. Зато находки при такой организации для внутреннего аудита будут 🙂 .

При этом для компании несознательность отдельных сотрудников будет все равно обходиться дешевле, чем полноценная процедура заключения договора на все закупки (осознанное принятие риска), потому что если условную канцелярию так можно пропихнуть, то запчасти к какой-нибудь технике – затруднительно.

Определение упрощенной процедуры для заключения договора.

Есть несколько вариантов.

Вариант 1. Договор заключать обязательно (если уж этого сильно требуют налоговики). В этом случае достаточно определить другим нормативным документом упрощенный контроль (например, только через планово-экономический отдел для контроля лимитов). Подписант – любой менеджер с доверенностью. Схема проста как три копейки: виза ПЭО, подпись руководителя ЦФО (принцип «четырех глаз»). В принципе, можно и включить в регламент договорной работы, но для сокращения не стал.

Вариант 2. Оплата по счетам. В этом случае регламентом управления кредиторской задолженностью предусмотрен контроль лимитов по БДДС со стороны финансового отдела, поэтому тоже все достаточно просто. 

Определение перечня согласующих подразделений.

Доводилось видеть перечни согласующих подразделений мелкими буквами на страницу. Зачем – не знаю, но обращал внимание, что ни 12, ни 15 согласующих не спасают от кривых договоров. Достаточно 5 для всех (в регламенте финансово-экономические подразделения представлены ПЭО и СДО, фактически можно все возложить на ПЭО), 8-10 для очень сложных договоров. Как – показано в регламенте. Особо отмечу, что служба внутреннего аудита, согласующая договоры – это нонсенс.

Определение матрицы полномочий (кто подписывает договор).

В больших компаниях это отдельный приказ с последующей выдачей доверенностей, небольшие компании обходятся доверенностями. Главное – проследить за тем, чтобы полномочия менеджеров в доверенностях не были избыточными. Типовой признак избыточности – фраза в конце «и другие сделки, не противоречащие законодательству». Подробнее про доверенности можно прочитать в книжке на стр. 81, а про распределение полномочий – весь раздел про определение полномочий менеджмента (со стр. 79).

Выбор между бумажной и электронной формой согласования.

Представленный на этом сайте регламент предусматривает использование исключительно традиционных средств Microsoft Office и дисковых хранилищ. Тем не менее, сохраняется работа и с бумажными носителями. Я к этому отношусь с уважением, но, мне кажется, это анахронизм, деньги лучше потратить на что-нибудь хорошее.

Определение суммы риска, при котором договор может быть заключен.

Речь идет о последнем столбце первой таблицы в Приложении 2 к регламенту. Вопрос философский, зависит от масштаба организации. Выбор – за риск-менеджером/генеральным директором. По поводу отдельной политики в части рисков по договорам – сомневаюсь, что целесообразно (сам никогда не видел).

Определение места хранения договоров.

Если прочитать комментарии к регламенту, то видно, что местом хранения должна быть бухгалтерия. Постановщик СВК должен продумать, а куда девать объем бумаги дальше (особенно если раньше договоры хранились в подразделениях). Хорошо, если есть и электронный, и физический архив. Если их нет, то необходимо создать.

Заключение внутригрупповых договоров.

В случае сложной структуры бизнеса возникает вопрос о внутригрупповых договорах. В регламенте это не отражено. Мое мнение здесь однозначно – этим должна заниматься бухгалтерия (точнее, ее налоговое подразделение). Именно они участвуют в согласовании всех договоров, именно они должны сделать пометку о том, что нужен внутригрупповой договор (или отметить, по какому из уже существующих договоров можно будет отразить вновь возникающие отношения). Задача заключать (то есть быть ответственным исполнителем) внутригрупповые договоры – также задача налоговиков из бухгалтерии. Принцип «четырех глаз» в этом случае соблюдается, потому что есть юристы.

Порядок реагирования при превышении бюджета.

Может оказаться, что ПЭО не согласует договор, так как превышен лимит по какой-нибудь из статей затрат. Регламент предусматривает, что в этом случае ПЭО может указать свои претензии, по каким именно причинам договор не согласован, то есть процесс замедлиться не должен. При этом в больших организациях имеются свои процедуры по увеличению бюджетных лимитов, но описание данных процедур не является частью регламента договорной работы. Для того, чтобы не запускать сложные процедуры за 10 рублей, возможно создание резервного фонда. Если менеджер с правильными полномочиями подписывает договор при превышении ранее установленных бюджетных лимитов, достаточно этот фонд уменьшать на объем превышения.

Вовлечение подразделений.

Если Вы решите что-то переделать в соответствии с представленным регламентом, ключевой задачей, как обычно, будет сломить сопротивление подразделений. Причем самых, казалось бы, заинтересованных: юристов и бухгалтерию (по моей практике, с ПЭО как-то разумнее можно договориться). Теоретически техническую работу можно взвалить на секретариат/канцелярию. Я против этого варианта, потому что люди с юридическим образованием аккуратнее относятся к документам, чем люди в секретариате. Тем не менее, потенциально такой вариант возможен, но мнение людей о том, что нужен дополнительный человек, понятное дело, не изменится.

Есть несколько способов убедить, что людей достаточно, в том числе фотография рабочего дня. Но лучший вариант – заручиться поддержкой генерального директора. В идеальных случаях поддержка осуществляется как на словах, так и на деле. Минимальный вариант поддержки – это утверждение регламента, а также издание приказа об изменении системы внутреннего контроля и назначении ответственных. При этом мониторинг внедрения может осуществлять сначала постановщик СВК, а затем внутренний аудитор в рамках тестирования.

Полезные советы по автоматизации.

В случае автоматизации договорной работы целесообразно предусмотреть:

1. Неограниченное поле для комментариев. Частенько для изложения позиции тех же юристов требуется страницы три. Какое бы большое N для количества символов Вы бы не выбрали, через некоторое время возникнет комментарий длиной N+1 символ. Самый хороший способ – возможность прикрепления файла в качестве комментария.

2. Рассылку уведомлений о размещении договоров, которые необходимо согласовать, на электронные адреса участников согласования.

3. Рассылку уведомлений об окончании срока согласования на электронные адреса участников согласования при отсутствии согласования.

4. Ведение журнала учета договоров в электронном виде. Просто переносится таблица из регламента.

5. Ведение плановых и фактических сроков исполнения договоров. В идеале должно быть связано с ERP-системой (например, оплата через 1 месяц после отгрузки). Справедливости ради надо сказать, что идеальную систему построить не удастся из-за различных особенностей самих договоров (например, срок оплаты отсчитывается с момента приемки или ввода в эксплуатацию поставленного оборудования, а не с момента отгрузки), но для значительной части договоров такая автоматизация возможна.

6. Рассылку уведомлений об окончании срока действия договора.

7. Ведение всякого рода статистики: срок согласования, нагрузка на согласующего сотрудника и т.п.

8. Ограничение (связь с ERP-системой) на платежи без договора при превышении лимита (X рублей в терминах регламента) по контрагенту (при необходимости).

Регламент

Развернуть все комментарии
Свернуть все комментарии

Заготовка регламента договорной работы.

Файл в Microsoft Word — здесь.

1. Общие положения.

1.1. Целью настоящего регламента является обеспечение защиты интересов Компании.

1.2. Исполнение данного регламента обязательно для всех сотрудников Компании.

1.3. Актуальная версия настоящего регламента размещена на интранет-сайте в папке «…».

1.4. Данный регламент обязателен при заключении всех договоров, кроме:

1.4.1. трудовых договоров;

1.4.2. учебных договоров;

1.4.3. договоров при закупках на сумму менее чем X рублей в год у одного поставщика;

1.4.4. …

«Комментарий»

Обратите внимание на то, что есть договоры, которые не «пропускаются» через общую процедуру. Это нужно для того, чтобы сократить бюрократию.

Здесь приведены три примера:

  • трудовой договор (очевидно, что договор стандартно-нестандартный);
  • учебный договор (во-первых, суммы не очень значительные, во-вторых, редкая обучающая организация соглашается изменить собственную форму договора, в-третьих, именно к таким договорам почему-то у юридических подразделений возникает особо большое количество замечаний);
  • договор при закупках на сумму менее чем на какую-либо сумму. Грубо говоря, не нужно согласовывать договор с поставщиками чая, цветов в офис и пр.

Кроме того, в зависимости от вида деятельности некоторые договоры могут быть заключены в соответствии с отдельным регламентом.

1.5. Термины и определения, используемые в настоящем регламенте:

1.5.1. Договор – документ, оформляющий совершение сделок в терминологии ГК РФ. Может быть в виде договора, меморандума, контракта, соглашения, гарантийного письма и т.д., а также дополнительных соглашений, приложений, спецификаций и т.п. к ним. Дополнительные соглашения, приложения, спецификации и т.п. также согласуются в соответствии с настоящим регламентом.

Комментарий

Данная оговорка очень важна. Неоднократно встречал случаи, когда «по полной программе», то есть в соответствии с положением о заключении договоров, проводится «рамочный», то есть ничего не значащий договор. При этом приложения, в которых указаны цены, объемы, условия поставки и т.д. и т.п. заключаются по сильно упрощенной процедуре, а в некоторых случаях и в бухгалтерию попадают в момент оплаты. То же самое касается гарантийных писем, которые вроде как и ничего не значат, но на самом деле являются «почти» договором. 

1.5.2. Ответственный исполнитель – сотрудник, назначенный руководителем ЦФО и непосредственно взаимодействующий с контрагентом при заключении и исполнении договора.

1.5.3. Согласующие подразделения – подразделения, без согласования которых невозможно заключение договора. Перечень согласующих подразделений определяется в Приложении 1 к регламенту.

1.5.4. Согласование – формирование мнения подразделения и заполнение листа согласований к договору согласно Приложению 2 к регламенту. Согласование договора не означает отсутствие замечаний к проекту договора.

1.6. Сокращения:

1.6.1. ЦФО – центр финансовой ответственности.

1.6.2. ЮО – юридический отдел.

1.6.3. СДО – сметно-договорный отдел.

1.6.4. ПЭО – планово-экономический отдел.

1.6.5. СБ – служба безопасности.

1.6.6. ФО – финансовый отдел.

2. Библиотека типовых форм договоров.

2.1. ЮО поддерживает базу данных типовых форм договоров.

2.2. Актуальные версии типовых форм договоров хранятся в папке «…», поддерживаемой ЮО.

Комментарий

Возможно, странные пункты. Но если их не написать, юридические подразделения, по опыту, вполне могут потребовать разрабатывать типовые договоры от других подразделений. И ими же пользоваться, активно их комментируя каждый раз. 

2.3. Новая типовая форма договора может быть разработана по инициативе руководителя ЦФО либо руководителя ЮО. При необходимости разработки новой формы:

2.3.1. руководитель ЦФО направляет в ЮО запрос с указанием предполагаемой схемы взаимоотношений и существенных условий типового договора;

Комментарий

Типовая форма договора – это в том числе и проект договора, который используется при осуществлении конкурсных процедур в качестве приложения к закупочной документации. 

2.3.2. ЮО в течение пяти рабочих дней разрабатывает типовую форму договора;

2.3.3. согласование проекта типового формы договора осуществляется с согласующими подразделениями в сроки, указанные в п. 4 настоящего регламента.

3. Формирование проекта договора.

Комментарий

В книге есть ссылка на то, что лучше написать два регламента (точнее, два раздела: типовой договор и нетиповой договор). На самом деле лучше, чтобы был один регламент. Логика в момент написания книги – когда первый раз что-то регламентируешь, то лучше два положения. Практика показывает, что путаются люди. 

3.1. При наличии типовой формы ответственный исполнитель обязан использовать данную форму.

3.2. При отсутствии типовой формы либо несогласии с ней контрагента возможно использование проекта договора, представленного контрагентом.

3.3. При отсутствии типовой формы либо нежелательности использования представленного контрагентом договора:

3.3.1. ответственный исполнитель:

3.3.1.1. формирует письменный запрос в ЮО на разработку проекта договора. В запросе указывается предполагаемая схема взаимоотношений и условия договора;

3.3.1.2. визирует запрос у руководителя ЦФО и пересылает его в ЮО.

3.3.2. ЮО:

3.3.2.1. в случае необходимости запроса дополнительной информации в течение двух рабочих дней запрашивает ее у ответственного исполнителя;

3.3.2.2. после получения дополнительной информации в течение трех рабочих дней формирует проект договора;

3.3.2.3. высылает проект договора исполнителю.

Комментарий

Здесь возможна дополнительная оговорка: ЮО согласует договор с бухгалтерией и прочими участниками. Вопрос философский, я в принципе за то, чтобы юридический отдел был бы сильнее бухгалтерии во всем, в том числе и по налогам. Но в целом – можно и прописать.

3.4. После формирования проекта договора исполнитель заполняет все необходимые реквизиты договора и приложений к нему.

4. Согласование проекта договора.

4.1. Ответственный исполнитель:

4.1.1. заполняет п. 1-8 Листа согласования (Приложение 2);

4.1.2. создает новую подпапку в папке «…\Наименование контрагента» и выкладывает в нее документы контрагента (Приложение 3) и лист согласования;

Комментарий

Это сделано для того, чтобы не слать по электрической почте мегабайты информации.

4.1.3. получает от контрагента:

4.1.3.1. либо протокол разногласий к договору, разработанному в компании (как к типовому, так и нетиповому). Протокол разногласий может быть как на отдельном листе, так и выделен в тексте исходного договора компании в режиме правок;

4.1.3.2. либо форму договора контрагента;

4.1.4. согласует проект договора с руководителем ЦФО;

4.1.5. направляет в ЮО письмо о необходимости согласования договора, прикрепляя к нему:

4.1.5.1. проект договора;

4.1.5.2. протокол разногласий от контрагента;

4.1.5.3. согласование руководителя ЦФО (в форме электронного файла outlook).

4.2. ЮО по получении письма о необходимости согласовании договора до окончания рабочего дня:

4.2.1. проверяет отсутствие пустых граф, в т.ч. заполненные реквизиты;

4.2.2. переносит папку «…\Наименование контрагента» в папку ««…\На согласовании\ Наименование контрагента»;

Комментарий

Это, казалось бы, странное действие необходимо для того, чтобы исполнитель не поменял бы кое-чего в этой папке без ведома согласующих. При этом доступ на чтение должен быть как у согласующих подразделений, так и у ответственного исполнителя.

4.2.3. при необходимости корпоративного одобрения приостанавливает процедуру и обеспечивает корпоративное одобрение в соответствии с регламентом работы соответствующего коллегиального органа;

4.2.4. определяет перечень согласующих подразделений на основании Приложения 1;

4.2.5. направляет договор на согласование в согласующие подразделения.

Комментарий

Почему не ответственный исполнитель? Логика – владельцем процесса «заключение договоров» является именно юридическое подразделение. И лучше, чтобы именно оно определяло перечень согласующих подразделений.

4.3. Согласующие подразделения:

4.3.1. при необходимости запрашивают дополнительную информацию;

Комментарий

Важный момент: если кому-то из согласующих подразделений что-то не ясно, он имеет право спросить. Безусловно, в некоторых случаях может иметь место «злоупотребление правом», то есть договор будет искусственно затягиваться. Однако, неоднократно разбираясь с такими случаями в разных организациях, могу сказать, что затягивание в большинстве случаев разумно. Как правило, это касается самого предмета договора и непонимания, «а зачем он вообще нужен в таком виде». Исполнитель «кладет болт» на вопрошающего («там все написано»), потом обижается, что ему за три дня договор не согласовали. Особенно часто в продажах встречается: сбытовики вообще не обращают внимание на то, что написано в договоре.

4.3.2. после получения всей необходимой информации в течение трех рабочих дней вносят свои замечания и предложения по тексту договора;

Комментарий

Стандартный срок – три дня, отсчитывается с момента получения всей необходимой информации. Предостерегу от идеи ускорения согласования типовых договоров и приложений (сокращения срока до одного дня). По практике, «небольшие изменения» в типовой договор вызывают наиболее ожесточенные споры, а некоторые приложения требуют со стороны СБ чуть ли не отдельного расследования.

4.3.3. направляют замечания и предложения ответственному исполнителю.

4.4. Ответственный исполнитель:

4.4.1. на основании полученных замечаний формирует новую версию договора;

4.4.2. при наличии взаимоисключающих замечаний информирует об этом согласующие подразделения. Согласующие подразделения должны придти к единому мнению до окончания рабочего дня;

Комментарий

Да-да, бывает. В этом случае нужно, чтобы юристы, бухгалтерия и экономисты напрямую общались.

4.4.3. повторно направляет его в ЮО.

4.5. ЮО повторно направляет договор во все согласующие подразделения.

Комментарий

Направлять нужно во все согласующие подразделения, а не только в несогласные. Работы больше, но в итоге будет согласована именно последняя версия договора, а не какая-то промежуточная. При знакомстве с Microsoft Word проблем возникать не должно.

4.6. Согласующие подразделения заполняют лист согласования в течение одного рабочего дня после получения исправленного проекта договора.

4.7. Ответственный исполнитель:

4.7.1. в течение одного рабочего дня направляет контрагенту согласованную внутри компании версию договора;

4.7.2. получает от контрагента либо согласие на заключение договора в согласованном виде, либо новый протокол разногласий;

4.7.3. при наличии протокола разногласий повторяет действия п. 4.1.5-4.7.2 не менее одного раза, но не более трех раз. При этом по требованию ответственного исполнителя организуется телефонная конференц-связь с участием согласующей стороны и представителей контрагента, где проясняется позиция сторон.

Комментарий

Данный пункт – можно сказать, выстраданный по итогам всей моей консультационной деятельности. С помощью него: 1) ликвидируется закольцованность (процедура не может продолжаться вечно); 2) можно сконтактировать юристов / налоговиков, даже территориально распределенных, на предмет того, чтобы они общались на своем языке и аргументировали точку зрения друг другу.

4.8. При наличии неустранимых разногласий решение о необходимости заключения договора с контрагентом принимают:

4.8.1. до суммы возможных рисков X рублей включительно – руководитель ЦФО (срок – по согласованию с ответственным исполнителем);

4.8.2. свыше суммы возможных рисков X рублей включительно – генеральный директор в течение трех рабочих дней.

Комментарий

Обратите внимание, что здесь опять пригодилась оценка рисков. Если прошли все круги регламента, а рисков осталось на 3 рубля – пусть будет, подписываем.

4.9. Если сотрудничество не является необходимым, процедура прекращается.

Комментарий

Формальный пункт, свидетельствующий о том, что процедура должна закончиться либо подписанием договора (далее), либо отказом от сотрудничества с контрагентом.

5. Формирование договора по итогам закупочных процедур.

5.1. Настоящий раздел применяется, если условиями закупочных процедур предусмотрен типовой договор.

5.2. Ответственный исполнитель в течение одного рабочего дня после получения решения о выборе поставщика:

5.2.1. заполняет все необходимые реквизиты договора и приложений к нему;

Комментарий

Кстати, вполне может оказаться, что рамочный договор уже есть, процедура должна проходить моментально.

5.2.2. заполняет п. 1-8 Листа согласования (Приложение 2);

5.2.3. создает новую подпапку в папке «…\Наименование контрагента» и выкладывает в нее документы контрагента (Приложение 3) и лист согласования;

5.2.4. согласует проект договора с руководителем ЦФО;

5.2.5. направляет в ЮО письмо о необходимости согласования договора, прикрепляя к нему проект договора и согласование руководителя ЦФО (в форме электронного файла outlook).

5.3. ЮО по получении письма о необходимости согласовании договора до окончания рабочего дня:

5.3.1. проверяет отсутствие пустых граф, в т.ч. заполненные реквизиты;

5.3.2. переносит папку «…\Наименование контрагента» в папку ««…\На согласовании\ Наименование контрагента»;

5.3.3. при необходимости корпоративного одобрения приостанавливает процедуру и обеспечивает корпоративное одобрение в соответствии с регламентом работы соответствующего коллегиального органа;

5.3.4. определяет перечень согласующих подразделений на основании Приложения 1;

5.3.5. рассылает договор на согласование в согласующие подразделения.

5.4. Согласующие подразделения в течение одного рабочего дня:

5.4.1. в соответствии с Приложением 1 проверяют корректность отражения в проекте договора решений по итогам закупочных процедур;

Комментарий

Речь идет о том, что договор заключается с победителем, указаны корректное ТЗ, объемы, сроки поставки и т.п.

5.4.2. информируют о корректности либо некорректности ответственного исполнителя и ЮО.

5.5. ЮО при необходимости вносит корректировки в проект договора и инициирует процедуру его подписания.

Комментарий

Конечно, можно повторить процедуру, когда снабженец еще раз должен оповестить всех и т.п. Однако фактически количество ошибок будет минимальным (конечно, есть профессионалы, которые не смогут скопировать текст. В этом случае – «тонкая настройка»). Поэтому проще возложить на ЮО небольшую дополнительную нагрузку, чем требовать от всех подразделений повторного чтения договора. Кстати, если закупщик будет против каких-то исправлений, думаю, что сможет связаться по телефону и объяснить ситуацию.

6. Подписание и передача договора на хранение.

6.1. Договор первым подписывает контрагент (приоритетно).

Комментарий

Юридические подразделения обычно говорят о том, что приоритетным является подписание с нашей стороны. Их можно понять: сравнивать бумажную и электронную версию затруднительно. Но в жизни бывает всякое, и не нужно, чтобы договоры с нашими подписями и печатями и обязательством отгрузить или предоплатить что-нибудь (вместе со штрафными санкциями за неисполнение) бродили по миру. В некоторых регламентах я предусматривал распечатывание, брошюрование либо визирование каждого листа договора юридическим подразделением и последующей передачей еще неподписанного договора контрагенту. Но из условной Читы в условный Ярославль такие операции затруднительны.

6.1.1. Ответственный исполнитель:

6.1.1.1. получает от контрагента два экземпляра подписанного договора;

6.1.1.2. передает полученный договор в ЮО.

6.1.2. ЮО:

6.1.2.1. проверяет идентичность обоих экземпляров бумажной версии согласованной;

6.1.2.2. сравнивает подпись со стороны контрагента с подписями на имеющихся документах (карточка контрагента, доверенность);

Комментарий

Конечно, среди юристов наверняка есть графологи, но их не большинство. Процедура нужна ровно для «защиты от дурака», то есть для того, чтобы не было непреднамеренных (или даже преднамеренных ошибок), не подпадающих под ст. 160 УК РФ.

6.1.2.3. прошивает/проставляет на каждом листе подпись на обоих экземплярах договора;

Комментарий

Данное действие необходимо для исключения замены отдельных листов договора. Редко, но встречается.

6.1.2.4. передает договор вместе с листом согласования на подпись руководителям;

6.1.2.5. получает оба подписанных экземпляра договора;

6.1.2.6. проставляет дату подписания договора;

Комментарий

В принципе, ничего страшного, если дата договора будет раньше даты подписания. Но во избегании ненужных недоразумений желательно дату проставлять в день подписания. Можно ввести дополнительную контрольную процедуру: если мы что-то покупаем, то в договоре должен быть указан конкретный срок поставки, если что-то продаем – то «в течение 45 календарных дней с момента подписания».

6.1.2.7. проставляет печать;

Комментарий

Отмечу, что предпочтительное место хранения печати – именно юридическое подразделение. Канцелярия и секретариат имеют нехорошее свойство проставлять печать практически на любые бумаженции. Не говоря о том, что если у юристов есть какая-то этика, то секретари – люди ветреные, из-за обычной обиды по миру могут пойти гулять листы с печатями организации. Идеальную ситуацию наблюдал в одном полугосударственном ОАО: печать ставит мужчина, единственной обязанностью которого является проставление печати. Рядом с кабинетом – пост охраны.

Кроме того, чтобы данная контрольная процедура была абсолютно работоспособна, желательно во всех договорах указывать, что договор в обязательном порядке скрепляется подписями и печатями.

6.1.2.8. вносит запись о договоре в журнал учета договоров (Приложение 4);

6.1.2.9. передает:

6.1.2.9.1. один экземпляр договора – централизованно в бухгалтерию;

Комментарий

Экземпляр компании не попадает в руки ответственному исполнителю. Это сделано намеренно: на пути в бухгалтерию ответственные исполнители договоры часто теряют.

Что касается выбора бухгалтерии как места для хранения договоров – он не случаен. Обычно и бухгалтерия, и юристы согласны с тем, что договоры нужно хранить централизованно, но не в их подразделении. Решающий аргумент для меня лично, высказанный на каком-то из проектов юристом: договор – первичный учетный документ, первичные учетные документы должны храниться в бухгалтерии. И, если честно, бухгалтерия привыкла копировать что-то значительно больше, чем юридические подразделения, а копии договоров бывают нужны по разным поводам.

6.1.2.9.2. один экземпляр договора – ответственному исполнителю под подпись в журнале учета договоров.

6.1.2.10. Ответственный исполнитель:

6.1.2.10.1. забирает в ЮО подписанный экземпляр договора;

Комментарий

Тоже не случайная оговорка: именно ответственный исполнитель должен зайти в юридическое подразделение за договором, а не наоборот.

6.1.2.10.2. передает подписанный экземпляр договора контрагенту.

Комментарий

Возможно, кстати, и получение расписки о вручении договора для особо неискренних снабженцев. Но это уже проблема контрагента, нам плодить контрольные процедуры незачем.

6.2. Договор первым подписывает компания (в исключительных случаях).

6.2.1. ЮО:

6.2.1.1. распечатывает и прошивает/проставляет на каждом листе подпись на двух экземплярах договора.

Комментарий

Очень важный момент. После согласования ответственный исполнитель не должен касаться договора до проставления на нем печати, чтобы был подписан именно согласованный договор. Кроме того, бумажная версия должна быть сделана таким образом, чтобы исключить возможность замены листов (см. выше). 

6.2.1.2. передает договор вместе с листом согласования на подпись руководителям;

6.2.1.3. получает оба подписанных экземпляра договора;

6.2.1.4. проставляет печать;

6.2.1.5. вносит запись о договоре в журнал учета договоров (Приложение 4);

6.2.1.6. передает оба договора ответственному исполнителю под подпись в журнале учета договоров.

6.2.2. Ответственный исполнитель:

6.2.2.1. передает оба экземпляра договора контрагенту;

Комментарий

В идеале еще, конечно, получить расписку. Но, как мне кажется, в этом случае стоимость контрольной процедуры превысит ее эффективность. Но если когда-то обжигались – внедряйте, вопрос «тонкой настройки». 

6.2.2.2. получает от контрагента экземпляр договора компании;

6.2.2.3. передает подписанный с обеих сторон экземпляр в ЮО.

6.2.3. ЮО:

6.2.3.1. проверяет идентичность полученного экземпляра отправленному (наличие подписей, прошивка);

6.2.3.2. проставляет дату подписания договора (в случае, если контрагент ее не проставил);

6.2.3.3. сравнивает подпись со стороны контрагента с подписями на имеющихся документах (карточка контрагента, доверенность). При наличии сомнений запрашивает консультацию в СБ;

6.2.3.4. проставляет отметку о возврате договора в компанию в журнал учета договоров (Приложение 4);

6.2.3.5. передает подписанный договор в бухгалтерию.

6.3. Ежемесячно на основании журнала учета договоров ЮО:

6.3.1. проверяет возврат договоров, отправленных на подпись контрагентам;

Комментарий

Банальная контрольная процедура на предмет подсчета количества договоров, которые у нас «ходит по миру». 

6.3.2. при отсутствии оригинала подписанного договора в течение трех месяцев ЮО по согласованию с ответственным исполнителем формирует в адрес контрагента письмо о признании проекта договора недействительным и организует его доставку до контрагента.

6.4. ЮО еженедельно передает в ПЭО реестры договоров, которые не были заключены, для восстановления лимитов по статьям затрат.

7. Заключительные положения.

7.1. Регламент вступает в силу с момента издания приказа о его введении.

7.2. Изменения в регламент вносятся приказом генерального директора.

7.3. Для обеспечения выполнения настоящего положения руководители согласующих подразделений назначают ответственных лиц. Перечень лиц хранится в файле «Согласующие лица» в папке «…».

7.4. Для взаимодействия используются:

7.4.1. при отправлении проекта договора и комментариев – официальные электронные адреса согласующих подразделений;

7.4.2. при обсуждении договора и отправления итогового варианта – личные электронные адреса ответственного исполнителя и сотрудников согласующих подразделений.

 

Приложение 1. Перечень согласующих подразделений.

Подразделение

Официальный электронный адрес

Типы договоров

Ответственность

Руководитель ЦФО

 

Договоры ЦФО

Коммерческая / производственная целесообразность

ЮО

 

Все

Необходимость корпоративного одобрения.

Контроль подписантов (со стороны компании – матрице финансовых полномочий, со стороны контрагента – доверенности).

Минимизация правовых рисков.

СДО

 

Все

Контроль исполнения внутренних правил (вынесение на комитеты, исполнение решений комитетов, согласование отсрочки платежа, отгрузка при наличии просроченной дебиторской задолженности и т.п.).

ПЭО

 

Все

Контроль остатков лимитов по статье затрат.

Контроль возможности использования данной статьи затрат ЦФО.

Бухгалтерия

 

Все

Выбор оптимального для компании налогообложения.

Минимизация налоговых рисков (в т.ч. оценка отчетности контрагента на предмет признака компании-однодневки).

СБ

 

Все

Реальная необходимость заключения договора (в т.ч. отсутствие фиктивности).

Деловая репутация контрагента.

Платежеспособность контрагента (при необходимости).

Наличие аккредитации, соблюдение в договорах условий, поставленных в СБ при аккредитации.

Углубленный анализ порядка выбора контрагента в случае наличия конфликтов интересов.

ФО

 

Все

Реквизиты компании и контрагента.

Возможность исполнения БДДС.

Необходимость страхования сделки.

ВЭД (открытие паспорта сделки).

Комментарий

Несколько комментариев:

1. Регламент не загроможден непосредственно описанием деятельности согласующего подразделения. Если даже вкратце описать то, что должны сделать юристы обычного ОАО, то получится страниц пять, если коротко. Считается, что это знают сами юристы.

2. На СДО возложен контроль всех внутренних правил. Если эти правила «перетягивать» из соответствующих документов в регламент договорной работы, то, во-первых, см. п. 1; во-вторых, при каждом изменении правил нужно изменять сам регламент договорной работы, что представляется нецелесообразным. При этом перечень правил неограничен и может быть очень разнообразен для разных организаций.

3. В некоторых случаях часть контрольных процедур СДО можно возложить на СБ. Зависит от ситуации. Типовые процедуры, которые могут быть завязаны на СБ – это контроль исполнения положения о закупках (соответствует технической политике/не соответствует, должен быть тендер/не должен и т.п.).

4. Перечень не исчерпывающий,  для отдельных типов договоров целесообразно вводить дополнительный контроль. Примеры: 

Подразделение

Официальный электронный адрес

Типы договоров

Ответственность

Директор по стратегическому развитию

 

Производственный консалтинг

Необходимость производственного консалтинга

Директор по качеству

 

Закупка определенного вида сырья и материалов

Согласование производителя сырья и материалов и технических условий по качеству / перевозке

Договоры поставки с доставкой на условиях F,С,D (Инкотермс)

 

Директор по логистике

Возможность исполнения договора

 

Примечание: директор по логистике путем согласования договора просто подтверждает переписку, которая состоялась в регламенте закупок. 

Приложение 2. Лист согласования.

Комментарий

Цель листа согласования – представить для лица, принимающего решение (генерального директора либо лица, действующего по доверенности, здесь назовем его подписантом) краткую информацию о заключаемом договоре. В связи с этим данный лист должен начинаться с п. 1, а именно с обоснования того, зачем и для чего этот договор нужен. Со стандартными договорами (продажа, закупка МТР для производства или стройка, подряд и пр.) проблем не возникнет. По остальным договорам могут возникнуть проблемы, поэтому данная строка может оказаться вполне полезной. 

1. Цель заключения договора (кратко):

2. Исполнитель, подразделение, телефон:

3. Контрагент:

4. Обоснование выбора контрагента (кратко, документы прикладываются):

Комментарий

В случае закупок, которые проводятся отделом закупок, обоснование выбора контрагента – либо решение конкурсной комиссии, либо лист альтернатив. Для других договоров исполнитель должен показать, что он провел некую работу и выбрал лучшего поставщика (например, запросил котировки цен по данным услугам у 3-5 компаний). Данная строка будет особенно полезна для контроля «мелких» с точки зрения компании и «больших» лично для человека договоров на сумму 2-5-8 млн. руб. Как показывает практика, на такие суммы в больших организациях практически не обращают внимания («не мильярд»), поэтому у любого человека может возникнуть желание «порезвиться». 

5. Стоимость единицы:

6. Расчетная сумма в год (млн. руб):

Комментарий

Информация необходима для ПЭО для контроля лимитов. Но также может быть полезной для принятия управленческого решения: из комментария «1 коробка за 100 руб.» сложно понять, во сколько нам обойдется тара. Из расчетной суммы в год генеральный директор может сказать «ух ты, почём у нас тара!». 

7.Статья бюджета:

Комментарий

ПЭО должен вести остаток лимита по статьям. Вычитая расчетную сумму по договору в год из предыдущей такой суммы, возможно на раннем этапе выявить превышение лимитов и ввести режим строгой экономии для данного ЦФО. 

8. ЦФО:

9. Необходимость корпоративного одобрения (да/нет)___________________

Комментарий

Заполняется юристами. 

10. Согласование:

Подразделение

Ф.И.О.

Дата получения

Дата согласования

Наличие замечаний (да/нет)

Риск

(млн. руб.)

1

ЦФО

Руководитель

       

2

           

3

           

4

           

Комментарий

В таблице «Согласование» обратите внимание на следующее:

  • Первым подписывается руководитель ЦФО. Если он не согласен – договор не должен дальше рассматриваться для исключения бесполезной работы.
  • Последняя графа называется «Риск». Каждый не раз встречался с ситуацией, когда письменнословоохотливый главный бухгалтер либо же юрист выдает комментариев странички на три мелким текстом. Сумма договора при этом может быть большой, подписанту договора приходится в труды бухгалтерии/юридического подразделения вчитываться. Однако только в 10% случаях в проекте договора есть что-то реально угрожающее предприятию. В остальных 90% случаях риск (потенциальные потери) – 5 рублей. Даже не имея значительного аппетита к риску, любой подписант 90% договоров подпишет без проблем. И строчка «риск» ему в этом здорово поможет. А в остальных 10% случаях будет разбираться. Также отмечу, что при попытке внедрения такой строчки будет визг ото всех подразделений. Но это вполне себе работает, я видел. 

11. Замечания:

Подразделение

Исполнитель, телефон.

Замечание

 

   

 

   

Комментарий

Так как согласование (надеюсь, уже у всех) происходит в электронном виде, для подписанта целесообразно формировать свод замечаний. Кроме того, для упрощения работы подписанта указан телефон исполнителя для оперативного уточнения некоторых моментов («Товарищ Новосельцев, зайдите ко мне»). 

Приложение 3. Перечень документов, запрашиваемых от контрагента (копии, заверенные печатью контрагента).

1. Свидетельство о регистрации.

2. Устав.

3. Лицензии на осуществление деятельности (при заключении договора на лицензируемый вид деятельности).

4. Решение о назначении единоличного исполнительного органа.

5. Доверенность подписанта.

6. Карточка контрагента.

7. Бухгалтерская отчетность на последнюю отчетную дату и за предыдущий год.

8. …

Комментарий

Обратите внимание, что перечень приведенных документов вполне достаточен:

  • задолженность перед налоговыми органами, отсутствие регистрации по адресу массовой регистрации и т.п. можно узнать на сайте http://nalog.ru. При этом сам факт регистрации компании по адресу массовой регистрации, на мой взгляд, ничего не означает;
  • судебные тяжбы, в которых участвует компания, можно узнать на сайте http://arbitr.ru.

Тем не менее, в зависимости от бизнеса и желания собирать бумажки, данный перечень может быть расширен.

Также здесь заострю внимание на том, что отчетность контрагентов нужно получать регулярно. Обычно преследуются две цели: (1) понять, какой процент выручки контрагента формируется от предприятия. Если больше половины – уделить контрагенту особое внимание (например, проверять сметы на услуги, включать в договоры возможность затребования аналитики отчетности и т.п.); (2) есть ли у предприятия собственные средства (как основные, так и денежные) для производства работ и оказания услуг. Отчетность далеко не всех предприятий попадает в базу данных СПАРК-Интерфакс. 

Приложение 4. Форма журнала учета договоров.

№ договора

№ договора у контрагента

Контрагент

Ответственное подразделение

Ответственный исполнитель

Дата на договоре

Дата заключения договора

Предмет договора

Сумма

Отметка о передаче контрагенту

Отметка о возврате от контрагента

Дата

Подпись

 

                     

 

                     

 

                     

 

                     

 

                     

Внутреннему аудитору

Программа проверки.

Полная версия в формате Microsoft Excel — здесь

Подпроцесс Программа проверки Справочная информация 
Признак эффективного дизайна Признак неэффективного дизайна Рекомендуемые действия по тестированию Вероятность "поймать" что-то при тестировании
Инициирование договора Убедиться, что сотрудники могут инициировать заключение договоров только по своему функционалу. В положении указано, что инициатором может выступать только руководитель ЦФО, при этом для каждого структурного подразделения определен перечень договоров.
СБ проверяет целесообразность заключения договора. 
Инициатор не назначается руководителем ЦФО. Выборочная проверка листов согласования по сложным договорам на предмет инициатора. Низкая
Согласование договора Убедиться, что дополнительные соглашения проходят те же процедуры согласования, что и основной договор. В положении о договорной работе прямо указано, что все дополнительные соглашения, протоколы и пр. согласуются по одинаковой схеме. Из текста положения о договорной работы следует, что положение действует только в отношении документов с названием "договор". Выборочная проверка договоров с наибольшим количеством дополнительных соглашений, проверка наличия всех согласований для каждого соглашения. Высокая
Убедиться, что проверка благонадежности контрагента осуществляется СБ (проверка по БД СПАРК, на сайте www.egrul.nalog.ru и пр.). Указана необходимость проверки (возможно, до заключения договора, например, на этапе конкурса).
Отдельное положение о проверке (не входящее в Положение о договорной работе).
Не определена ответственность Службы безопасности при проверке благонадежности контрагента.
Благонадежность контрагента определяется исполнителем.
Анализ налоговых претензий (отсутствие фирм-однодневок в качестве контрагентов).
Анализ просроченной дебиторской задолженности (отсутствие авансов пустым компаниям и пр.). 
Низкая
Убедиться в наличии утвержденного перечня согласующих подразделений для разных типов договоров. Определен (возможно, приказом) четкий перечень для каждого вида договоров. Используется словосочетание "Согласующие стороны" без указания перечня (даже обобщенного). Выборочная проверка договоров с наибольшим количеством согласующих подразделений на предмет наличия виз. Средняя
Убедиться, что перечень согласующих подразделений полон. Определен (возможно, приказом) четкий перечень для каждого вида договоров. Договоры строительного подряда не согласуются с подразделениями, отвечающими за развитие.
В качестве согласующего подразделения отсутствует бухгалтерия.
Анализ договоров по известным фактам нарушения интересов компании. Средняя
Убедиться, что ответственность согласующих подразделений определена. Перечислена ответственность, например:
1. Руководитель ЦФО — необходимость заключения договора.
2. ПЭО — контроль соблюдения лимитов, контроль исполнения других положений (согласование с ГО, тендерные процедуры и пр.).
3. Бухгалтерия — налоговые риски .
4. Служба безопасности — защита интересов общества от внешних контрагентов, контроль экономической безопасности.
5. Юридический отдел — соответствие законодательству, защита интересов общества по юридическим аспектам
и т.п.
Используется словосочетание "согласующие стороны" без указания ответственности(даже обобщенной). Анализ договоров по известным фактам нарушения интересов Общества и договорам, приведшим к нарушению бюджетов. Средняя
Убедиться, что ответственность согласующих подразделений распределена корректно. Контроль лимитов бюджетов возлагается на руководителя ЦФО.
Контроль благонадежности контрагента возложен на руководителя ЦФО.
Анализ договоров по известным фактам нарушения интересов Общества и договорам, приведшим к нарушению бюджетов. Средняя
Убедиться, что в положении о договорной работе есть ссылка на контроль соблюдения отдельных процедур (тендеры, скидки и пр.). Дана универсальная ссылка на контроль соблюдения правил.
Указана ответственность ПЭО за контроль исполнения данных правил. 
Контроль соблюдения требований не описан, "по умолчанию" возлагается на руководителя ЦФО. Анализ договоров по известным фактам нарушения интересов Общества и договорам, приведшим к нарушению бюджетов.
Формирование перечня договоров, требующих дополнительного контроля в соответствии с регламентами (сбыт, закупки, ТОиР, инвестиции).
Выборочный контроль осуществления действий при осуществлении действий при заключении договоров. 
Средняя
Убедиться, что сделки, требующие дополнительного одобрения, согласуются с коллегиальными органами управления: ФЗ об акционерных обществах (крупные сделки, сделки с заинтересованностью), сделки в части устава. Указано, что юридическое подразделение обязано проверить необходимость соблюдения корпоративных процедур.  О данных процедурах не упоминается в Положении о договорной работе.
Отсутствуют ссылки на Устав (могут требовать одобрения конкретные сделки, не включенные в ФЗ "Об акционерных обществах").
Сравнение дат одобрения сделок Общим собранием акционеров и Советом директоров и даты заключения договоров.
Запрос расчета крупной сделки в процессе интервью.
Высокая
Убедиться в разумности регламента договорной работы в части сроков согласования. Максимальный путь составляет 10-12 дней, в листе согласования указан масштаб рисков в случае их выявления.

Максимальный путь — более 20 дней.
Возможна ситуация принципиального отказа от заключения договора по незначительным причинам.

Расчет продолжительности максимального пути по согласованию договора в соответствии с регламентом.
Анализ дат начала и окончания согласования по сложным проектам.
Высокая
Убедиться в отсутствии "закольцованности" процедуры согласования (невозможность продолжения процесса до получения какого-либо согласования). В положении о договорной работе предусмотрен "обрыв" закольцованной процедуры.  До получения согласования в виде одобрения (визы) процедура не может быть продолжена. Анализ дат начала и окончания согласования по "сложным" договорам (стройка, закупка большого оборудования, консалтинг и т.п.). Высокая
Подписание и хранение договоров Убедиться в отсутствии избыточных полномочий. Право первой подписи имеют только генеральный и финансовый директор. Заместители директора имеют право подписывать договор по своему направлению без ограничения сумм.
Доверенности не содержат ограничений по сумме сделки с одним контрагентом.
Доверенности содержат фразу "и другие сделки, не противоречащие законодательству" и аналогичные. 
Анализ журналов выдачи доверенностей.
Анализ содержания доверенностей.
Анализ подписантов конкретных договоров на предмет соблюдения положений о доверенностях.
Средняя
Убедиться в том, что нумерация договоров не допускает пропусков.
Убедиться в отсутствии пропусков при нумерации.
Порядковая нумерация всех договоров с внешними контрагентами. Нумерация не ведется.
Нумерация ведется в подразделениях.
Нумерация не является сплошной
Просмотр журнала учета договоров, выборочное сравнение с фактическими номерами договоров. Низкая
Убедиться в том, что проверка полномочий подписанта со стороны контрагента осуществляется (в деле контрагента имеется либо банковская карточка, либо доверенность, срок действия которых не истек). Указана необходимость проверки полномочий (предоставления документов, подтверждающих полномочия). Полномочия не проверяются.
Проверка возлагается на исполнителя.
Низкая
Убедиться в возврате договоров (либо в подписанном, либо в неподписанном виде) со стороны контрагента.  Дано прямое указание, что за возврат подписанного экземпляра несет ответственность исполнитель. Наличие в положении о заключении договоров фразы "если договор не поступил в Общество, он считается незаключенным" или подобной. Анализ реестра проекта договоров, контроль отсутствия невозвращенных договоров Низкая
Убедиться в физической сохранности договоров. Хранение документов в юридическом, административном отделах либо в бухгалтерии. Хранение документов у исполнителей. Осмотр мест хранения договоров (в т.ч. архива).
Анализ порядка доступа к архивную.
Выборочная проверка наличия договоров в соответствии с реестром
Средняя

Общие комментарии.

Особых комментариев нет.

Повышение эффективности проверки.

Возможные пути поиска проблемных договоров:

1. Договор, который привел к значительным негативным последствиям.

2. Если такого договора нет (точнее, Вам об этом не говорят) – посмотрите разбирательства на сайте арбитражного суда (www.arbitr.ru).

3. Узнайте об особенностях бизнес-процессов: у кого наибольшая дебиторская задолженность, в т.ч. просроченная; из-за кого из подрядчиков срывалась стройка; из-за чего возник брак в производстве; были ли простои производства по вине поставщиков /подрядчиков и т.д. и т.п.

4. Обратите внимание на поставки товаров/работ/услуг, платежи за которые, исходя из сути договора, должны осуществляться ежемесячно, но начались только с марта-мая (то есть бухгалтерия без договора не платит, но сам договор по какой-то причине отсутствует).

Исходя из данных проблемных договоров уже можно начинать анализировать то, как они заключались. При этом, скорее всего, будут затронуты смежные процессы (что нормально).

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.