Как пользоваться данным разделом — см. «Общие подходы к процессам».

Риск-менеджеру

Возможные риски

Ключевой риск, связанный с движением ТМЦ – это разного рода хищения. Однако существует и несколько других рисков.

Риск

Краткое описание

Последствия

Типовые недостатки СВК

Хищения

Хищение сырья и материалов, готовой продукции, полуфабрикатов, отходов, бывших в употреблении ТМЦ и пр. Хищения можно условно разделить на два типа: воровство (когда при инвентаризации выявляется недостача, то есть расхождение книжных и фактических остатков) и хищение неучтенки (когда по документам всё в порядке).

Хищение неучтенки возникает из-за (1) искажения регистров первичного учета (организация излишков, пересортицы), признание ТМЦ браком, нового ТМЦ – б/у и т.д. и (2) вмешательства в аппаратуру КИПиА (включая весовое хозяйство).

Потеря денежных средств.

Искажение финансовой отчетности.

Отсутствие ограждения.

Отсутствие досмотра при пересечении границ предприятия.

Отсутствие материальной ответственности за ТМЦ, хранящиеся на территории предприятия.

Отсутствие инвентаризаций, в т.ч. при смене МОЛ.

Нарушение принципов инвентаризаций («подгон учёта» под фактические остатки).

Некорректные нормативы (в т.ч. разные нормативы для одинаковых производственных предприятий в рамках одного холдинга).

Отсутствие контроля при приемке сырья и материалов.

Отсутствие контроля внутрипроизводственных перемещений и выхода готовой продукции.

Рост потребности в оборотном капитале

Избыточные запасы ТМЦ на предприятии.

Снижение темпов реализации стратегии.

Дефицит средств для текущей деятельности (закупка запасных частей, проведение ремонтов и пр.).

Установление нормативов запасов без анализа фактической потребности.

Значительное превышение рекомендуемого производителем объема ЗИП в неснижаемых запасах.

Закупка новых запасных частей при наличии значительного объема отремонтированных.

Потеря качества при хранении

Нехватка крытых площадей для хранения.

Несоблюдение условий хранения (температура, влажность, пыль, …).

Значительная часть оборудования, сырья, материалов и готовой продукции хранится на открытых площадках (летом – под дождем либо прямыми солнечными лучами, зимой – под снегом, весной и осенью – в болоте с ежесуточным переходом через 0°C).

Потеря качества готовой продукции.

Сокращение сроков службы производственного оборудования.

Отсутствие условий для хранения ТМЦ в соответствии с требованиями (электродвигатели с маленьким IP в лужах, резина на солнце и пр.).

Избыточные затраты на внутрипроизводственную / внутрискладскую логистику

Значительное удаление центрального склада от мест потребления.

Использование для перемещения несоответствующей техники (автомобиль ЗиЛ для перемещения ТМЦ массой 15 кг).

Избыточная численность при перемещениях (ходьба по трое – кладовщик, карщик, грузчик).

Рост себестоимости

Использование для перемещения ТМЦ излишне мощной техники (условно, автомобиля Урал при движении по асфальту).

Усложненный порядок оформления требований-накладных.

Расположение центрального склада «на обочине» предприятия.

Некорректная отчетность о движении ТМЦ

Нарушаются критерии отчетности: полнота и возникновение, своевременность, аккуратность и т.п.

Искажение финансовой отчетности

Отсутствие двух потоков информации о перемещениях ТМЦ (подробнее – стр. 255 книги).

Отсутствие нормативов остатков в подотчете у МОЛ.

Отсутствие лимитно-заборных карт.

Некорректная отчетность – традиционный риск, рассматриваемый отдельно. По поводу рисков потери качества и избыточных затрат на внутрипроизводственную и внутрискладскую логистику – зависит от предприятия. Если актуально – то нужно рассматривать и бороться.

Кроме того, можно вспомнить про риск «Заключение невыполнимых договоров при сбыте» для продаж. Частично он затрагивает и процесс управления ТМЦ. 

Постановщику СВК

Постановка СВК в учете движения ТМЦ необходима для того, чтобы не воровали, а также корректности отчетности. Процесс на самом деле несложный, потому что никаких особых управленческих решений в нём нет. Поэтому нужно один раз наладить учет (независимо от масштабов бизнеса), обеспечить учётную дисциплину и больше к вопросу не возвращаться (только в рамках тестирования эффективных по дизайну контрольных процедур). Кстати, этот регламент (как и положение о договорной работе) легко применим практически к любому бизнесу.

Некоторые особенности при постановке СВК при учёте ТМЦ.

Если честно, то новых рекомендаций по сравнению с приведенными в книжке за время, прошедшее с её издания, практически не возникло. Поэтому здесь приводятся только дополнительные аспекты, не упомянутые в книжке.

Немного об установке КИПиА.

В книге я достаточно много написал о том, как устанавливать КИП. Но ничего не сказал про погрешности измерений. При установке КИПиА обращайте внимание на погрешность, которую дают приборы. На мой взгляд, приборы с погрешностью более 1% использовать для контроля хищений нельзя. Одновременно отмечу, что само наличие прибора учета с функцией записи мгновенных показаний может оказаться полезным (например, производство работало, а в производственном рапорте не отражено). Кстати, обнуление КИПа с накопительным расходом можно разрешить только 01 числа и только в присутствии СБ. В противном случае – пусть крутится дальше, для упрощения можно в производственных рапортах указывать только последние несколько цифр.

Что совершенно точно нужно устанавливать – это железнодорожные и автомобильные весы. Сейчас огромное количество производителей, у которых весы работают годами, сохраняя погрешность в 20 кг. Но по-прежнему считаю, что лучшее – Mettler Toledo (не реклама).

Что касается сохранности КИП, о которой написано в книге. Поставьте в мотивацию начальника цеха и мастеров сохранность и исправность приборов учета. Скорее всего, каждый КИП опечатают, опломбируют и закроют на замок, а заявки на станцию метрологии будут лететь круглосуточно.

Обеспечение сохранности качества при хранении.

Если для Вашего предприятия риск, указанный в разделе для риск-менеджера, актуален, то бороться с ним нужно по всем правилам. То есть проанализировать затраты и полученную эффективность. Скорее всего, строительство теплого крытого склада окупится (да и то по косвенным признакам) не меньше, чем лет через 5. Поэтому используйте дешёвые решения: навесы, отсыпка песочная, деревяшки в виде паллет на отсыпке сверху. Стоимость копеечная, а электродвигатель хотя бы не будет каждый день по весне и осени проходить через ноль, находясь в луже.

Внутрипроизводственная логистика.

Эффективность внутрипроизводственной логистики – бич многих старых предприятий. Банальный пример: нищий завод (в 2014 году остановлен и обанкрочен), мусор убирают с помощью трактора «Кировец» с ковшом передним и двух рабочих (помимо тракториста). Рабочие идут пешком, трактор со скоростью 5 км/час подъезжает к каждой урне, рабочие забрасывают мусор из урны в ковш.

Понятное дело, что это копейки, но очень хороший пример, когда себестоимость вырастает на ровном месте (раньше был такой термин – бесхозяйственность). Другие примеры: дополнительная сортировка бревен на лесопилке (опять же, с помощью трактора – универсальная техника, удобная, в т.ч. потому, что ГСМ можно списывать тоннами), ходьба по согласованию бумажки за 5 км на круг, неудачно расположенные весы (как ж/д, так и авто), что приводит к излишней маневровой работе и перепробегам и т.д. и т.п.

Понятное дело, что универсальных рекомендаций по улучшению логистики нет, каждое предприятие нужно смотреть отдельно. Не знаю, как кому, но мне сразу видно, что что-то не так. Обратите на это внимание.

Внутрискладская логистика.

Также рекомендую обратить внимание на внутрискладскую логистику. Я имел честь работать на оптовых складах печатной продукции. Особенность работы – товар, который мы продавали, имел срок годности в несколько часов. Например, после матчей ЛЧ по футболу СЭкс подписывается в печать в районе 01:00 (до 01:30, если доп. время). В 02:00 – из типографии. После 06:00 никому не нужен, так как все оптовики затарились, а если конкретная газета закончилась, никто за ней по второму кругу не поедет.

С тех пор мне любая неэффективность на складах очень сильно бросается в глаза: если бы так торговали бы печатной продукцией, прогорели бы. Точнее, не прогорели бы, а народу было бы нужно в два раза больше. Поэтому позволю себе дать несколько рекомендаций. Может быть, пригодятся:

  • по возможности делайте хранение компактным. Лишние 50 шагов за тем, что часто расходуется – это много. Лично я практически каждую ночь играл со складом «в пятнашки». При этом при выборе между «вдоль» и «ввысь» нужно выбирать «вдоль»: травматизма меньше, особенно если 30 часов на ногах либо трезв не очень;
  • в обязательном порядке нумеруйте стеллажи, накладные должны быть отсортированы по месту сбора (см. также советы по автоматизации);
  • если по внешнему виду нельзя на 100% (для сотрудников с IQ>80) определить наименование (для условной канцелярии) – в обязательном порядке пишите на коробах и прочих местах хранения названия / артикулы;
  • в обязательном порядке должна быть буферная зона, то есть абсолютно свободное пространство рядом со входом. Буржуйские склады проектируют с точки зрения минимизации перемещений (фура-стеллаж). У нас так не получается, нужно сначала фуру разгрузить, потом пересчитать, получить документы при их отсутствии и только потом поставить палетты / коробки / пачки на стеллажи. Размеры буферной зоны зависят от объемов поступающей продукции (независимо от того, чем везем: 40-футовым контейнером или газельками, ТМЦ нужно выгрузить рядом со входом и только потом разносить по складу) и объемов сортировки;
  • при необходимости предварительной сортировки (комплектации) для отгрузки клиентам:
    • отделите место сортировки от места хранения. Принципиально (чтобы не взять то, что ближе);
    • организация сортировки: предварительно отсчитывается нужное количество товара и только потом начинается раскладка. Принцип – «одно наименование – один человек – все заказчики». Что бывает, когда принцип не соблюдается, писать не буду, потому что обязался не комментировать интернациональную логистику (не имеются ввиду UPS, DHL и прочие FedEx);
    • каждый отмечает, что разложил именно он. Мозг человека так устроен, что если кому-то чего-то не хватило, а человек честный – он сможет вспомнить, что и как произошло, с высокой вероятностью (положил в соседнюю ячейку. Так как клиенты все знакомые, можно потребовать «вернуть взад», при хороших отношениях – отдают). Если товар дорогой, то можно ввести «окно выдачи» с основного склада в буферную зону, в этом случае полная материальная ответственность на части склада обеспечена;
  • разрезайте упаковочный шпагат, особенно для мелких пачек (типа газетных). Если неразрезанная веревка будет лежать, когда вы торжественно что-то несёте, можно так нае упасть, что конечности отобьешь;
  • убирайтесь на складах. Чем чище склад, тем больше порядка в учете и меньше воровства – замечено;
  • проводите частые «промежуточные» инвентаризации. Если что-то не нашли – списывайте и разбирайтесь сразу. Но, опять же, нужно думать: если не нашли несколько паллет – значит, плохо искали либо креативный старший смены «разъединил» партии хранения (то, что пришло попозже, поставил повыше или подальше, но никому не сказал).

Также хочется отметить, что эффективный склад можно организовать в любом месте, для этого не нужны помещения классов A и B, достаточно класса Ж. Главное – чтобы крыша не текла и свет был.

Нормы естественной убыли.

В книжке про это вообще не написано. Убыль бывает, но средствами измерения её поймать очень сложно. Нормы есть, применение их возможно только в крайних случаях. Разрабатывать свои нормы – мое мнение, только время потеряете, при необходимости используйте российские, при их отсутствии – советские. К тому же делать на этом акцент – значит, плодить определенную неучтёнку (когда по документам убыль будет по полному нормативу, а фактически – нет).

Несовпадение данных по весу.

Несовпадение данных по результатам взвешивания и по указанным в железнодорожной накладной – случай частый. Если честно, то на ±1 тн на вагон я бы вообще забил, если, конечно, не по 100 тыс. руб. за тонну сырье поступило. Потому что погрешности (и на выходе, и на входе), а в случае насыпных грузов еще и природа влияние оказывает. В регламенте про погрешности ни слова, но, по-хорошему, нужно написать, что мы считаем совпадением, а что считаем несовпадением. 

Про досмотровый режим.

В регламенте про досмотровый режим практически ничего не сказано. Сами досмотры организуются в зависимости от производства. Обращаю внимание на «классическую» ошибку: на выходе с предприятия полный шмон сотрудников, но отсутствует полноценный досмотр вагонов и автотранспорта. Сами понимаете, что в карманах не вынесешь столько, сколько можно вывезти в вагонах. Поэтому КПП должны быть разумны расположены. Для сокращения затрат количество въездов / выездов нужно минимизировать, и именно там обеспечить охрану. В т.ч. на железнодорожной горловине завода (типовая ошибка – это отсутствие КПП там), если трафик по железной дороге большой (понятное дело, что ради трех вагонов в неделю можно и не ставить КПП). Кстати, не снижайте резко количество проходных для людей: негатив резко возрастает, если путь на работу увеличивается на 10 минут.

Я, безусловно, не специалист по безопасности, но, так как родился в Стране Советов, не откажусь от некоторых очевидных советов по видеонаблюдению. Во-первых, обеспечьте освещение, причем яркое (чтобы в ночи можно было бы разобрать номер машины и номер вагона). Возможно, на КПП будет менее удобно спать, но это даже полезно. Во-вторых, обеспечьте просмотр всего кузова (для въезжающих и выезжающих автомобилей, полувагонов и т.п.). Отсутствие просмотра будет делать возможной ситуацию, описанную в книге в примере 26 на стр. 244: виноватых не найти. Кстати, раньше как-то жили и без видео. Но, к сожалению, сейчас порог взятки охраннику снизился (за работу люди не держатся, получают мало), поэтому видео для нормальной защиты предприятия необходимо.

И последний совет: если на территории много арендаторов, контролируйте принадлежность того, что они вывозят. Откуда знаю – сам так вывозил. Ситуация простенькая: за 0,5 тебе выдают накладные с печатями арендатора, в которых указана полная правда о вывозимых/выносимых ТМЦ. Главное на КПП – лицо кирпичом. Кстати, идеальная ситуация – это когда вроде бы внешний забор один, но внутри есть еще один, и собственное производство не имеет контактов с арендаторами.

Про спецодежду.

Спецодежда – очень интересная тема. Если её контролировать по полной программе – стоимость оформления бумажек может оказаться на два порядка больше, чем стоимость украденного противогаза. Если её не контролировать вообще – полгорода будет ходить в куртках с названием предприятия на спине. Конечно, директор по персоналу может сказать, что это хорошая реклама (имея в виду то ли бренд предприятия, то ли то, что с предприятия можно что-то унести), но, если честно, это нехорошо.

Рекомендую сделать примерно следующее. Кладовщику довести до сведения нормы выдачи спецодежды и СИЗ для каждой профессии. На больших предприятиях это определяется колдоговором. На каждого вновь прибывшего сотрудника заводится карточка с его табельным номером, где отражается сколько, чего и когда он получил. Одновременно ведутся в бумажном виде карточки М-4, которые не реже одного раза в месяц по сумме «заносятся в компьютер» (отражаются в учёте бухгалтерией).

Отдельная тема – возврат спецодежды при увольнении. Нужно требовать. Может быть полезным, если кто-то куртку кислотой облил, а новая будет только через год. Этот резерв из б/у и пригодится.

Автоматизировать это вообще проще простого, но карточки с табельным номером в бумажном виде с подписью сотрудника должны сохраниться.

Тара и другие полезные вещи.

Особое отношение должно быть к таре. Мой совет: если есть оборотная тара (начиная от мелких ящичков и заканчивая контейнером) – напишите на ней (наклейте наклейку в случае ящика), что она – ваша. Полезно. Другой совет – посмотрите на паллеты. Красивые такие, деревянные, очень хорошо подходят для сарайчика на даче. Желательно их контролировать тоже. То же самое можно сказать про короба и т.п. Но помните, что всего не сохранишь, с определенными потерями нужно будет смириться.

Про мелочи.

Под регламент нужно затягивать не все ТМЦ, которые есть на предприятии. Думаю, что не нужно:

  • подводить под регламент движение канцелярии, мышей компьютерных, бумаги туалетной и т.п.;
  • устанавливать нормы салфеток для обслуживания компьютеров, мыла на человека, воды для полива цветов в офисе и пр.;
  • нормативы сдачи макулатуры, нормативы сдачи лома в металлолом на производстве с уровнем сдачи в 400 кг в месяц и т.д.

Уровень «мелочности» – это «тонкая настройка». В принципе, занормировать можно всё, учитывать можно всё. По этому поводу можно вспомнить про мужика, который уголь бросает. Если не боитесь закончить так, как аудиторы – дерзайте.

По поводу отходов – где-то рассказывали о замечательной ситуации, когда каждый цех обязали сдавать металлолом. Установили планы. Железнодорожному цеху тоже установили. Правда, металлических отходов у железнодорожного цеха не было, но был железнодорожный кран… Справлялись…

Величины N и другие в заготовке регламента.

Регламентом я ввёл обязательное уведомление о превышении нормативов расходов свыше определенной суммы. Почему не обо всех. На любом реальном производстве отклонения встречаются часто. Причем процентов в 90 случаев превышения нормативов не связаны с хищениями. Тем не менее, по крупным событиям нужно уведомлять. Между прочим, будет полезно и внутренним аудиторам, если коллеги из СБ поделятся информацией и предложат в качестве согласующего акт аудитора из дирекции по внутреннему аудиту. Определение величины N – элемент «тонкой настройки». Понятное дело, что за 0,001% от стоимости СБ беспокоить не нужно, а за 10%, причем на суммы в 1 млн. руб. и более, кто-то должен поотрабатывать свои деньги.

Что касается XYZ – вопросы «тонкой настройки» при реализации неликвидов. В моем понимании X может составлять либо 20% при наличии потенциальных покупателей (вроде нужно, но ждут, пока сбросят цены) либо 0% при их отсутствии (если объявится покупатель, то ему будет всё равно, за сколько покупать). Y – вопрос философский. С одной стороны, пусть лежат, с другой стороны – зачем… Металлолом – не золото, в долгосрочной перспективе принципиально не дорожает… Z – на любителя, но совершенно точно должен быть >1.

Частота формирования производственной отчетности и контроля соблюдения нормативов.

Вопрос философский, в регламенте имеются комментарии практически под каждый пункт. Общие рекомендации: если производство непрерывное либо сложное, то можно формировать и контролировать пореже. Если дискретное либо простое (короткий производственный цикл) – то почаще. Причина – на непрерывном и сложном производстве очень непросто провести инвентаризацию, соответственно, контроль производственных рапортов и соблюдения нормативов – анализ прошлогоднего снега. На дискретном и простом – можно. Естественно, даже на непрерывном производстве нужно периодически обнулять емкости, зачищать склады, перевешивать навал и т.п. и на основании этого подсчитывать фактический норматив.

При этом примите во внимание, что оформление бумажек тоже что-то стоит (как минимум бумаги и трудозатрат).

Расставание с сотрудниками.

У авторов сайта есть два мнения по поводу разумности «громкого» увольнения провинившегося сотрудника. В регламенте написано, что СБ может инициировать увольнение сотрудника по ст. 81 ТК РФ, а именно за утрату доверия. Мое мнение – очень полезная опция ТК РФ, нужно периодически пользоваться хотя бы для острастки. Ну и вывешивать несунов на «доску почета» на входе на предприятие тоже нужно (вместе с пьяницами и дебоширами).

Мнение эксперта – по статье увольнять не нужно. Если тупой — завтра отчаявшийся товарищ придет с топором и отрубит голову начальнику склада или еще кому. Если умный – сделает дубликат трудовой и усё. А в отзывы о компании напишет говна всякого. Грозить можно чем угодно, но МОЛ должен по максимуму вернуть бабло и уйти тихо и спокойно. А сам уход оформить по соглашению сторон, чтобы не оспорил ни в каком суде.

Дискуссия оставила нас «при своих». Решайте сами, как быть с провинившимися товарищами.

Передача документов.

Если первичка часто теряется, то неплохо передавать её по реестру. Хотя бы на уровне «количество накладных разного типа» в штуках. Я это считаю немного избыточным (передали так передали), но если есть любители, то несколько фраз в регламент можно добавить.

Дополнительные советы от эксперта сайта по организации схемы учета ТМЦ и инвентаризациям.

1. Старайтесь не допускать схемы с виртуальными / транзитными складами. Как показывает практика, рано или поздно наступает такой масштаб складского хозяйства, что навести порядок в учете крайне сложно. И ничего не остается, кроме как переместить все остатки ТМЦ в единый склад, обнулить в учете данные складов-доноров, и сделать обратные перемещения. Вы будете удивлены результатам инвентаризации.

2. Старайтесь не допускать схем с полувиртуальными складами, когда одна полка стеллажа имеет учетное название Склад А, а вторая полка стеллажа – склад Б. Со временем это создает хаос. Крайне желательно, чтобы физически огороженная территория, запираемая своим замком, и не предполагающая другой возможности проникновения, кроме как через дверь, как физически, так и в учетной системе была одной учетной единицей.

3. Старайтесь не допускать на одном складе хранения ТМЦ разных юрлиц. Пересортица между юрлицами осложняет планирование ТОиР и закупок.

4. Старайтесь избегать случая, когда МОЛ одновременно отвечает за несколько складов, находящихся на существенном удалении друг от друга. По-хорошему, МОЛ должен видеть каждое движение ТМЦ в любой момент времени. Понятно, что в двух разных местах это сделать проблематично.

5. Старайтесь не допускать слишком близкого расположения складов с разной организацией хранения (допустим, у одного – ячеистое хранение, у другого – нет), когда за оба этих склада отвечает один МОЛ. Как показывает практика, одаренных складских Цезарей найти непросто: косяки неизбежны.

6. Зона приемки должна содержать выделенную область для временного хранения поступивших ТМЦ, не поддающихся идентификации. Часто поступившие ТМЦ относят на стеллажи, там их и забывают. Неразобранные ТМЦ, находящиеся на виду в специально выделенной зоне, забыть сложно.

7. Старайтесь максимально сократить внутренние перемещения. Это кладезь для махинаций и сокрытия результатов инвентаризаций. Совсем отказаться от перемещений сложно, но санкционироваться они должны априори независимым лицом, но не настолько независимым, чтобы не разобраться в оправданности действия. Возможно перемещение по служебной записке, согласованию с СБ и т.д.

8. По результатам инвентаризации, когда выявляются такие ТМЦ, которые одновременно отсутствуют в учете и не поддаются идентификации (а такое, увы, не редкость) – необходимо собирать комиссию из инженеров, кладовщиков, энергетиков и всех-всех-всех, для того, чтобы заактировать и распознать обнаруженные остатки. Оценку их закупочной стоимости можно произвести, увы, не всегда (найди в бухгалтерии товарную накладную годичной давности), а рыночную можно установить с помощью логистов-закупщиков. На основе оценки износа (это могут сделать инженера), ПЭО может посчитать стоимость годных остатков. И именно по этой стоимости можно и нужно оприходовать имущество в учете. Что сделать с негодными остатками – сказано в регламенте.

9. Старайтесь избегать забалансового учета ТМЦ. У многих есть соблазн не платить налог на прибыль в случае установленных излишков, но надо учитывать то, что ТМЦ на забалансе – считай, что ее нет. Как работать кладовщику с забалансными запчастями, если вдруг есть такие же, но балансные? Из-за человеческого фактора выйдет так, что их как бы и нет. А они лежат, и даже не украдены. А оборотка в них зарыта.

10. Старайтесь автоматизировать статусы работы весового хозяйства. В учетной системе всегда должна быть информация о том, что в какой-то момент времени весы не работали, и ввод осуществлялся вручную. Эта информация позволит установить, был ли ручной ввод веса обусловлен технической необходимостью (пропало электричество или WiFi для WiFi-ных весов), или же это самодеятельность складского персонала. Тема для дальнейшего анализа.

Полезные советы по автоматизации.

Как уже написал выше, с 1993 по 1997 годы я работал на разных складах печатной продукции. Кроме того, в 2000-х в качестве консультанта помог переделать работу на паре складов. Безусловно, с тех пор автоматизация шагнула далеко вперёд. Сейчас в любой базовой программе есть большинство предложенных функций. Тем не менее, перечислю несколько интересных вещей. Может, кому-то поможет.

1. Предусмотрите для каждого склада возможность введения текстового названия стеллажа, на котором хранится конкретный вид ТМЦ.

2. Вынесите компьютер прямо на склад, чтобы любой кладовщик при «игре со складом в пятнашки» мог вводить номер стеллажа (в виде текста). Если пожарники наедут, то хотя бы в будке при складе. Компьютером должен пользоваться каждый (что-то передвинул – тут же записал, куда), то есть должна быть учётная запись, доступная каждому, которая позволяет менять только месторасположение.

3. При печати накладных предусмотрите сортировку по местам расположения.

4. Очень неплохо привязать каждую поступающую ТМЦ к подразделению, которое эту ТМЦ заказало. Бывает так, что что-то кому-то нужно. Но заказать он это забыл, но на складе есть, он забирает и в шоколаде. А у другого – аварийная закупка.

5. При выводе остатков предусмотрите, чтобы были видны несписанные материалы в подотчете у разных МОЛ. Если кто-то получил бочку хитрого масла, то у него потихоньку она будет уходить. Если кому-то понадобится такое же масло в размере 5 л (или кг) – не нужно заказывать ещё одну бочку, можно и попросить у соседа.

6. При установлении нормативов предусмотрите возможность изменения норматива не с момента ввода, а с указанной даты.

7. Для коллективной материальной ответственности предусмотрите алгоритм отслеживания момента окончания материальной ответственности (при увольнении следующего человека материальная ответственность прекратится).

8. Предусмотрите отчет по ожидаемым поступлениям (в регламенте его формирует диспетчер). В некоторые моменты для старшего смены на складе очень полезно.

9. При проезде через весы (железнодорожные, автомобильные) сразу предусматривайте автоматический расчет веса груза через измерения брутто и тары, а также отчет о расхождениях с накладными.

10. Не тяните результаты измерений в качестве учётных данных на автомате. Предусмотрите возможность внесения изменений и автоматический отчет по ручным корректировкам. Причина – любой КИП может глючить.

11. Предусмотрите отчет остатков по МОЛ с указанием лимитов (полезно для контроля ТМЦ «на руках у населения»). Идеальная ситуация – автоматическая блокировка следующей выдачи ТМЦ до приведения лимитов в правильное состояние (либо списание в производство, либо сдача ненужного на склад, либо увеличение лимита).

12. Для передачи ТМЦ на ремонты предусмотрите возможность одновременного формирования накладной на начальника цеха и накладной на передачу между начальником цеха и прорабом со стороны подрядчика. При этом данные запасные части не должны учитываться в отчете по лимитам.

13. Предусмотрите возможность обеспечения связки в управленческом учёте для каждой номенклатуры ТМЦ одного и того же ТМЦ, но с разными статусами. Например, «новый», «работоспособный», «неработоспособный, но пригодный к ремонту». Предусмотрите возможность формирования отчета по какой-либо номенклатуре в разрезе статусов. Если новых нет, но работоспособных шесть, новых закупать не нужно. Если этой связки не сделать, то будет ерунда (вручную отсортировать позиции с названиями «Электродвигатель АИР71А6IM1081/3ф/0,37кВт /1000 об/мин» и «Э/двиг. мод. № АИР 71 А6   IM 1081 б/у трехфазный 0,37/1000» можно, но это реально долго и ненадежно).

14. При использовании тары в случае собственного развоза предусмотрите печать информации для водителя о том, сколько штук тары он должен забрать и откуда. Пока так не сделали, колбасные ящики для перевозки газет разбредались по столице с катастрофической скоростью.

15. Исключайте «виртуальные» склады. Если без «товаров в пути» не обойтись, то склады с названиями типа «Корректировка» явно должны быть убраны: слишком много соблазнов даже для не самых продвинутых в IT людей.

16. Предусмотрите формирование производственного рапорта для простых производств на основании движения ТМЦ (отпущено со склада, расход по нормативам, сдано на склад готовой продукции / возвращено на склад / брак / отклонения от нормативов). Удобно всем.

17. Предусмотрите взаимосвязь между инвентаризацией и возмещением. Достаточно долг сотрудника отражать в отдельной графе. Естественно, должен быть отчёт о возмещении в разрезе подразделений, сотрудников, складов и т.п.

Кроме того, я рекомендую сформировать инструкцию при проведении инвентаризаций. Типовые «глюки»:

  • сотрудники пользуются «виртуальными» складами или же целенаправленно создают «виртуальные перемещения» (условный «отпуск в производство» недостающих ТМЦ перед проведением инвентаризации с последующим обратным оприходованием тех же самых ТМЦ сразу после проведения инвентаризации);
  • несуществующие излишки и недостачи. Как правило, учётные системы очень хорошо работают на предмет «пришла основная поставка / ушло основное списание». Всякие нестандартные вещи (типа недовоза, перевоза, мелкого списания по результатам внеплановой инвентаризации и т.п.) в системе явно не видны (например, нужно снять отдельный отчет для внеплановых инвентаризаций), непонимание особенностей учетных систем может привести к некорректному итоговому учёту результатов инвентаризаций.

Регламент

Развернуть все комментарии
Свернуть все комментарии

Заготовка регламента управления движением ТМЦ. 

Файл в Microsoft Word — здесь.

1. Общие положения.

1.1. Целью настоящего регламента является обеспечение защиты интересов Компании.

1.2. Исполнение данного регламента обязательно для всех сотрудников Компании.

1.3. Актуальная версия настоящего регламента размещена на интранет-сайте в папке «…».

1.4. Настоящий регламент определяет порядок управления движением ТМЦ.

1.5. Определения:

1.5.1. Инструкция П-6 – «Инструкция о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству», утверждена постановлением Госарбитража при Совете Министров СССР от 15 июня 1965 года №П-6.

1.5.2. Инструкция П-7 – «Инструкция о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству», утверждена постановлением Госарбитража при Совете Министров СССР от 25 апреля 1966 года №П-7.

Комментарий

Документы старые, но до сих пор единственно правильные и актуальные, иначе столько бы не прожили. Роль «представителей общественности» сейчас традиционно играют представители торгово-промышленных палат.

1.5.3. Диспетчер – диспетчер дирекции по снабжению.

1.5.4. Исполнитель – исполнитель в терминологии регламента ТОиР.

1.5.5. Инициатор и согласующий. Определены Приложением 1.

1.6. Сокращения:

1.6.1. ТМЦ – товарно-материальные ценности.

1.6.2. МОЛ – материально-ответственное лицо.

1.6.3. ПЭО – планово-экономический отдел.

1.6.4. СБ – служба безопасности.

Комментарий

Примечание: на структуре нет деления СБ на оперативный отдел, бюро пропусков и пр. Да и охраняет, всё-таки, ЧОП. В этом регламенте под СБ понимаются все люди, осуществляющие функции контроля в традиционном понимании «службы безопасности».

1.6.5. ЖДЦ – железнодорожный цех.

1.6.6. АТЦ – автотранспортный цех.

1.6.7. ЦЗЛ – центральная заводская лаборатория.

1.6.8. ОТК – отдел технического контроля дирекции по качеству.

1.6.9. ОТиЗ – отдел труда и заработной платы.

1.6.10. СиМ – сырье и материалы.

1.6.11. ТОиР – техническое обслуживание и ремонт.

1.6.12. ЗПУ – запорно-пломбировочное устройство.

2. Установление нормативов.

2.1. Перечень необходимых нормативов устанавливает бюджетный комитет не реже одного раза в год.

Комментарий

Нормативы традиционные: неснижаемый запас, расходы сырья и материалов в производстве, естественная убыль (при необходимости, см. комментарии для постановщика СВК), максимальный остаток в подотчёте и пр.

2.2. Не менее чем за 15 дней до бюджетного комитета руководитель ПЭО:

2.2.1. собирает информацию от заинтересованных подразделений о предложениях по пересмотру нормативов;

2.2.2. готовит необходимую для принятия решения аналитику из учетных данных, в т.ч. по соблюдению нормативов и динамике установленных нормативов;

2.2.3. запрашивает у бухгалтера по учёту ТМЦ информацию о фактических отклонениях;

Комментарий

Каждый акт попадает туда, так как есть такой пункт, как 10.2.5.4.

2.2.4. запрашивает в бухгалтерии нормы потерь, естественной убыли и пр., разрешаемых к списанию на себестоимость в соответствии с действующим законодательством;

2.2.5. формирует пояснительную записку с приложением необходимой аналитики и предложениями по установлению нормативов.

2.3. Бюджетный комитет рассматривает предложения по установлению нормативов в соответствии с регламентом работы бюджетного комитета.

Комментарий

Регламент работы бюджетного комитета не приводится. В интернете есть много разумных.

2.4. Секретарь бюджетного комитета доводит решения до руководителя ПЭО.

2.5. Руководитель ПЭО в течение пяти рабочих дней после бюджетного комитета:

2.5.1. доводит информацию до заинтересованных подразделений;

2.5.2. готовит проект приказа о введение в действие нормативов. Нормативы устанавливаются с 01 числа ближайшего квартала;

2.5.3. передает проект приказа о введение в действие нормативов генеральному директору;

2.5.4. обновляет нормативы в планово-учётных системах.

2.6. Генеральный директор подписывает приказ о введение в действие утвержденных нормативов в течение одного рабочего дня.

2.7. Финансовый директор не реже одного раза в полугодие выносит на рассмотрение бюджетного комитета вопрос об исполнении утвержденных нормативов.

Комментарий

Традиционная «обратная связь». На самом деле – рассмотрят в середине лета вопрос об исполнении, если нормативы утверждаются каждый год.

3. Материальная ответственность.

3.1. Ответственность за создание условий для обеспечения сохранности ТМЦ несут руководитель СБ и начальник складского хозяйства.

Комментарий

По поводу руководителя СБ – тезис нетривиальный и дискуссионный. Но если возлагать на кого-либо другого, может получиться, что люди должны сами себя ограничить. Эффективности это не прибавит. Плюс часто для создания условий необходимы небольшие инвестиции (см. книжку со стр. 246). У СБ есть бюджетик. Один раз пройдя по всей территории, можно все ТМЦ убрать из открытого доступа путем установления дешевых заборчиков (как внутри зданий, так и снаружи).

3.2. Ответственность за назначение МОЛ несет руководитель отдела кадрового учёта.

Комментарий

Опять же, тезис спорный, но уже менее спорный, чем предыдущий. Несколько пояснений. Во-первых, кадровики знают (ну, хотя бы должны) Трудовой Кодекс. Любое нарушение ТК – материальная ответственность «сгорает», требований много. Во-вторых, смена материальной ответственности (отпуска МОЛ, изменение состава бригады для коллективной материальной ответственности) становится известной в первую очередь именно отделу кадрового учета. Соответственно, он должен инициировать смену МОЛ.

3.3. Руководитель СБ не реже одного раза в год:

3.3.1. определяет места материальной ответственности и формирует список помещений хранения ТМЦ, где назначаются МОЛ;

3.3.2. направляет список руководителю отдела кадрового учета с копией бухгалтеру по учёту ТМЦ и главному бухгалтеру.

3.4. Руководитель отдела кадрового учета в течение 10 рабочих дней анализирует достаточность имеющихся документов для обеспечения материальной ответственности. В случае недостаточности документов:

3.4.1. запрашивает руководителей подразделений о фактической расстановке сотрудников для назначения материальной ответственности;

3.4.2. формирует пакет недостающих документов для обеспечения материальной ответственности;

3.4.3. передает документы бухгалтеру по учёту ТМЦ.

3.5. Бухгалтер по учету ТМЦ в течение пяти рабочих дней готовит пакет документов для проведения инвентаризаций и передает их в отдел производственного учёта.

Комментарий

Сделано исключительно для удобства. Как сказано на странице про «идеальную» организационную структуру, экономисты отделов производственного учёта могут даже находиться в цехе. В любом случае кто-то заносит им производственную отчетность, поэтому передать документы проще через них.

3.6. Руководитель отдела производственного учёта в течение пяти рабочих дней:

3.6.1. организует подписание документов у назначенных МОЛ.

Комментарий

Для постановщика системы внутреннего контроля, если честно, не важно: состоялась инвентаризация или документы просто так подписаны. Главное, чтобы подписи были. При нехватке чего-либо предыдущий МОЛ должен подписать согласие и т.п. При несогласии – дело СБ.

3.6.2. передает комплекты документов бухгалтеру по учёту ТМЦ и руководителю отдела кадрового учёта.

3.7. При необходимости смены МОЛ (отпуск, смена состава бригады и т.п.) на основании действующего трудового законодательства:

3.7.1. руководитель отдела кадрового учёта в течение одного рабочего дня формирует новый пакет документов для обеспечения материальной ответственности и передает документы бухгалтеру по учёту ТМЦ с указанием даты смены МОЛ;

3.7.2. бухгалтер по учету ТМЦ в дату смены МОЛ готовит пакет документов для проведения инвентаризаций и передает их в отдел производственного учёта;

3.7.3. руководитель отдела производственного учета в дату смены МОЛ организует подписание документов у новых МОЛ и передает комплекты документов бухгалтеру по учёту ТМЦ и руководителю отдела кадрового учёта.

Комментарий

Кстати, при бригадной ответственности можно подписывать договоры и пораньше.

3.8. При несогласии МОЛ с условиями для обеспечения сохранности ТМЦ МОЛ инициирует совещание с руководителем СБ. Решения совещания являются обязательными.

Комментарий

Примечание: если МОЛ не согласен с условиями (что, вообще говоря, будет вряд ли) – хранящиеся ТМЦ неплохо вывезти на склад под чью-нибудь ответственность (если, конечно, ТМЦ много).

4. Учёт поступающих ТМЦ.

4.1. Менеджеры отдела снабжения ежедневно информируют о фактических сроках поставки:

4.1.1. всех ТМЦ – диспетчера;

4.1.2. ТМЦ на условиях самовывоза – экономиста аналитического отдела дирекции по логистике.

Комментарий

Порядок управления логистикой здесь не описывается, см. комментарии к регламенту сбыта.

4.2. Диспетчер и экономист аналитического отдела не позднее одного часа до окончания рабочего дня направляет информацию об ожидаемых поступлениях на ближайшие сутки (перед выходными и праздничными днями – до следующего рабочего дня включительно) начальнику складского хозяйства.

4.3. Начальник складского хозяйства до окончания рабочего дня:

4.3.1. определяет места хранения поступающих ТМЦ;

4.3.2. передает реестр ожидаемых поступлений ТМЦ и места их разгрузки начальникам складов, руководителю ЖДЦ, в центральную диспетчерскую и в СБ.

Комментарий

Центральная диспетчерская нужна для того, чтобы после приемки можно было бы сразу забрать продукцию со склада. СБ передает реестр поступлений тому, кто на вахте (старшему смены по охране объекта).

4.4. Приемка ТМЦ осуществляется в соответствии с условиями договоров. При отсутствии в договоре особых условий приемка продукции осуществляется в соответствии с инструкциями П-6 и П-7.

Комментарий

Кладовщик должен знать, как он должен принимать поступившие ТМЦ. Возможные варианты – инструкции от снабженцев, доступ к базе договоров. Первый – лучше. Заметьте, что при отсутствии документов груз принимается, но на ответственное хранение. Как это регламентировать: можно дополнить этот регламент, можно написать отдельную инструкцию от бухгалтерии и снабженцев.

4.5. При поступлении ТМЦ железнодорожным транспортом раскредитование, взвешивание (при необходимости, Приложение 2) и подача вагона осуществляется силами ЖДЦ в соответствии с действующими документами.

Комментарий

Здесь, как и в регламенте сбыта, не описана последовательность действий. ЕТП у всех разный, кто-то пользуется услугами ППЖТ, у кого-то весы совместные и т.п. Если взвешивание показало отклонение, а вагон опечатан – см. инструкцию П-6.

4.6. При поступлении ТМЦ автотранспортом:

4.6.1. автотранспортом сторонних организаций – СБ:

4.6.1.1. оформляет разрешение на въезд на основании поступившего реестра;

Комментарий

В принципе, можно и без бумажки: достаточно отметки о въезде и выезде в списке. Но оставил для исключения сговора, когда по документам всё пришло, но на предприятие ничего не завозили.

4.6.1.2. выдает инструкцию водителям о порядке движения на территории и контролю поступающих ТМЦ;

Комментарий

Речь идет о том, что водителя нужно проинструктировать, чтобы не заблудился на территории (особенно если весы не при въезде). Иногда встречается выдача бумажки, на которой отмечается крестиком место разгрузки – вполне эффективно.

4.6.1.3. ставит штамп на ТТН;

4.6.1.4. указывает № машины, груз и время въезда в журнале учета;

Комментарий

Вообще говоря, журнальчики учёта – штука достаточно бесполезная. Лучше изымать корешок пропуска. Но для контроля собственных водителей подойдет, если свои водители ездят «по поручениям» оперативно, чтобы не выдавать разрешение на выезд. Но в этом случае целесообразно со стороны АТЦ ввести дополнительную процедуру на предмет того, чтобы «на заправку» водители не ездили с пятницы по понедельник.

4.6.1.5. контролирует взвешивание (при необходимости, Приложение 2);

4.6.1.6. если машина не будет порожней при выезде, то при приемке ТМЦ в обязательном порядке присутствует специалист СБ.

Комментарий

Эта контрольная процедура нужна для того, чтобы исключить вывоз чего-нибудь. Другая тема – фиктивные поставки, но они могут быть и с полной машиной (СБ на одном заводе поймала случай, когда даже цистерну подключали к сливу и ждали полчаса. По факту ничего не сливалось). Если есть подозрение на такие случаи – усильте контроль при разгрузке, будет оправдано.

4.6.2. автотранспортом АТЦ – СБ:

4.6.2.1. информирует о месте разгрузки;

Комментарий

Может, и смешно – вроде все свои. Но если через три часовых пояса водила вез груз, то он может и не знать, где сказали разгружать.

4.6.2.2. ставит штамп на ТТН;

4.6.2.3. указывает № машины, груз и время въезда в журнале учета;

4.6.2.4. контролирует взвешивание (при необходимости, Приложение 2).

Комментарий

Контрольные процедуры при поступлении собственным автотранспортом не особо нужны: водитель и так материально ответственный за то, что у него в кузове.

4.7. МОЛ назначенного склада по прибытии ТМЦ в течение часа:

4.7.1. проставляет в документах время начала приемки;

4.7.2. при необходимости взвешивания (Приложение 2) запрашивает на весовой вес брутто. При несовпадении веса брутто с данными документов приемка железнодорожного вагона останавливается;

Комментарий

Можно сделать и «отвесной талон», кому как нравится.

4.7.3. при необходимости приемки по качеству (Приложение 3) вызывает лаборанта ЦЗЛ для отбора проб. При поступлении ТМЦ в опломбированном виде пломбы срезаются только в присутствии лаборанта ЦЗЛ. В зависимости от типа поступивших ТМЦ приемка может быть отложена до получения результатов лабораторных исследований;

4.7.4. проверяет комплектность документов на поставку;

Комментарий

Особенность российской логистики: уведомление об отгрузке часто поступает после поступления груза (не знаю, почему), а документы идут почтой ещё пару месяцев.

4.7.5. в случае выявления несоответствий по количеству и качеству информирует диспетчера (в рабочее время по графику 5/2) и центральную диспетчерскую (во внерабочее время) о выявленных несоответствиях.

4.8. При поступлении информации о несоответствиях диспетчер (в рабочее время по графику 5/2) либо диспетчер центральной диспетчерской (во внерабочее время) информируют поставщика в соответствии с условиями договора / инструкциями П-6 и П-7.

4.9. Приемка ТМЦ при наличии несоответствий по количеству ТМЦ осуществляется:

Комментарий

Речь идет как о «в плюс», так и «в минус». Если «плюс» бывает часто (я не встречал, чтобы действительно часто), нужно контролировать «плюсы» на уровне весовой, то есть она должна оповещать о том, что приемка приостанавливается. Но, как правило, весовая хранит данные, для внутреннего аудитора будет интересно, куда и что дели.

4.9.1. из вагонов – только после особого указания директора по логистике;

4.9.2. поступивших собственным автотранспортом – на основании фактических показаний. При этом вызывается представитель СБ, который визирует акт о несоответствии;

4.9.3. поступивших сторонним автотранспортом – на основании фактических показаний при наличии согласия водителя (экспедитора).

4.10. Приемка ТМЦ при наличии несоответствий по качеству ТМЦ осуществляется только после особого указания директора по качеству.

Комментарий

Снабженцем здесь и чуть выше лучше не верить: скажут «принимай», потом ничего не докажешь. Принцип «четырёх глаз».

4.11. Приемка ТМЦ при отсутствии документов осуществляется по указанию директора по снабжению. Дальнейший отпуск в производство возможен только по указанию первого заместителя генерального директора.

4.12. МОЛ осуществляет приемку ТМЦ при положительном заключении ЦЗЛ, совпадении количества ТМЦ по данным весовой либо по указаниям лиц, перечисленных в настоящем регламенте. При этом:

4.12.1. при отсутствии документов ТМЦ принимаются на ответственное хранение;

4.12.2. при превышении количества поступивших ТМЦ:

4.12.2.1. ТМЦ принимаются в объеме, указанном в информации об ожидаемых поступлениях;

4.12.2.2. при поступлении ТМЦ в железнодорожном вагоне / собственным автотранспортом избыточные ТМЦ принимаются на ответственное хранение;

4.12.2.3. при поступлении ТМЦ сторонним автотранспортом МОЛ информирует СБ о необходимости вывоза ТМЦ. Для подтверждения количества поступивших ТМЦ вызывается специалист СБ.

4.13. При необходимости взвешивания (Приложение 2):

4.13.1. автотранспорт / вагон проходит после разгрузки направляется на повторное взвешивание. Весовая сообщает МОЛ вес тары;

4.13.2. при несовпадении веса нетто вагона с данными, указанными в накладной:

4.13.2.1. МОЛ информирует диспетчера (в рабочее время по графику 5/2) и центральную диспетчерскую (во внерабочее время) о выявленных несоответствиях;

Комментарий

Кстати, частенько встречаются случаи неполной выгрузки, особенно для цистерн. Можно еще раз сгонять вагон на выгрузку, но, возможно, и не целесообразно. Кстати, вес вагона действительно часто плавает (ремонты осуществляются путем наложения заплаток из металла). Как правило, поставщики более-менее соглашаются (за исключением НПЗ).

4.13.2.2. диспетчер (в рабочее время по графику 5/2) либо диспетчер центральной диспетчерской (во внерабочее время) информируют поставщика в соответствии с условиями договора / инструкциями П-6 и П-7;

4.13.3. при несовпадении веса нетто автомобиля в накладную вносятся корректировки с подписью водителя (экспедитора).

4.14. По окончании приемки ТМЦ МОЛ:

4.14.1. оформляет первичные документы. При отсутствии первичных документов от поставщика / выявленном избытке ТМЦ оформляет акт приемки ТМЦ на ответственное хранение;

4.14.2. проставляет в документах время окончания приемки;

4.14.3. при приемке железнодорожного вагона под ЗПУ вызывает специалиста СБ для контроля выгрузки из вагона и опечатывает вагон новыми ЗПУ;

Комментарий

Дальше СБ может при выезде вагона с предприятия проконтролировать номер ЗПУ, но инструкция по досмотровому режиму – не мой профиль.

4.14.4. при приемке автотранспортом отдает необходимые комплекты документов водителю;

Комментарий

ТТН и прочие бумажки нужны как нашим, так и чужим водителям. Нашим водителям – на предмет расчёта зарплаты и пр., сторонним – понятно, для чего.

4.14.5. отражает поступление на склад в информационных системах. Порядок отражения в случае несовпадения массы нетто определяется внутренними инструкциями бухгалтерии;

Комментарий

Естественно, при наличии информационных систем. До сих пор встречаются места, где компьютеры есть только в бухгалтерии.

4.14.6. информирует диспетчера об окончании приемки.

4.15. СБ при пропуске автотранспорта отражает время выезда в журнале учёта.

Комментарий

Не пишем про то, что если человек провел на территории завода лишних 4 часа, то это неправильно. Не пишем инструкции по досмотру (что должен посмотреть человек на КПП). СБ лучше об этом должна знать.

4.16. МОЛ не позднее 10:00 следующего дня передает первичные документы в бухгалтерию.

4.17. Бухгалтер по учёту ТМЦ ежедневно забирает в СБ перечень пропущенных на территорию ТМЦ и контролирует своевременное поступление первичных документов.

5. Отпуск ТМЦ со складов.

5.1. ПЭО не позднее 29 числа месяца, предшествующего началу периода:

5.1.1. на основании плана производства готовит лимитно-заборные карты для производственных цехов на основные СиМ;

5.1.2. на основании бюджетов и планов по ремонтам готовит лимитно-заборные карты и устанавливает лимиты по вспомогательным СиМ для каждого подразделения;

5.1.3. передает сформированные лимитно-заборные карты и лимиты в отделы производственного учета и начальнику складского хозяйства.

Комментарий

При менее мелком планировании (декада, 1-15 и 16-31) частота формирования лимитно-заборных карт увеличится. Вообще, выдавать лимитно-заборные карты на продолжительный период тоже неэффективно: план производства по каким-то причинам может измениться, а со склада можно забрать что-нибудь полезное. Поэтому для контроля себестоимости лимитно-заборные карты нужно формировать не реже двух раз в месяц.

5.2. Руководитель отдела производственного учета и начальник складского хозяйства доводит лимиты до заинтересованных лиц.

Комментарий

При наличии автоматизации всё просто – лимиты вносятся в систему.

5.3. Диспетчер не позднее 29 числа месяца, предшествующего началу периода, доводит до всех заинтересованных сторон распределение между подразделениями хранящихся и ожидаемых к поступлению ТМЦ.

5.4. При необходимости получения со склада ТМЦ инициаторы:

Комментарий

Здесь не прописываем сроки. Потому что не нужны они, делается всё в течение дня.

5.4.1. запрашивают наличие ТМЦ на складах и их принадлежность;

Комментарий

В идеале – смотрят в системе сами.

5.4.2. при наличии ТМЦ, заказанных другими подразделениями, получают по электронной почте согласование отпуска данных ТМЦ;

Комментарий

В некоторых случаях этим может заниматься диспетчер отдела снабжения.

5.4.3. формируют заявки;

Комментарий

Я рекомендую пользоваться типовыми формами Росстата, в данном случае – «Требование-накладная №М-11». Некоторые ТМЦ отпускаются по другим формам.

5.4.4. согласуют заявки (Приложение 1);

5.4.5. направляют сотрудников для получения ТМЦ на склады.

5.5. МОЛ складов:

5.5.1. контролируют наличие заказов материалов по спискам. В случае отсутствия заказа в полученном распределении контролируют наличие согласования от подразделения, заказавшего ТМЦ;

5.5.2. отпускают ТМЦ по принципу FIFO («first in-first out»);

Комментарий

Лучше прописать. Понятное дело, что любой разумный человек при наличии ограничений по срокам хранения будет отпускать именно так. Но вспомните магазины «Пятерочка» и «товароведов», ставящих новую молочку со сроком хранения месяц перед старой…

5.5.3. в отношении отдельно утвержденного перечня оборотных ТМЦ:

Комментарий

Речь идет о некоторых оборотных ТМЦ, в первую очередь, дорогих запасных частях. На ум приходят буржуйские самолёты, где есть пулы запасных частей с доставкой в любую точки мира за 24 часа (дают восстановленные в обмен на поломанные), за которые каждая авиакомпания платит абонентскую плату. Очень большое количество агрегатов могут иметь статус «новый», «работоспособный», «неработоспособный, но ремонтнопригодный» и «мертвый / металлолом». Первые три неплохо учитывать, см. текст для постановщика СВК.

Сам перечень лучше утвердить инструкцией, при этом там не должно быть «мелочёвки» (то есть условных гаек с винтиками).

5.5.3.1. либо информируют инициаторов о позициях ТМЦ, которые необходимо сдать на склад, либо принимают их от инициаторов;

5.5.3.2. делают запись в журнале учёта оборотных ТМЦ (Приложение 4);

5.5.4. оформляют накладные на выдачу материалов и на получение оборотных ТМЦ (при необходимости).

5.6. Инициаторы контролируют получение ТМЦ непосредственно в цехе.

Комментарий

Неплохо это сделать, чтобы убедиться, что всё нужное до цеха донесли. В некоторых случаях целесообразно, чтобы ходил сам мастер. Если склад рядом, то так и нужно сделать, если не совсем – лучше пересчитать, чтобы не ушло.

5.7. МОЛ складов:

5.7.1. не позднее двух часов с момента отпуска отражают отпуск со склада в информационных системах;

5.7.2. не позднее 10:00 следующего рабочего дня передают первичные документы в бухгалтерию.

6. Учет отпуска ТМЦ в производство.

6.1. МОЛ цеха:

6.1.1. не позднее 08:00 ежесуточно формирует производственный рапорт, передает его экономисту отдела производственного учета и сообщает показатели в центральную диспетчерскую;

Комментарий

Подразумевается, что если работа круглосуточная, то есть сменный мастер цеха. Если же работа из серии 5/2, то рапорт формируется после окончания смены. Форма рапорта, понятное дело, своя для каждого цеха. Целесообразно, если есть счётчики, указывать, в том числе, и расходы энергетических ресурсов.

6.1.2. не позднее двух рабочих дней по окончании крупного ремонта формирует акт списания материалов в производство по крупным ремонтам;

6.1.3. не позднее 08:00 понедельника и 01 числа каждого месяца формирует акт списания материалов в производство по текущим, аварийным ремонтам и ТОиР.

Комментарий

Понятное дело, что хочется, чтобы акты формировались почаще. Но, к сожалению, это будет фикция: очень тяжело «поймать» момент установки запасных частей на оборудование. Не говоря о том, что что-то может пойти не так и всё придется разобрать.

6.2. Экономист отдела производственного учета в срок до 10:00:

Комментарий

Для ремонтов можно срок продлить.

6.2.1. контролирует правильность формирования первичных учетных документов;

6.2.2. отражает информацию о списании ТМЦ в информационных системах;

Комментарий

Естественно, если они есть.

6.2.3. не позднее 10:00 следующего рабочего дня передает первичные документы в бухгалтерию.

6.3. Бухгалтер по учёту ТМЦ контролирует полноту предоставления первичных документов.

6.4. При невостребованности ТМЦ, в том числе оборотных ТМЦ, в производстве инициатор обеспечивает сдачу данных ТМЦ на склад с оформлением соответствующих документов.

7. Учет готовой продукции.

7.1. МОЛ цеха не позднее 08:00 ежесуточно организует перемещение готовой продукции на соответствующий склад.

Комментарий

Здесь и далее время совмещено с формированием рапорта. Будете править – посмотрите, чтобы рапорт и перемещение готовой продукции на склад формировались одновременно для того, чтобы данные были сопоставимы (не было бы переходящих остатков).

7.2. МОЛ склада готовой продукции не позднее 09:00:

7.2.1. оформляет документы на перемещение;

7.2.2. отражает поступление в информационных системах;

7.2.3. передает документы на проверку в отдел производственного учёта и сообщает показатели в центральную диспетчерскую.

7.3. Экономист отдела производственного учета в срок до 10:00:

7.3.1. сравнивает данные, указанные в производственном рапорте, с данными о приемке готовой продукции на склад;

7.3.2. при выявлении расхождений информирует начальника цеха, начальника склада готовой продукции и МОЛ, подписавших документы.

7.4. Начальник цеха и начальник склада готовой продукции либо исправляют бумажные документы, либо корректируют электронную накладную.

Комментарий

Начальник цеха – потому, что сменный мастер при круглосуточной работе уже ушел спать. При графике работы 5/2 – всё просто.

7.5. Порядок осуществления отгрузки определяется регламентом продаж.

8. Порядок передачи ТМЦ между МОЛ.

Комментарий

МОЛ в этом разделе – это мастера и начальники производственных цехов: у них не полная, но всё-таки материальная ответственность (в размере среднемесячного заработка, если речь идет о производственном предприятии).

С помощью этого раздела можно организовать: передачу промежуточных результатов труда (полуфабрикатов, деталей под заказ и т.п.); сдачу отходов; передачу невостребованных ТМЦ в деятельности какого-либо цеха (но нужных в другом цехе); передачу отремонтированного оборудования. В регламенте необходимо отразить, под какие перемещения попадает данный раздел, чтобы не подпадало под отпуск со склада.

8.1. Контроль качества ТМЦ обеспечивается в соответствии с инструкциями, утвержденными директором по качеству.

8.2. По готовности ТМЦ к отпуску и получению заключения ЦЗЛ (при необходимости) МОЛ отпускающего подразделения:

Комментарий

Если сдаете отходы, то целесообразно установить периодичность сдачи. Условно, каждый вторник – металлолом, каждую среду – деревянные паллеты, каждый четверг – макулатура.

8.2.1. информирует МОЛ принимающего подразделения о готовности к передаче;

8.2.2. формирует комплект документов на перемещение;

Комментарий

Отдельно стоит сказать, что для рисунка 22 в книжке целесообразнее передавать все, включая полуфабрикаты, на склад по окончании смены / один раз в сутки. При мелкоштучном производстве (например, бытхим либо пищёвка), можно даже сделать «буфер» между производственной площадкой и складом готовой продукции: в течение смены готовая продукция либо полуфабрикаты свозятся в «буферную зону», по окончании всё пересчитывается и передается на склад. В этом случае дальнейшее движение подпадает под раздел «отпуск со склада».

Не прописываем, но подразумеваем.

8.2.3. подписывает документы со стороны отпускающего подразделения;

8.2.4. организует доставку из отпускающего в принимающее подразделение.

8.3. МОЛ отпускающего и принимающего подразделения:

8.3.1. подписывают первичные документы;

Комментарий

О количестве экземпляров каждого документа – см. комментарий к каждому регламенту.

8.3.2. передают их до 08:00 следующего рабочего дня экономисту отдела производственного учёта.

8.4. Экономист отдела производственного учёта:

8.4.1. контролирует правильность формирования первичных учетных документов;

8.4.2. отражает информацию о движении ТМЦ в информационных системах;

8.4.3. не позднее 10:00 следующего рабочего дня передает первичные документы в бухгалтерию.

9. Учет брака.

9.1. Контроль качества осуществляют контролёры ОТК.

9.2. При выявлении брака:

9.2.1. брак отражается в производственном рапорте;

Комментарий

Очевидно, нужны соответствующие графы в документе. Естественно, рапорт подписывает не только мастер, но и контролёр ОТК.

9.2.2. брак размещается отдельно от других сырья, материалов, полуфабрикатов и готовой продукции;

Комментарий

На некоторых производствах в каждом цехе даже видел выделенные места (либо ограда за сеткой-рабицей, либо линия на полу, причём в углу цеха и метрах в 5 от основного процесса) с надписью «Изолятор брака». Подозреваю, что требование СМК. Красиво.

9.2.3. каждый случай возникновения брака анализируется директором по качеству, который создает комиссию с учетом заинтересованных лиц. По окончании работы комиссии проект акта (в акте указывается направление дальнейшего использования брака) передается первому заместителю генерального директора;;

Комментарий

Небольшая сложность – главный метролог, ОТК и ЦЗЛ подчиняются директору по качеству. Вроде как нехорошо. Но замечание снимается тем, что акты утверждаются первым заместителем генерального директора.

Участвовать в комиссии может кто угодно. Примеры:

  • снабженцы (которые закупили обычные болты вместо необычных);
  • логисты (которые организовали доставку не туда и не того);
  • транспортники (которые что-нибудь стукнули, разморозили, расплавили, заморозили или перегрели);
  • отделы главных специалистов (которые что-то недопочинили);
  • продажники (а нельзя ли кому-нибудь впихнуть то, что получилось, под видом «третий сорт – не брак»);

 и даже отдел перспективных разработок (вдруг да брак окажется системным, а производство чего-то хорошего на оборудовании времен СЭВ – его идея).

9.2.4. первый заместитель генерального директора утверждает акт комиссии и информирует СБ и другие заинтересованные подразделения;

Комментарий

СБ, на мой взгляд, должна быть в курсе. Из баек про АвтоВАЗ середины 90-х: на новом автомобиле ломом пробивается крыша, машина продается как брак за 50% от отпускной цены с полным комплектом документов, дальше едет в «тюнинг», где ей врезают люк…

Про другие заинтересованные подразделения – описать все случаи невозможно: начиная от претензий к поставщикам и заканчивая депремированием. Поэтому не стал.

9.2.5. дальнейшее движение брака в обязательном порядке контролируется СБ.

Комментарий

Тема очень важная: по браку часто не видно, что он брак. Если его продать как готовую продукцию – может возникнуть неудобняк перед клиентами, пусть и купили они его у посредников. При этом СБ не нужно непосредственно выходить на объект, можно посмотреть кино из цеха (опять же, если сочтёт нужным).

10. Оперативный контроль нормативов расхода.

10.1. Экономист отдела производственного учёта не позднее 10:00 один раз в день (неделю, декаду) контролирует соблюдение нормативов расхода.

10.2. При превышении нормативов расхода:

10.2.1. Экономист отдела производственного учёта:

10.2.1.1. рассчитывает превышение нормативов расхода в стоимостном выражении;

Комментарий

Подразумевается, что если норматив потерь соблюден (хотя я и противник ввода нормативов потерь и прочей естественной убыли), вместо продукции вышел брак, то превышения расхода нет. Вопрос «тонкой настройки» — как часто анализировать соблюдение нормативов. См. общие рекомендации. Также нужно отметить, что при значимой стоимости отходов производства (например, на ювелирном заводе) их тоже нужно контролировать.

10.2.1.2. информирует о превышении нормативов расхода руководителя отдела производственного учёта, начальника цеха и его руководителя;

Комментарий

Имеется в виду либо директор по производству, либо главный инженер.

10.2.1.3. информирует о превышении нормативов расхода на сумму N и более руб. СБ.

10.2.2. назначается ответственный за анализ причин. Ответственного назначает:

10.2.2.1. при превышении нормативов расхода в стоимостном выражении на сумму N и более руб. – СБ;

10.2.2.2. при превышении нормативов расхода в стоимостном выражении на сумму менее N руб. – либо главный инженер, либо директор по производству;

Комментарий

Кстати, можно и вести дополнительное ограничение, связанное с тем, что при превышении меньше S (S<N) – плюем на нормативы, ничего не анализируем, потому что ерунда. Я бы не стал, потому что сначала S, потом S*30, потом S*365. Последнее, скорее всего, не мало. Но – «тонкая настройка».

10.2.3. ответственный за анализ причин превышения нормативов расхода в течение одного рабочего дня созывает комиссию по расследованию причин перерасхода, в которую в обязательном порядке входят представитель ОТК, начальника цеха и экономист ПЭО;

10.2.4. проект решения вместе с приказом в течение трех рабочих дней с момента начала работы комиссии согласуется либо с главным инженером, либо с директором по производству, а также директором по качеству и передается на утверждение первому заместителю генерального директора на утверждение;

10.2.5. Первый заместитель генерального директора в течение двух рабочих дней:

10.2.5.1. утверждает результаты анализа;

10.2.5.2. утверждает акт о списании материалов / потерях;

10.2.5.3. подписывает приказ об отнесении материальных потерь;

Комментарий

Под приказом имеется в виду как возмещение, так и депремирование: не во всех случаях законодательство позволяет оформить лишение заработной платы сотрудника как возмещение.

10.2.5.4. передает комплект документов бухгалтеру по учёту ТМЦ, копию направляет заинтересованным лицам для устранения причин превышения нормативов в дальнейшем.

Комментарий

Дальнейшее не пишется. Очевидно, что нужно исполнить решения.

11. Передача ТМЦ подрядчикам.

11.1. Исполнитель:

11.1.1. перед началом работы получает от подрядчика список МОЛ, которым разрешена выдача ТМЦ по заключенному договору, вместе с перечнем разрешенных к выдаче ТМЦ;

11.1.2. получает доверенности от назначенных МОЛ подрядчика;

11.1.3. вместе с МОЛ следует в СБ, где получает заключение о корректности доверенности и установлении личности;

Комментарий

Может, конечно, лишнее. Но при судебных разборках прораб Иван Иванович может оказаться Ивановым, а ТМЦ по документам получал Иванштейн. Лучше удостовериться. Предложил СБ, потому что, как правило, коллеги намётанным взглядом видят поддельный паспорт, а обычных людей этому не учат.

11.1.4. передает доверенность бухгалтеру по учёту ТМЦ, копию хранит у себя.

11.2. По заявке подрядчика исполнитель:

11.2.1. оформляет документы в соответствии с п. 5.4 настоящего регламента;

11.2.2. организует получение ТМЦ на складе МОЛом подрядчика в соответствии с п. 5.5 настоящего регламента.

Комментарий

Почему подрядчиков не нужно пускать на склад? Казалось бы, проще, но с точки зрения контроля – сложнее. Во-первых, нечего подрядчикам шастать по территории, возможно, что продукция на разных складах. Во-вторых, начальник цеха должен контролировать лимиты и количество переданного. В-третьих, исполнителю неплохо лично знать прораба (кстати, он может быть полностью материально ответственным).

11.2.3. МОЛ складов в процессе отпуска формируют накладную на передачу между исполнителем и подрядчиком;

Комментарий

Почему МОЛ складов – даже если накладная не формируется автоматически, он может сохранить её в текстовом виде.

11.2.4. исполнитель отмечает на накладной признак оборотных ТМЦ.

11.3. Исполнитель:

11.3.1. подписывает комплект документов на передачу ТМЦ подрядчику;

11.3.2. получает подпись МОЛ подрядчика;

11.3.3. при необходимости оформляет в СБ материальный пропуск на временный вывоз ТМЦ;

11.3.4. совместно с подрядчиком организует доставку ТМЦ на место проведения ремонта в соответствии с условиями договора.

Комментарий

Контролировать возврат не нужно: подрядчик материально-ответственный.

11.4. СБ ведет учет временно вывезенных запасных частей.

Комментарий

А вот это нужно: регламент достаточно строг к ввозу, можно ввозить только то, что нужно. Пока разберутся, полдня может пройти, да еще и чекистов с МЧС вызовут.

11.5. Если договором не предусмотрено обратное, исполнитель контролирует сдачу подрядчиком оборотных ТМЦ. При этом:

11.5.1. ТМЦ могут передаваться как во время проведения ремонтов, так и по окончании ремонта;

11.5.2. возврат ТМЦ осуществляет по документу произвольного вида.

Комментарий

Возврат важен именно подрядчику, а не нам. Поэтому пусть и предлагает удобную для него форму документа, если бдителен – потребует доверенность и т.д. и т.п. А по нашему учету за оборотные ТМЦ отвечает начальник цеха.

12.Порядок учета оборотных ТМЦ.

Комментарий

Отмечу такую штуку. Есть бухгалтерский и налоговый учет, в соответствии с которым, насколько мне известно, нужно оприходовать по остаточной либо рыночной стоимости, начислять какие-то там налоговые обязательства и т.д. и т.п. Я, в отличие от эксперта сайта, сторонник того, чтобы учёт б/у запчастей вёлся исключительно без уплаты дополнительных налогов на забалансовом учёте. В общем, вопрос «тонкой настройки».

12.1. Не позднее 10 числа каждого месяца начальники складов формируют отчет о невозвращенных оборотных ТМЦ.

12.2. Не позднее 15 числа МОЛ цехов возвращают оборотные ТМЦ на склад.

12.3. При задержке в передаче оборотных ТМЦ на 3 месяца и более:

12.3.1. начальник склада информирует СБ и бухгалтера по учёту ТМЦ;

12.3.2. представитель СБ и бухгалтер по учёту ТМЦ проводят внеплановую инвентаризацию.

12.4. Не позднее 22 числа каждого месяца комиссия в составе главного механика, главного энергетика, представителя СБ и начальника цеха-потребителя оборотных ТМЦ оценивает возможности дальнейшего использования оборотных ТМЦ. По итогам работы комиссия подписывает акт по каждому складу с указанием дальнейшего использования оборудования: хранение, ремонт либо списание.

12.5. МОЛ склада обеспечивает раздельное хранение (1) новых, (2) бывших в употреблении, но работоспособных ТМЦ и (3) бывших в употреблении, но неработоспособных ТМЦ.

12.6. Ремонты бывших в употреблении, но не работоспособных ТМЦ осуществляются в соответствии с регламентом ТОиР.

Комментарий

Регламент ТОиР не особо, конечно, нацелен на сохранение чего бы то ни было, все-таки бесконечные ремонты не есть хорошо, иногда нужно покупать новое. Но фраза о необходимости анализа возможности есть. Плюс технический совет…

12.7. При списании оборотной ТМЦ МОЛ склада в присутствии комиссии организует передвижение ТМЦ на отдельную площадку.

12.8. Не позднее 25 числа каждого месяца организуется сбор металлолома на хранение. При этом:

12.8.1. хранение металлолома осуществляется на отдельной огороженной площадке;

12.8.2. металлолом передается в соответствии с настоящим регламентом (п. 8);

12.8.3. погрузка и взвешивание металлолома осуществляется в присутствии того же сотрудника СБ, который участвовал в работе комиссии.

Комментарий

Как уже написал в комментарии к регламенту ТОиР, может, когда-то напишу отдельную инструкцию по учёту металлолома.

13.Контроль лимитов ТМЦ в подотчете у МОЛ.

13.1. Начальник отдела производственного учета 10 числа каждого месяца анализирует выданные материалы в подотчет каждому МОЛ, для которых установлен лимит ТМЦ в подотчете. ТМЦ для крупных ремонтов в терминологии регламента ТОиР добавляются в лимит до окончания ремонта.

Комментарий

Кстати, отметьте, что лимит в подотчете у МОЛ не касается оборотных ТМЦ (за исключением установки новых).

13.2. МОЛ сдают невостребованные ТМЦ на склад до 15 числа каждого месяца.

Комментарий

Хотя и есть такой пункт об обязанности сдачи на склад, см. 5.5.3, можно повторить.

13.3. Руководитель отдела производственного учета 15 числа каждого месяца повторно проводит анализ лимитов ТМЦ в подотчете с учетом фактического исполнения ремонтов.

13.4. При превышении лимита в подотчете у МОЛ:

13.4.1. руководитель отдела производственного учёта информирует финансового директора, первого заместителя генерального директора и руководителя СБ;

13.4.2. первый заместитель генерального директора либо финансовый директор имеют право инициировать увеличение лимита в подотчете у МОЛ. Лимит увеличивается по согласованию с финансовым директором на 1 или 2 месяца;

13.4.3. СБ имеет право инициировать внеплановую инвентаризацию ТМЦ в подотчете у МОЛ.

Комментарий

Понятное дело, что СБ, вообще говоря, может инициировать внеплановую инвентаризацию не только в этом случае. Здесь указано только для того, чтобы «подсказать» регламентом, что нужно сделать. 

13.5. Руководитель отдела производственного учёта по итогам принятых решений информирует начальника складского хозяйства о дальнейших действиях.

13.6. Начальник отдела складского хозяйства информирует начальников складов о выдаче ТМЦ (кроме оборотных) только по согласованию с первым заместителем генерального директора.

14. Порядок работы с неликвидными ТМЦ.

Комментарий

Неликвиды, если честно, тема очень противная. Но на каждом предприятии (как производственном, так и торговом) они есть. Согласен с тем, что продажей неликвидов должны заниматься те, кто приобрел / заказал. Но в этом случае есть вероятность двойного получения отката: первый раз – за то, что купили что-то не нужное, второй раз – за то, что продали по цене ниже возможной через какую-нибудь прокладку. Поэтому каждая сделка по неликвидам должна быть одобрена СБ. Методы проверки достаточно очевидны.

Часть регламента по продаже неликвидов может быть включена в регламент закупок либо в отдельный документ.

14.1. При управлении неликвидными ТМЦ устанавливаются следующие параметры:

14.1.1. максимальный срок экспозиции неликвидных ТМЦ – не более Y лет.

14.1.2. максимальное снижение цены – не более стоимости металлолома либо другого вторичного сырья, умноженной на Z.

Комментарий

Оговорка нужна для того, чтобы кто-то из конкурентов не купил задёшево. Не нужно отдавать конкурентам даже древние запчасти, если они будут стоить примерно столько же, сколько металлолом.

14.2. Экономист аналитического отдела не реже одного раза в квартал:

14.2.1. рассчитывает оборачиваемость по каждой имеющейся ТМЦ, за исключением неснижаемого запаса;

14.2.2. анализирует целесообразность хранения ТМЦ из неснижаемого запаса, превышающих максимальное количественное значение;

14.2.3. формирует отчёт о списанных основных средствах и проверяет наличие остатков запасных частей к данным основным средствам на складах;

14.2.4. формирует отчёт о ТМЦ, находящихся в экспозиции свыше Y лет;

14.2.5. готовит соответствующие таблицы с предложениями о дальнейшем распоряжении ТМЦ;

14.2.6. рассылает предложения заинтересованным подразделениям;

14.2.7. организует совещание у первого заместителя генерального директора совместно с представителями СБ.

14.3. По итогам совещания определяется перечень неликвидных ТМЦ и перечень ТМЦ к уничтожению / сдаче на вторичное сырье. Перечень направляется всем заинтересованным подразделениям.

Комментарий

Кстати, можно предусмотреть мотивацию за реализацию неликвидов. Но это реально очень непростая тема.

14.4. Начальник отдела складского хозяйства организует перемещение неликвидных ТМЦ (в том числе из подотчета у МОЛ) в соответствии с принятыми решениями, в т.ч. на склады неликвидов, списания и вторичного сырья.

Комментарий

Отдельный склад можно организовать и на территории центрального склада. Нужно свозить, чтобы не мешалось в основной работе.

14.5. Директор по маркетингу по итогам актуализации перечня неликвидных ТМЦ анализирует рынок и:

Комментарий

Возможно, не совсем разумный выбор в качестве кандидата директора по маркетингу. Но пусть продемонстрирует профессиональные способности 🙂 , какая разница, какие рынки изучать. Вполне себе развлечение для молодого маркетолога. На снабженцев бы это не возлагал, см. комментарий к началу раздела, но можно поручить и им, вопрос «тонкой настройки».

14.5.1. готовит список рассылки коммерческих предложений для покупки неликвидных ТМЦ;

14.5.2. определяет предварительные цены на продажу неликвидных ТМЦ. При этом допускается снижение цены на X% один раз в полгода;

14.5.3. согласует цены с руководителем СБ при наличии ценовых предложений на рынке. При отсутствии предложений на рынке первоначальная цена определяется как цена последней закупки;

14.5.4. направляет перечень директору по снабжению и руководителю отдела PR.

14.6. Руководитель отдела PR размещает текущий перечень неликвидных ТМЦ:

14.6.1. в разделе «Продажи/Другое» официального сайта компании;

14.6.2. на профильных сайтах, согласованных с директором по маркетингу и директором по снабжению.

Комментарий

Нужно так сделать, потому что на официальный сайт скорее заходят в поисках продукции, чем неликвидов.

14.7. Директор по снабжению направляет всем сотрудникам перечень ТМЦ с предложением об увеличении списка потенциальных покупателей, назначая срок предоставления предложений в течение пяти рабочих дней с момента получения.

14.8. По итогам опроса сотрудников директор по снабжению для каждого ТМЦ формирует перечень потенциальных покупателей и направляет его на согласование в СБ в течение двух рабочих дней после окончания опроса.

14.9. СБ согласует перечень потенциальных покупателей в течение пяти рабочих дней и передает его директору по снабжению.

14.10. Директор по снабжению в течение одного рабочего дня утверждает перечень поставщиков к рассылке и направляет его менеджерам по закупкам.

14.11. Менеджеры по закупкам в течение двух рабочих дней с момента утверждения перечня поставщиков:

14.11.1. готовят сопроводительные письма о наличии ТМЦ;

Комментарий

Безусловно, можно устраивать открытые торги по продаже имущества на предмет «кто больше предложит». Я, если честно, ни разу не видел особо конкурентной борьбы за неликвиды. Поэтому, IMHO, больше подходит постепенное снижение цены.

14.11.2. подписывают их у руководителей отделов закупок;

14.11.3. организуют информирование потенциальных поставщиков по электронной почте с почтового ящика «…» с копией на официальный почтовый ящик СБ.

14.12. При получении ответов на общий почтовый ящик владелец общего почтового ящика информирует о предложении менеджера по закупкам и СБ.

Комментарий

Для ценителей законченности регламентов – если предложений больше двух, здесь можно прописать процедуру переторжки по электронной почте. А можно – жребий, кому отдать.

14.13. СБ в течение пяти рабочих дней согласует покупателя и направляет решение об одобрении либо неодобрении контрагента договора менеджеру по закупкам и руководителю отдела.

14.14. Менеджер по закупкам, при получении одобрения контрагента от СБ, в течение двух рабочих дней:

14.14.1. инициирует заключение договора в соответствии с регламентом договорной работы. Ответственным исполнителем в терминах регламента договорной работы назначается менеджер по закупкам;

14.14.2. контролирует исполнение договоров по реализации неликвидных ТМЦ.

14.15. Не позднее 25 числа каждого месяца организуется сбор вторичного сырья на хранение. При этом:

14.15.1. сбор проходит в присутствии представителя СБ;

Комментарий

Естественно, если захотят… На металлоломе настаиваю, макулатура – возможно, и перебор, если не вагонами.

14.15.2. вторичное сырье передается в соответствии с настоящим регламентом (п. 8).

Комментарий

Уже писалось выше, что хранение металлолома осуществляется на отдельной огороженной площадке. То же самое про макулатуру и прочий пластик.

14.16. Списание неликвидных ТМЦ проводится путем уничтожения в присутствии представителя СБ. Акты передаются бухгалтеру по учёту ТМЦ в течение одного рабочего дня после уничтожения.

15. Рассмотрение результатов инвентаризаций.

15.1. По итогам проведения инвентаризации, а также при выявлении недостачи при поступлении ТМЦ собственным автотранспортом формируется комплект документов в соответствии с действующим законодательством.

15.2. При согласии МОЛ / коллектива с результатами инвентаризации:

15.2.1. в течение одного рабочего дня после окончания инвентаризации:

15.2.1.1. председатель инвентаризационной комиссии готовит приказ об отнесении материальных потерь;

15.2.1.2. комплект документов по итогам инвентаризации передается бухгалтеру по учету ТМЦ;

15.2.1.3. при наличии недостачи:

15.2.1.3.1. бухгалтер по учету ТМЦ информирует о недостаче руководителю ОТиЗ;

15.2.1.3.2. сотрудники пишут заявления на вычет недостачи из заработной платы и передают его руководителю ОТиЗ (при наличии недостачи).

15.3. При несогласии МОЛ / коллектива с результатами инвентаризации:

15.3.1. в течение одного рабочего дня после окончания инвентаризации председатель инвентаризационной комиссии:

15.3.1.1. информирует СБ и руководителя ОТиЗ;

15.3.1.2. формирует пакет документов в соответствии с действующим законодательством;

Комментарий

Речь идет, помимо инвентаризационных ведомостей, об акте об отказе подписывать результаты инвентаризации.

15.3.2. руководитель ОТиЗ приостанавливает начисление премий сотрудникам, допустившим недостачу, до момента резервирования полной суммы недостачи (равномерно между МОЛ);

15.3.3. СБ организует расследование причин недостачи в течение трех рабочих дней с момента получения информации о недостаче;

15.3.4. председатель инвентаризационной комиссии передает пакет документов бухгалтеру по учёту ТМЦ.

15.4. По итогам расследования:

Комментарий

Кстати, для расследования иногда полезно привлекать внутренних аудиторов. Они в учёте, как правило, сильнее и могут подтвердить мнение заинтересованных сторон.

15.4.1. СБ формирует акт расследования;

15.4.2. проводится совещание по итогам предварительного акта расследования;

15.4.3. в случае несогласия МОЛ с результатами расследования СБ имеет право:

15.4.3.1. отстранить МОЛ от работы;

15.4.3.2. инициировать обращение в судебные органы;

15.4.3.3. обратиться в правоохранительные органы;

15.4.3.4. инициировать увольнение МОЛ, в т.ч. за утрату доверия.

Комментарий

Есть такая замечательная статья 81 в ТК РФ, по которой МОЛ можно уволить «за утрату доверия». Начальник склада в деньгах, конечно, не потеряет. Но следующий работодатель у него может быть только с избыточным риск-аппетитом…

15.4.4. акт расследования вместе с предлагаемыми мерами и проектом приказов (о кадровых решениях, об отнесении материальных потерь) передается на утверждение генеральному директору;

Комментарий

Можно ввести ограничение по сумме: условно, до 0,5 млн. руб. – на уровень первого заместителя генерального директора, свыше – на уровень генерального директора.

15.4.5. генеральный директор утверждает акт расследования и подписывает приказы;

15.4.6. руководитель СБ передает комплект документов заинтересованным лицам.

15.5. Возмещение недостач происходит в соответствии с действующим законодательством.

15.6. При увольнении сотрудника, имеющего недостачу, материалы передаются в СБ. СБ совместно с директором по персоналу инициирует возмещение в рамках регламента претензионно-исковой работы.

16. Заключительные положения.

16.1. Регламент вступает в силу с момента издания приказа о его введении.

16.2. Изменения в регламент вносятся приказом генерального директора.

16.3. Для взаимодействия используются личные электронные адреса сотрудников.

Приложение 1. Перечень инициаторов и согласующих при получении ТМЦ со складов.

Подразделение

Инициатор

Согласующий

Производственный цех

Мастер

Начальник цеха

Механический цех

Начальник цеха

Главный механик

Цех ремонта электрооборудования

Начальник цеха

Главный энергетик

Станция метрологии

Начальник станции

Главный метролог

Автотранспортный цех

Мастер цеха

Начальник цеха

Железнодорожный цех

Начальник цеха

Директор по логистике

Ремонтно-строительный участок

Производители работ

Директор по капитальному строительству

Передача подрядчику сырья и материалов при осуществлении ремонтов

Исполнитель

Директор по производству

Комментарий

Показано для примера, «тонкая настройка», зависит от масштаба завода. Для каждого цеха (как производственного, так и вспомогательного) можно все отправить на уровень ниже (утверждают потребность начальники цехов), а можно поднять на уровень выше (потребность утверждает директор по производству и главный инженер).

В некоторых случаях целесообразно вводить согласование требования-накладной и со стороны отдела производственного учёта: например, по документам ТМЦ хватает на пару недель работы, а просят выписать уже сейчас. Не отражал.

Приложение 2. Перечень ТМЦ, поступление которых контролируется взвешиванием.

Наименование ТМЦ

Отгрузка

Вид транспорта

Все ТМЦ, кроме …

Навал, налив

Ж/д: котлы, полувагоны, хопперы и пр.

Все ТМЦ, кроме нерудных материалов

Навал, налив

Автотранспорт

Комментарий

Речь опять идет о «тонкой настройке». Иногда целесообразно контроль усилить, иногда можно и ослабить. Смотрите, анализируйте.

Приложение 3. Перечень ТМЦ, проверяемых по качеству.

Наименование ТМЦ

Проверяемые показатели

Наименование прибора

Порядок разгрузки

Металлопрокат

Твердость

 

После проведения проверки качества в ЦЗЛ

Запасные части для …

Соответствие чертежам завода-изготовителя

 

По поступлении

Марка стали

 

Резино-технические изделия

Усилие на разрыв

 

Качество смазки

 

 

Спирт этиловый

Органолептика

 

После проведения проверки качества в ЦЗЛ

   

Комментарий

В зависимости от вида использования проверяемые при приемке показатели качества могут отличаться. Понятное дело, что органолептика для спирта не нужна в случае использования его в качестве жидкости для протирки контактов.

С точки зрения качества – лучше сначала провести анализ, потом разгружать. В противном случае мало что можно доказать. С другой стороны, есть сложности, не каждое лабораторное исследование сделаешь за 3 часа. В общем, опять «тонкая настройка».

Приложение 4. Журнал учета оборотных ТМЦ.

Наименование ТМЦ

Цех-потребитель

Выданное

 

Полученное

 

 

Дата выдачи оборотной ТМЦ

Номер агрегата (при наличии)

Статус (новое, б/у)

Затребовал

Через кого

Подпись

Дата сдачи оборотной ТМЦ

Номер агрегата (при наличии)

Через кого

Принял

Дальнейшее использование

Передано в ремонт

Возвращено из ремонта

                             

Комментарий

Кстати, если вести такую табличку в Microsoft Excel, то можно вручную получать историю по позициям, продолжая столбцы «выдал» / «возвратил» хоть до списания оборудования.

Внутреннему аудитору

Программа проверки.

Полная версия в формате Microsoft Excel — здесь

Подпроцесс Программа проверки Справочная информация 
Признак эффективного дизайна Признак неэффективного дизайна Рекомендуемые действия по тестированию Вероятность «поймать» что-то при тестировании
Нормирование Убедиться в необходимости и достаточности установленных нормативов. Нормативы установлены исходя из принципа ABC, наиболее значимые по объемам и ценам потоки ТМЦ отнормированы.  Нормативы фрагментарны либо отсутствуют.
Излишняя занормированность производственных процессов. 
Интервью с ПЭО на предмет подходов к установлению нормативов.
Анализ разумности подходов.
Анализ соответствия установленных нормативов декларируемым подходам. 
Средняя
Убедиться в корректности и соблюдении установленных нормативов. Нормативы установлены на основании комиссионных измерений.
Нормативы регулярно анализируются, анализ причин отклонений реально проводится, меры принимаются. 
Нормативы устанавливаются на основании факта предыдущих периодов.
Списание материалов осуществляется на основании расчетных значений по нормативам. 
Анализ принципов установления нормативов.
Сравнение нормативов с паспортными данными оборудования, анализ причины выявленных отклонений.
Выборочный анализ соблюдения нормативов.
Высокая
Материальная ответственность Убедиться, что МОЛ назначены по всем местам хранения ТМЦ. На каждой площадке имеется МОЛ. МОЛ имеются только на складах.  Объезд территории. Выборочный контроль обеспечения условий для сохранности ТМЦ. Контроль наличия договоров материальной ответственности.  Высокая
Убедиться в назначении полной материальной ответственности по всем возможным местам хранения.  Имеются склады непосредственно в производственных подразделениях.  Значительные объемы сырья, материалов и готовой продукции хранятся непосредственно в производственных подразделениях, МОЛ — начальник цеха.  Обход производственных подразделений.
Выборочный контроль наличия договоров полной материальной ответственности.
Высокая
Убедиться, что на складах имеет место полная материальная ответственность (либо индивидуальная, либо коллективная).  Условия для сохранности активов созданы (ограда, ключи, сигнализация).
При смене МОЛ (в т.ч. при уходе в отпуск) или при обновлении коллектива оформляются документы по инвентаризации. 
МОЛ является начальник склада (а не коллектив).
При уходе в отпуска либо смене коллектива документы по инвентаризациям не оформляются. 
Выборочный контроль наличия договоров полной материальной ответственности.  Низкая
Убедиться в регулярном проведении инвентаризаций в соответствии с инструкциями.  Проводятся плановые инвентаризации.
Регулярно проводятся внеплановые инвентаризации (по факту превышению нормативов расхода, по другим отклонениям).
Инвентаризации проводятся по правилам (с пересчетом всего, что находится на складе и т.п.).
Инвентаризации выявляют расхождение между книжными и фактическими остатками. 
Проводятся только плановые инвентаризации для оформления документов в бухгалтерию.
Отклонение по инвентаризации (в т.ч. на территориях производственных подразделений) — редкость. 
Выборочный просмотр видеозаписи о проведении инвентаризаций.  Средняя
Убедиться, что недостачи взыскиваются с МОЛ в максимально возможном объеме. При обнаружении недостачи проводятся расследования, МОЛ согласны с недостачами, денежные средства возмещаются.
Взыскание через суд непогашенной задолженности у уволенных МОЛ. 
МОЛ не подписывают акты инвентаризации при наличии недостач.
Расследования причин недостач не проводятся.
При увольнении МОЛ не делается попыток взыскать недостачу.
Выборочный анализ взыскания недостачи.
Анализ причин непогашенной задолженности уволившихся сотрудников.
Средняя
Документооборот Убедиться в полноте и своевременности формирования и предоставления первичных документов по учёту ТМЦ. Документы о движении ТМЦ оформляются и передаются в бухгалтерию ежедневно по рабочим дням.
Остатки на складе по данным информационных систем актуальны при пересменках. 
Документы сдаются в бухгалтерию один раз в месяц за весь период в агрегированном виде.  Выборочный анализ в промежуток между 5 и 20 числом любого месяца своевременности поступления первичных документов.  Высокая
Досмотровый режим Убедиться в достаточности контрольных процедур при пересечении КПП транспорта и людей.  При пересечении границы территории предприятия осуществляется 100%-ый досмотр автомобильного и железнодорожного транспорта (как груженого, так и порожнего).
Цистерны и крытые вагоны опломбируются после погрузки/разгрузки в присутствии сотрудника СБ.
При проходе персонала стоят металлоискатели. 
Отсутствует полноценный досмотр транспорта.
Видеокамеры не позволяют зафиксировать содержимое кузова вагона либо автомобиля.
Избыточный досмотр сотрудников. 
Объезд периметра территории.
Контроль наличия видеонаблюдения на КПП.
Контроль правильности установки видеокамер.
Контроль работоспособности и порядок хранения результатов видеонаблюдения. 
Средняя
Убедиться в наличии оформления материальных пропусков при вывозе любых ТМЦ с территории.  Материальный пропуск (в т.ч. при согласовании арендаторам) анализируется на предмет необходимости вывоза (для своих, в т.ч. контролируется наличие договора) и принадлежности вывозимого (для арендаторов).  Материальный пропуск выписывают МОЛ.  Анализ порядка выдачи материальных пропусков.
Контроль хранения отрывных корешков.
Выборочное сопоставление отрывных корешков материальных пропусков с записью видеонаблюдения. 
Низкая
Приемка ТМЦ Убедиться в достаточности контрольных процедур по сохранности активов при поступлении ТМЦ. До МОЛ доведены условия приемки продукции в соответствии с договором.
Соблюдение инструкций П-6 и П-7.
Автотранспорт пропускается на территорию только по заявке отдела снабжения. 
Оформление приходных накладных непосредственно в подразделениях — потребителях (за исключением ремонтов). 
Отсутствие досмотра автотранспорта при въезде.
Отсутствие сопоставления ввезенного на территорию и отраженного в учёте. 
Интервью с МОЛ по вопросам доведения до МОЛ условий приемки ТМЦ.
Анализ причин отказа в удовлетворении претензий по количеству (при наличии). 
Средняя
Убедиться в достаточности контроля качества при поступлении ТМЦ. Определен перечень поступающих ТМЦ, которые проверяются по качеству, перечни доведены до МОЛ, ОТК и ЦЗЛ.  Проверка качества проводится только при явных признаках несоответствия.  Контроль наличия «следов» в ЦЗЛ / ОТК о приемке ТМЦ за выбранный период.  Высокая
Внутренние перемещения Убедиться в наличии лимитов либо других механизмов по контролю отпуска со складов.  Лимиты устанавливает ПЭО на основании плана производства.  Принцип супермаркета: со склада отпускается затребованное, лимиты не контролируются.  Запрос лимитно-заборных ведомостей в цехах.
Контроль заполнения в промежуток между 5 и 20 числом любого месяца.
Выборочный контроль наличия согласующих подписей на первичных документах. 
Средняя
Убедиться, что первичные документы на перемещение ТМЦ между складами и цехами визируются на соответствующем уровне. Документы на перемещение визируют как минимум мастера цехов.  Факт передачи ТМЦ отражается в блокнотиках / тетрадочках без подписей, первичные бухгалтерские документы формируются перед закрытием периода.  Выборочный контроль согласующих подписей на первичных документах.  Низкая
Учет оборотных ТМЦ Убедиться в корректности учета оборотных ТМЦ. При отпуске оборотных ТМЦ заполняется журнал о выдаче, возврат оборотных ТМЦ контролируется.  Оборотные ТМЦ хранятся на территории подразделений.

Анализ принципов назначения ТМЦ оборотной.
Анализ порядка учета оборотных ТМЦ.
Выявление несвоевременно сданных ТМЦ, анализ причин несвоевременного возврата. 

Средняя
Учет полуфабрикатов и готовой продукции Убедиться в контроле качества продукции. Определен перечень контрольных точек, в которых контролируется качество ТМЦ, перечень доведен до МОЛ, ОТК и ЦЗЛ. Проверка качества проводится несистемно и по сигналам от потребителей.  Контроль наличия «следов» в ЦЗЛ / ОТК о приемке полуфабрикатов / готовой продукции за выбранный период.  Средняя
Убедиться в раздельном хранении брака Имеется изолятор брака, каждая единица хранения подписана «БРАК».  Брак не маркируется либо не хранится отдельно от остальных ТМЦ Обход производственных подразделений.  Низкая
Передача ТМЦ подрядчикам  Убедиться, что ТМЦ получает МОЛ подрядчика.  Подрядчик выписал доверенность на получение ТМЦ, доверенность проверена и находится у МОЛ цеха / в бухгалтерии.  Материалы выдаются без доверенности под подпись.  Запрос доверенностей подрядчиков, осуществляющих ремонты / строительные работы на момент проверки.  Низкая
Убедиться, что оборотные ТМЦ возвращаются.  По окончании ремонта контролируется возврат подрядчиком оборотных ТМЦ. Возврат оборотных ТМЦ, переданных подрядчику, не контролируется.  Контроль возврата (при отсутствии оговорок в договорах) подрядчиком оборотных ТМЦ МОЛ цеха.  Высокая
Управление неликвидами Убедиться в своевременности и обоснованности отнесения ТМЦ к неликвидным.  Процедура анализа остатков ТМЦ регулярна.
Решение принимается комиссионно, при необходимости проводится осмотр ТМЦ. 
Решение о выявлении неликвидов принимается только при переполнении склада.  Анализ перечня неликвидных ТМЦ.
Анализ оборачиваемости всех имеющихся ТМЦ.
Анализ причин отсутствия ТМЦ в перечне неликвидов (при необходимости). 
Средняя
Убедиться в максимальном привлечении потенциальных покупателей.  Информация о неликвидных материалах размещается на сайте, направляется потенциальным поставщикам, размещается на электронных площадках в интернете.  Информация о неликвидах находится только на официальном сайте, дополнительных мер по реализации не проводится.  Анализ организации процедур оповещения потенциальных покупателей.
Поиск объявлений от организации в сети интернет. 
Высокая
Убедиться в отсутствии посредников при продаже ТМЦ. СБ идентифицирует конечного потребителя ТМЦ.  Договор заключается с юридическим лицом, первым подавшим заявку.  Анализ профиля и взаимосвязей юридического лица покупателя неликвидов в СПАРК.  Высокая
Логистика Убедиться в достаточной эффективности внутрипроизводственной логистики. Имеется аналитика в учете, где отражается стоимость внутрипроизводственной и внутрискладской логистики.
Цепочки движения ТМЦ «спрямлены».
Ж/д и автомобильные весы расположены на пути следования основных потоков транспорта. 
Аналитика по внутрипроизводственной и внутрискладской логистике отсутствует.
«Траффик» на внутризаводских проездах.
Кривое расположение ж/д и автовесов (дополнительные маневровые работы). 
Построение принципиальной схемы материальных потоков.
Анализ возможностей сокращения расстояний транспортировки / отказа от маневров и т.п. 
Средняя
Убедиться в достаточной эффективности внутрискладской логистики.  Наиболее часто отпускаемые товары находятся ближе к «окну отпуска».
Имеются средства механизации (краны, тележки, кары, рокли и пр.).
Накладные на отпуск печатаются в соответствии с местами расположения ТМЦ.
Товары размещаются на складе в порядке поступления.
Разгрузка и отпуск осуществляются с большим количеством ручного труда. 
Наблюдение за работой складов.
Анализ возможностей сокращения численности (в т.ч. за счет внедрения малой механизации). 
Средняя
Хранение ТМЦ, полуфабрикатов и ГП Убедиться в достаточности условий для сохранности ТМЦ по количеству и качеству. Площадки хранения огорожены.
Отсутствует контакт с осадками, землей, прямыми солнечными лучами.
Соблюдается температурный режим хранения.
Применяется принцип FIFO при движении товара. 
Зимой сложно найти что-нибудь на открытых площадках.
Весной и летом при попытке доступа к ТМЦ нога проваливается по щиколотку.
Применяется принцип LIFO при движении товара. 
Объезд территории. Выборочный контроль обеспечения условий для сохранности ТМЦ с точки зрения материальной ответственности и сохранению качества.
Выборочный анализ сроков хранения для ТМЦ, имеющих срок хранения. 
Высокая
Убедиться в раздельном хранении новых, восстановленных и неработоспособных ТМЦ. На складе выделены отдельные площади для хранения разных категорий товаров.  ТМЦ хранятся вперемешку, в некоторых случаях — в пересекающихся кучах.  Анализ размещения ТМЦ на складах.  Высокая
Списание ТМЦ Убедиться, что ТМЦ при списании уничтожаются в присутствии СБ.  СБ присутствует при уничтожении товара и пересчитывает / измеряет уничтожаемый товар.  СБ только утверждает акты уничтожения. Проведение интервью с сотрудником СБ.
Личное участие в уничтожении неликвидов. 
Низкая

 

Общие комментарии.

Движение ТМЦ, скорее всего, анализировал каждый внутренний аудитор. Рекомендации здесь даны только с точки зрения заполнения раздела.

Комментарии:

  • Здесь, как и в программе аудита закупок, может потребоваться аудит действий СБ. Но, в отличие от аудита закупок, СБ сама заинтересована в небольших (именно небольших) находках, так как это даст им возможность лишний раз надавить на ЧОП, осуществляющее охрану. Если же выявится большая дыра (как в прямом, так и в переносном смысле) – к сожалению, нужно устранять. А уж отмазку СБ сама придумает (условных «денег нет» вполне достаточно).
  • Первый пункт программы проверки – убедиться в необходимости и достаточности нормативов. Обратите внимание на необходимость: в разделе для постановщика СВК написано, что нормировать салфетки и пр. не нужно. Тем не менее, периодически встречается нормирование каждой мелочи. Если все привыкли, трудозатраты минимальны – то и пусть будет. Если же для контроля мелочевки есть пару человек в финансово-экономическом подразделении, либо эти нормативы никак не контролируются – вывод очевиден.
  • Если расходы «подросли» равномерно (то есть отнормировано 5 полуфабрикатов, из них все 5 превышены на 5-7%) – велика вероятность неучтёнки (в некоторых случаях – сокрытого брака). Если «выплеск» произошёл только по одному отнормированному показателю – скорее всего, либо какой-нибудь прибор не работает, либо разгильдяйство (получил со склада меньше, спёрли, не углядел, пролил, потерял, разбил, ветром унесло, закатилось куда-то и т.д.). В последнем случае можно провести инвентаризацию на складе, который отпускал эту ТМЦ, может, и найдется.
  • О своевременности оформления документов. Иногда случается какой-либо затык, связанный с тем, что что-то в системе отразилось криво. На примере моего склада: что-то не нашли, списали. Объявлять это недостачей не очень хочется, потому что вроде как деться никуда не могло. Потом, как правило, находилось. Поэтому в некоторых случаях документы можно оформлять не «день в день», а немного позже, для того, чтобы разобраться. Бить за это, скорее всего, не нужно. Тем не менее, обратите внимание, что некоторые виды тестирования нужно выполнять в середине месяца. По итогам месяца все бумажки красивые, а вот в середине – как правило, не очень.
  • Контроль соблюдения правил проведения инвентаризации всегда затруднен. Дело в том, что присутствие проверяющего резко обостряет знание принципов и подходов, поэтому всё делается «как для кино». Поэтому лучше сразу смотреть кино (при наличии, конечно). Без кино контроль будет специфичен.
  • По поводу управления неликвидами. Поток хоть и маленький, но очень интересный, можно заработать и 50%. Согласитесь, неплохо периодически иметь 100 тыс. руб. в качестве доплаты к сумме к выплате по основному месту работы, при этом не выходя с места работы. По-хорошему, все рекомендации для аудита сбыта готовой продукции на 100% подходят, вопрос времени, отведенного на аудит. Скорее всего, целесообразно досконально проверить несколько крупных сделок и обязательно полазить по СПАРК.
  • Достаточно тяжело подобрать примеры эффективного и неэффективного дизайна для внутрипроизводственной и внутрискладской логистики. Нужен просто независимый взгляд. Из собственного опыта: при наличии всего лишь одного транспортера скорость разгрузки резко возрастает. Правда, масса тела поднялась с 80 до 90 кг достаточно быстро, но это уже личное. В качестве примера эффективного дизайна приведено наличие аналитики. Это действительно важно: исходя из того, что ты видишь, будет непросто доказать, что какие-то перемещения целесообразно «спрямить». Затраты потребуются точно, а вот эффективность оценить при отсутствии должной аналитики затруднительно. Тем не менее, посчитать высвобождение одной единицы техники достаточно легко. Кстати, бульдозер по затратам в год примерно эквивалентен одному аудитору. 
  • Обратите внимание на то, что я не называю в качестве эффективного дизайна для хранения продукции «крытый отапливаемый склад». Да, это, безусловно, неплохо. Но дорого, если строить с нуля. Поэтому нужно просто обеспечить минимум (см. выше – поддоны, навес). Еще один спорный момент для хранения – нужно ли хранить новые и восстановленные запчасти раздельно. Мое мнение – не нужно, чтобы не перепутать: должен быть склад новья, должен быть склад ломья. Возможно, иногда есть ситуации, когда удобнее, чтобы было рядом.
  • Программа может показаться недостаточно подробной. Возможно, это и так: обозначены только ключевые пункты. Если честно, сложно писать еще подробнее, потому что вроде как всё понятно. На мой взгляд, для проведения аудита сохранности ТМЦ даже не нужно себя позиционировать внутренним аудитором. Кстати, вероятность найти какую-нибудь действительно большую проблему при этом аудите нереально (за исключением логистики и хранения), потому что стратегических ошибок здесь быть не может. Ну и, в отличие от многих других аудитов, здесь можно поменять всю систему учёта с 01 числа по большинству выявленных недостатков.

Повышение эффективности проверки.

Чем интересно движение ТМЦ – всё можно получить в Microsoft Excel, и, соответственно, обеспечить 100%-ое тестирование по очень многим показателям. Тем не менее, привожу очевидные элементы не совсем «случайных» выборок.

1. Пресеченные попытки хищения на предприятии (интересует не 5 л дизельного топлива или 2 кг гвоздей, а, например, попытка вывоза хотя бы 200 кг / литров чего-нибудь). А лучше – грузовик.

2. Анализ оборачиваемости в целом по предприятию. Выборка позиций с максимальной оборачиваемостью на предмет наличия и анализа причин возникновения.

3. Анализ неликвидных материалов. Причины возникновения неликвидов.

4. Объезд предприятия. Практически на каждом большом предприятии есть что-то большое, неучтенное, с ненадлежащими местами хранения и т.п. Из того, что видел лично в середине 2000-х – импортная линия, поступившая в 1990 году, но так и не смонтированная. Стоимость – больше $20 млн. (это в советские времена, платили инвалютой), по понедельникам, средам и пятницам дежурит кладовщик.

5. Наиболее крупные превышения расходов при авариях.

6. Анализ результатов недостач.

7. Анализ результатов превышения нормативов расходов.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.