Сизифов труд или как писать отчеты по аудиту

Я не знаю как надо, но Вы делаете неправильно (с) армейская мудрость.

Поговорим об отчетах. Тех-самых, которые формирует аудитор в результате своей нелегкой жизнедеятельности.

О том, что из основного должно быть в отчетах, сказано в международных стандартах (IPPF). Как лучше писать отчеты – этому учат за немалую денежку BIG4. Тем не менее, как, в общем, должен выглядеть отчет аудитора и что стоит включать в отчеты на самом деле – вопросы непростые и требуют обсуждения и размышления. Для этого разберемся со следующими тезисами.

Тезис №1. Наполнение и структура отчетов должна зависеть от пользователя этих отчетов

Несмотря на то, что выводы, их обоснования, наблюдения и рекомендации обычно присутствуют в любом нормальном привычном отчете аудитора, необходимо помнить, что не всем пользователям эти компоненты необходимы в полном объеме, что бы там ни говорили IPPF. Это происходит потому, что:

• Для совета директоров обычно важно понимать — в общем и целом — выявленные риски и динамику работы менеджмента с ними. Поэтому некий светофор с галками из разряда “сделано”/”не сделано”, с цифровыми оценками будет более чем достаточен.
• Для комитета по аудиту, как самого бесполезного коллегиального органа управления, важно, чтобы то, что написал аудитор, не лишило его членов доходного места и чтобы члены эти технически были способны транслировать информацию из предоставленных отчетов в совет директоров так, чтобы их поняли. Поэтому краткие выводы, написанные в инфостиле, упакованные в один абзац – представляются самым оптимальным решением.
• Для менеджмента важно девальвировать мнение аудитора так, чтобы его поскорее перестали воспринимать всерьез, поэтому какими бы деталями ни были снабжены его краткие и очевидные выводы, место для финального фидбека со стороны менеджмента необходимо предусмотреть на самом видном месте. Чтобы за обструкции каждый чувствовал ответственность. Всякие листы разногласий – это вариант, но на промежуточном этапе, а итоговый фидбек должен идти параллельно с заключением.

Тезис №2. Возможности погружения пользователей в предоставляемую аудитором информацию определяют выводы аудитора

При написании отчета, аудитору необходимо учитывать, насколько пользователи отчета готовы погружаться в труды его работы. Если не готовы (что встречается чуть реже, чем всегда), то сложных формул, наблюдений и выводов лучше избегать. Признаться себе в идиотизме – отважных мало, поэтому решат, что аудитор идиот. Так удобней всем.

Затем нужно понимать, готов ли кто-то реально работать с результатами аудита. Если таковые имеются, то важно изучить следующий тезис, тут же перейдя к нему. А если нет, то неплохо было бы подумать, почему такое бывает:

• Если аудит набирался и ставился владельцами/акционерами для собственных нужд и между ними – владельцами/акционерами нет разногласий, тогда можно ждать детального погружения в результаты работы с их стороны. Генеральный директор, в таком случае, обычно вынужден работать с результатами аудитора, поэтому будет вынужден погружаться хотя бы для того, чтобы формировать свою позицию. Примеры компаний из жизни, в которых была именно такая ситуация: Мираторг, Каро-фильм, РМ-Рейл.
• Если позиция аудитора навязана акционером генеральному директору, которого он под давлением набирал себе сам, то ждать от генерального большого погружения априори не стоит. Нужно быть готовым, что максимум, что сможет прочитать генеральный директор – это название отчета. Акционер при этом тоже будет ограничен в погружении, так как уверенности в работе аудитора в своих интересах не будет: его же брал генеральный. Типичный пример – Самолет-девелопмент.
• Если скорость внедряемых изменений большая (то есть процессы не устоявшиеся) – читать никто ничего не будет, как минимум в текстовом виде.

Тезис №3. Отчет аудитора должен быть связан с результатом работы аудитора

Тезис из разряда “очевидное невероятное”. А все почему? Потому что результат работы аудитора – это тема очень неоднозначная. И чтобы ее упорядочить, необходимо формализовать и затвердить, что же все-таки является конечной точкой работы аудитора по заданной тематике:

• Это может быть мнение — отчет с выводами об изучаемом вопросе, а может быть и презентация в картинках. Тут уж – кому что нагляднее.
• Отчет может содержать рекомендации, а может и не содержать. Не всегда аудит может обладать экспертизой того, как исправить обнаруженную жопу, кроме как разогнать курятник к чертовой бабушке, например.
• Рекомендации могут быть согласованными к моменту презентации отчета, а могут и находиться в стадии обсуждения. Это бывает, когда в организации отчеты по аудиту принято согласовывать годами, а результат хоть в каком-то виде, да нужен чаще, чем раз в год.
• Рекомендации могут быть оформлены в виде план-графика по внедрению, а могут быть оставлены в виде непосредственно рекомендаций. Потому что если еще и план-график по внедрению рекомендаций согласовывать годами, то даже в самой неторопливой и забюрократизированной организации процессы могут измениться так, что в ходе согласования результат аудита будет нивелирован.
• Пост-аудит по внедрению рекомендаций может подразумеваться, а может и нет. Соответственно, может включаться в основной отчет, а может быть представлен самостоятельно.
• Денежный эффект по результатам внедрения рекомендаций может оцениваться, а может и нет. Или вообще быть не применим к рассмотренной аудитором области.

А самое главное, что у всех пользователей аудита могут быть совершенно разные мнения относительно того, что же является конечным результатом аудита, за что его хвалить, за что ругать, а за что — премировать перед увольнением.

Тезис №4. Универсального кактуса не существует. Но есть неоспоримые тенденции

Опыт эксперта сайта таков, что в жизни были случаи, когда пользователи читали и большие отчеты (свыше 100 страниц) и не хотели читать малые (1-2 страницы).  А вот презентации, которые не хотели бы читать, эксперту не встречались. Посему, видимо, именно за презентациями будущее, так как их воспринимает, похоже, не только самый занятой пользователь, но и даже примат. Многостраничные тома аудиторских трудов, видимо, все же канут в лету. Изобразить презентацию – дурное дело нехитрое, каждый справится, но вот как лучше ее сконструировать – вопрос. На практике эксперт придерживался такого формата:

• Заглавный слайд – низкий поклон руководству и Заратустре с благодарностью им за возможность поизучать важную тему.
• Второй слайд – свод изученных вопросов с градацией по значимости (от самого важного к самому второстепенному) со светофором по значимости.
• Остальные слайды – по следующему шаблону:
• Шапка (зеленая, желтая или красная в зависимости от важности вывода, вопроса, риска и т.д.)
• Сам Вывод
• Обоснование вывода в 2-3 буллитах
• Рекомендация по устранению
• Срок выполнения рекомендации и ответственный за внедрение
• Строка с фидбеком от менеджмента
• Строка с ожидаемым эффектом

Абсолютно уверен, что вариантов презентации могут быть массы, эксперт сайта лишь делится своими практическими наработками, которые проверены на личном опыте и которые реально работали. Успехов Вам в Ваших сизифовых трудах, и наш опыт – Вам в помощь.

Ждем Ваших мнений и предложений.

(c) Илья Осеев.