или комментарии руководителя подразделения внутреннего аудита.

Существует и другая точка на TeamMate по сравнению со статьей «Об автоматизации внутреннего аудита», приведенная на этой странице.  

© Ажимов О.Е., заместитель директора Департамента по внутреннему аудиту ПАО «Русгидро».

О TeamMate

На мой взгляд, TeamMate (ТМ) – это лучше, чем ничего, для компании с количеством аудиторов более 15 человек.

С некоторыми моментами, описанными Романом,  я согласен:

  • TeamRisk  мы не используем, у нас своя программа;
  • кривые таблицы в отчёте, выгружаемом из ТМ – согласен, при формировании итогового отчёта мы используем Word;
  • ТМ для ежедневого контроля записей о проделанной работе аудитора не используем. Мы ввели порядка 10 контрольных точек (статусы) по каждому проекту в ТМ, которые и отслеживаем.

С некоторыми моментами мы не сталкивались и (или) не испытываем от них дискомфорт:

  • проблем со стабильностью работы по вине ТМ у нас практически не возникало (мы используем версию 10.3);
  • детализацию шагов можно задать самим, также как и детализацию программы проверок. Детальная последовательность действий у нас не жёсткая и не низкоуровневая, руководитель проверки может корректировать программу проверки, меняя и добавляя отдельные процедуры по проверке раздела (в том числе выбирать из библиотеки, которая постоянно пополняется).

Ряд плюсов, на мой взгляд, не описаны. ТМ выполняет для нас, в том числе, роль электронного инструмента и хранилища аудиторских доказательств. Что мы можем продемонстрировать с помощью TeamMate (а для нас внешний контроль качества внутреннего аудита раз в пять лет —  это уже требование Росимущества и ККУ):

  • календарный план-график проверок в разрезе сотрудников внутреннего аудита;
  • фактический график (хотя от графика в Excel я пока не отказался);
  • библиотеку типовых программ проверок;
  • программу каждой проведенной проверки и распределение аудиторов по разделам;
  • документальное обоснование выборки по каждому разделу, подготовленную аудитором;
  • краткую информацию о фактически проделанной в ходе аудита работе;
  • аудиторские доказательства (сканы, фото, таблицы Excel и т.д.). У нас 90% анализируемых документов в электронном виде;
  • контроль качества, проводимого руководителем проверок (рецензирование);
  • контроль времени, выделенного на проект (фиксирование контрольных точек стадий проверки)

и т.д.

К плюсам также можно отнести:

  • загрузка планов корректирующих мероприятий менеджмента и онлайн отчет по исполнению плана корректирующих мероприятий (через Web-интерфейс);
  • анкетирование менеджмента по итогам аудита;
  • разделение прав к проектам, документам и отчётам (очень актуально в последнее время). В случае использования папок на сервере этого добиться более трудоёмко.

На мой взгляд, ТМ полезен в первую очередь руководителям внутреннего аудита и молодым специалистам. Безусловно, ТМ — это дополнительное время сотрудников (по нашему опыту для аудитора – члена команды это порядка одного дня на проект). Ещё нужно отметить, что половина внутренних аудиторов у нас аудиторами ранее не работали, при этом являются высококлассными специалистами, имеющими базовое строительное, инженерное образование и соответствующий опыт работы (т.к. самые существенные объекты аудита у нас – это стройки, ремонты, модернизация).

Опыт внедрения.

Программу мы настраивали сами под наши потребности. Пару дней у меня ушло на категории, типы проблем, уровни, иерархия, ресурсы и т.д. Часть функций, закладок, окошек, а в версии 10.3 их очень много, мы не используем. И мы совсем не стремимся использовать все возможности ТМ, берём только то, что считаем полезным, удобным, плюс необходимым для соответствия внешним требованиям (см. рекомендации и указания Росимущества, международные стандарты внутреннего аудита). За каждый «квадратик» не бьёмся.

То, чего нам не хватало, мы настроили отдельно в Web-интерфейсе, забирая информацию из ТМ: выгрузка проблем (недостатков) в разрезе подразделений (ДЗО, филиалов), в разрезе влияния на стратегические риски; более простой и наглядный контроль качества заполнения ТМ сотрудниками; более наглядный контроль статусов проектов.

Несколько лет назад мы оплатили 10 лицензий (спустя пару лет докупили еще 10 лицензий) и 5 дней консультаций PwC. Два дня консультаций мы потратили на первоначальную установку и настройку программы. Затем, вместе с двумя наиболее продвинутыми в части IT сотрудниками из числа внутренних аудиторов (которых впоследствии я назначил ТМ-лидерами), мы провели выездную проверку одного из филиалов, применяя ТМ. По приезду из командировки мы полностью завершили проект, параллельно я вносил некоторые корректировки в настройки программы, подстраивая её под наши нужды (категории, типы проблем, уровни и др.). Ещё один день консультантов мы потратили на подготовку трёх инструкций: для аудиторов, для руководителей проектов и для ТМ-лидеров. Инструкции формировались уже на основе настроенной конфигурации после первого проекта. Оставшиеся два дня консультантов (кстати, очень адекватные и профессиональные Марина Юнь и Алексей Хрусталев, с которыми мы до сих пор общаемся) мы потратили на проведение практического обучения внутренних аудиторов (на рабочих ноутбуках аудиторов, на настроенной базе).

И только после этого мы начали массовую эксплуатацию с первого января 🙂 .

Комментарии авторов сайта

Спасибо Олегу Евгеньевичу за описание его подхода и согласие на его размещение на сайте. В целом подход разумен и значительных противоречий с нашим мнением нет (иначе, если быть честными, и не разместили бы). Особо хочется отметить следующие особенности использования применительно к конкретной ситуации:

  • аудит строительства на всех этапах, которым занимаются более половины сотрудников – это, скорее, комплаенс-ориентированный подход. В этом случае автоматизация может упростить работу, программный продукт – на усмотрение заказчика;
  • руководитель проекта сам выбирает модель документирования в TM. Соответственно, если не требовать от руководителя документирования анализа стратегии или проведения DD покупаемого объекта в виде «цель – риск – контрольная процедура» (очень хорошо применимых для ПБиОТ, списания ТМЦ и прочих «тестирований контролей»), то работать всем будет проще;
  • несмотря на заявленный функционал самого TeamMate: с одной стороны, достаточно большая часть не пригодилась, с другой стороны – используются MS Excel и прочие продукты. То бишь TM – не панацея от всего, а один из годных элементов по автоматизации.

Нужна автоматизация Вам или нет – решайте сами. По мнению авторов сайта, основными предпосылками к автоматизации являются:

  • масштаб компании. Это однозначно больше 10000 сотрудников, с существенным географическим распространением: в большой компании больше процессов, держать их под контролем сложнее, а статусы по улучшениям без дополнительных инструментов контролировать сложно;
  • численность Службы Внутреннего Аудита (или ее функционального аналога) и её структура. Если в подразделении меньше 20-30 человек – без автоматизации можно обойтись. Так же есть зависимость от руководителя: кто-то верит больше сотрудникам и их словам о статусе проекта, кто-то не доверяет вообще. «Прокомпличивание степов» при автоматизации фактически означает подпись за этап проекта, то бишь вроде бы способствует снижению вероятности обмана (одно дело – на словах что-то сказать, другое дело – под подпись, сами знаете);
  • корпоративная культура. Если в компании принято иметь всяческие «фишки», повышающие эффективность труда – то почему бы и не автоматизировать аудит. Эта черта, в основном, присуща западным компаниям. В российских часто автоматизация состоит в прокачивании пользователями навыков VBA программирования. А что? Полезно и в некотором роде бесплатно. Если же что-то для автоматизации покупать за деньги (а цена вопроса на тот же TM сейчас поднялась даже в долларах) – неплохо быть уверенным в том, что эта автоматизация окупится. Причем не с точки зрения «беспокойства руководителя внутреннего аудита», а именно экономически (сокращению времени на конкретные проекты и пр.). Да, безусловно, можно отбиться от любых неприятных вопросов про эффективность автоматизации тем, что всё стало глубже и качественнее, но будьте честны перед собой в первую очередь.

P.S. Всегда готовы размещать и другие мнения.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.