Тендерный комитет – контрольная процедура или глобальная профанация?

— Ну и как при таких здоровых яйцах могут быть такие огромные рога © Известный анекдот про “лося и ясненько-непонятненько”

В духе соответствия эпиграфу, нам захотелось порассуждать о тендерном комитете. Рассуждать будем не абстрактно, а на основании реального примера одной большой девелоперской конторы, которую мы видели лично. Традиционно, без гипербол и литот, все строго по делу. Сразу оговоримся, здесь не идет речь о методах оценки предложений (о которых мы уже говорили ранее), но о коллегиальном органе управления, правильная организация которого способна снижать риски фрода.

Итак, в бой!

Когда великие мира сего (владельцы бизнесов, акционеры, или их представители) начинают задумываться о необходимости тендерных процедур и комитетов в подшефной им (в нашем случае — девелоперской) организации, они исходят приблизительно из того, что с точки зрения бизнес-логики, тендерный комитет:

• Нужен для того, чтобы эффективно утверждать победителей на тот или иной вид работ.
• Утверждение победителей нужно для того, чтобы золотая формула строительства: сроки-качество-стоимость как можно лучше работала.
• Формула бы эта лучше работала за счет того, что функционал утверждения подрядчиков отодвинулся бы от непосредственно менеджмента к коллегиальному органу.
• В результате чего, утверждаемые решения оказались бы проработаны, изучены и оценены с точки зрения рисков, в т.ч., коррупционных. И, конечно же, такие риски были бы снижены.

Поэтому создается большая структура с огромными яйцами из исключительно уважаемых людей. При этом:

• Тендерный комитет происходит регулярно и выглядит, как минимум, в виде заседаний большого количества участников. Время каждого участника стоит денег, а время всего заседания – больших денег.
• Утверждение или не утверждение подрядчика может как ускорять срок строительства (выбрали хорошего, и он все сделал вовремя, потому что не сдох до конца проекта), так и замедлять (постоянная замена одного шлака другим).
• Роль тендерного комитета может быть лишь формальная: красиво оформляем выбор заранее предопределенного подрядчика или реальная – смотрим, чтобы тендерные процедуры выполнялись корректно и выбираем действительно лучшего за те деньги, которыми располагаем и сроками, которые нас устраивают.
• Затраты на администрирование как тендерного комитета, так и тендерных процедур непосредственно должны быть меньше, чем величина достигаемой по результатам этих мероприятий экономии. Причем, как впрямую (допустим, нашли на рынке стоимость кладки на 10% дешевле, чем могли бы без тендеров, что перекрыло трижды затраты на администрирование), так и косвенно (пять замен дешевых подрядчиков сдвинули сроки строительства на величину, приемлемую для проекта).

Однако, вновь обращаясь к эпиграфу, здесь могут вырасти огромные рога. Рассмотрим кейс из жизни, как под благовидным предлогом в рамках тендерного комитета можно создать кормушку для некоторых уважаемых людей и дойку для подрядчиков.

Для этого нужна сущая мелочь: недостаточно эффективно контролировать риск перепродажи подряда. Казалось бы, причем здесь перепродажа подряда, коли рожа крива? Однако именно из-за неэффективного тендерного комитета такой риск цветет и пахнет. И в доказательство этой теоремы, посмотрим на всем известный треугольник Кресси, с его пресловутыми компонентами: мотив, рационализация и возможность.

Итак, основные участники при перепродаже подряда: продавец подряда, покупатель подряда и куратор (лицо образное, может в лице него быть директор по строительству, директор заказчика, гендиректор генподрядчика) – в общем то лицо, для выполнения задачи которого подрядчик и выбирается. Под подрядом понимается договор на строительно-монтажные работы, заключенный или заключаемый с победителем тендера. Хотя, с рассматриваемой точки зрения, договор на проектирование мало чем отличается от СМР.

Мотив

Для продавца. Зачем продавцу подряда его продавать? Затем, чтобы получить небольшую маржу сразу, здесь и сейчас, и по факту ни за судьбу дальнейших работ, ни за качество их не отвечать самому.

Для покупателя. Гарантированно получить подряд, не бодаясь с корпоративными процедурами, т.е. миновать тендер.

Для куратора. Дополнительное обогащение. То есть, на рабоче-крестьянском: получение отката.

Вывод: мотивы для продажи подряда есть всегда, у всех рассматриваемых участников.

Рационализация

Для продавца. Почему продавец может посчитать уместным продажу подряда? Например, из-за заблаговременной невозможности выполнения подряда (сам подряд “кривой”: украдено уже все до нас, сливки утащены, и кому-то пора ответить за разбазаривание бюджетных денег) или неспособность конкретно победителя к выполнению подряда (не хватает ИТР, опыта, оборотки или, например, не может оперативно выполнить мобилизацию. Как он выиграл подряд при этом – отельный разговор: говоря “коррупция” – подразумевают стройку, а говоря “стройка” — подразумевают “коррупцию”). 

Для покупателя. Например, нет иного выхода, чтобы получить подряд, кроме как купить его. Восприятие покупки как должного.

Для куратора. Цейт-нот, ажиотаж, бардак и неразбериха, а в сроки надо уложиться любой ценой.

Вывод: рационализация есть всегда, причем, также как мотив, — у каждого из рассматриваемых участников. Получается, что надо детально разобраться с возможностями. А что, собственно, с ними? Они определяются всякими высокоуровневыми документами, типа положения о тендерном комитете, регламенте закупок, порядке выборов поставщиков и подрядчиков. И оттого, насколько права и полномочия этого коллегиального органа управления развиты и как в этих документах зафиксированы, по большому счету и зависит то, что будет с риском продажи подряда, то есть с величиной рогов, в наших терминах. Итак, с какой реальностью случалось нам сталкиваться воочию?

Возможность

Для продавца

• Корпоративные процедуры устроены таким образом, что допускается выбор продавца основным подрядчиком на тендерном комитете, а покупателя – запасным. В последствии основной победитель отказывается от подряда, а запасной утвержден протоколом тендерного комитета. Никаких дополнительных организационных действий не требуется.
• Корпоративные процедуры устроены таким образом, что допускается замена лица в обязательстве при уже заключенном договоре подряда.
• Практика утверждения победителей на тендерном комитете такова, что допускается победителем признавать организацию, которая в тендере не участвовала, но готова выполнить подряд по цене победителя. К слову, в рассматриваемой организации, количество таких везунчиков было не много не мало, ажно 2% от общего числа победителей. Считай, легализованная коррупция.

Для покупателя

• Раз существуют продавцы, значит найдутся и покупатели. Традиционно говорят, что именно спрос рождает предложение. Но предложение тоже может родить спрос, если оно имеет экономический смысл, о чем — далее.
• Средняя чистая маржа подрядчика 5-7% в массовом строительстве жилья эконом-сегмента. Стоимость перепродажи подряда -2-3%. Покупателю имеет смысл купить готовый подряд хотя бы в надежде на будущее сотрудничество.

Для куратора

• Он участвует в тендерном комитете, имеет все возможности для продвижения и лоббирования необходимых подрядчиков.
• Отвечает за заключение договоров подряда и допсоглашений к ним.
• Принимает решения о распределении объемов (sic!) между победителями тендера.
• Организует замену подрядчиков в случае необходимости.
• Поэтому выбрав условного подрядчика 1 с ценой коммерческого предложения большего, чем подрядчик 2, он имеет возможность организовать схему, когда подрядчик 2 станет субподрядчиком подрядчика 1.

Вывод: возможностей, мягко говоря, воз и маленькая телега. На что особенно прошу обратить внимание дорогих читателей, что одного полномочия куратору для принятия решения о распределении объемов между подрядчиками уже достаточно для того, чтобы тендерный комитет считать профанацией. Потому что, зачем нужны толпы многоуважаемых людей, заслушивающих выводы руководителей уважаемых служб, если финальное решение, кто конкретно из победителей будет работать, принимает куратор?

В качестве вишенки на торте, порассуждаем, о последствиях перепродажи подряда, ведь порой даже для искушенной публики может оказаться не очевидным ущерб и негативное влияние сего шаманства. Мы даже сталкивались с рассуждениями представителей проверяющих органов о том, что это ловля блох на теле строительного альфа-самцового лося. Но это логично, когда проверяющие являются бенефициарами или даже организаторами подобных схем. Всем остальным, мало-мальски понимающим экономику строительства, очевидно, что замена подрядчика – это потеря денег и сроков. А подчас – и качества. Здесь золотая формула строительства претерпевает существенный удар. Все почему? Потому что покупатель подряда, как правило, меньше, чем продавец, менее опытный, менее понимающий свою собственную экономику, а поэтому с меньшей вероятностью способный выполнить работы качественно, в срок, и с оставшейся для себя маржой. Что, в свою очередь, приводит почти со 100% вероятностью к банкротству горе-покупателя. А это, в свою очередь, порождает следующие проблемы:

• Возникает необходимость выбора нового подрядчика (т.к. строительные работы все равно необходимо осуществлять);
• Сдвиг сроков производства работ (выбор и замена подрядчика занимают время).
• Рост проблемной дебиторской задолженности (закрытие авансов не всегда возможно, в особенности, если подрядчик получил аванс, а работы осуществлять не стал. Взыскание дебиторской задолженности через суд не всегда приводит к реальному возврату денежных средств. На примере рассматриваемой организации 30% всей проблемной дебиторской задолженности просуживалось, а 1% от просуживаемой возвращалось на расчетные счета компании.
• Снижается EBITDA из-за роста административно-хозяйственных расходов в единицу времени и упущенной выгоды и из-за снижения привлекательности продукта для потребителя, которую необходимо компенсировать снижением цены для привлечения наиболее рисковых покупателей.

Таким образом, реальный кейс реального большого девелопера показывает такую организацию тендерного комитета, которую правильней было бы назвать глобальной профанацией. С огромными рогами, да.

Традиционные вопросы: что же делать и кто виноват? В нашем понимании, критерии организации тендерного комитета, способствующие восприятию его как реальной контрольной процедуры, следующие:

• Тендерный комитет утверждает лучших победителей из возможных, и устанавливает жесткие ограничения по распределению объемов между победителями.
• Критерии выбора победителя должны соответствовать критериям SMART и применяться прозрачно и одинаково ко всем участникам. 
• Достигнутая экономия превосходит затраты на администрирование тендерного комитета. Этот параметр независимо отслеживается в динамике.
• Тендерный комитет несет ответственность за осуществленный выбор.
• Тендерный комитет несет ответственность за утверждение победителей вразрез установленных порядков.
• Тендерный комитет собирает обратную связь по результатам работы с подрядчиками и учитывает ее в своей работе, а также обеспечивает ее раскрытие. В рамках этой информации изучаются причины отказа от участия, причины невыполнения работы в срок, своевременность передачи стройплощадки в работу, обеспеченность материалами для необходимого строительства и т.д.
• В тендерном комитете роль каждого участника строго определена, формализована, отслеживается и контролируется.
• Обеспечено разделение ответственности и полномочий (Segregation of Duties) для каждого участника тендерного комитета.
  • Образно говоря, директор по безопасности не может давать положительное заключение о благонадежности участника тендера, который ему при этом строит дачу.
  • Или директор по строительству никак не может настаивать на выборе подрядчика только лишь потому, что он ему нравится (ввиду, например, недавней бане с женщинами).
• Дебиторская задолженность участников (в особенности перед компанией, проводящей конкурс) контролируется и учитывается как критерий при выборе победителя.

Вообще, откровенные глупости в жизни бывают чаще не потому, что кто-то там наверху идиот. Часто кормушки устраиваются с какой-то вполне себе понятной целью вполне себе реальных бенефициаров. И для того, чтобы что-то менять, Вы должны четко понимать, что на это, скорее всего, понадобится политическая воля таких сил, которые просто так не возникнут по результатам того или иного аудита. Возможно, Вам придется очень хорошо подумать, надо ли кому-то что-то менять, и в каком случае. Но уж если вы решили твердо причинить кому-то добро – дерзайте. Только помните, что большие рога при больших яйцах могут оказаться чем угодно. Например, маскировкой или трофеем.

Поэтому, что Вам делать и кто у Вас виноват – Вам виднее, а наши труды Вам в помощь. Однако если кто-то причастный говорит, что тендерный комитет и так прекрасен, не смотря на все его недостатки, то это совершенно точно – индикатор. Главное, правильно понять: индикатор чего.