Регламент с комментариями
Регламент проведения проверок.
1. Общие положения.
1.1. Целью настоящего регламента проведения проверок (далее – Регламент) является определение порядка взаимодействия подразделений Компании при проведении проверок подразделением внутреннего аудита (далее – ПВА).
1.2. Исполнение данного Регламента обязательно для всех сотрудников Компании.
Комментарий
Обратите внимание на то, что проверки могут проводиться в отношении разных юридических лиц. Именно поэтому очень важно указать, что регламент действует для всех сотрудников всех юридических лиц. Это достигается через определение Компании как некой совокупности юридических лиц (см. политику внутреннего контроля), а также обязанность соблюдения регламента всеми. Данные фразы существенно ограничат альтернативно одаренных директоров дочерних предприятий в их потугах послать на три буквы подразделение внутреннего аудита.
1.3. Актуальная версия Регламента размещена на интранет-сайте в папке «…».
2. Используемые определения.
2.1. Основные термины и определения приведены в Политике внутреннего контроля.
Комментарий
Чтобы не переписывать как при разработке, так и при изменениях.
2.2. В Регламенте дополнительно используются следующие определения:
2.2.1. Плановая проверка — проверка, осуществляемая на основании утвержденного плана проверок.
2.2.2. Внеплановая проверка — проверка, не входящая в утвержденный план проверок.
2.2.3. Объект проверки — одно или несколько юридических лиц Компании, структурное подразделение Компании, бизнес-процесс либо направление деятельности.
2.2.4. Руководитель объекта проверки — руководитель / руководители юридических лиц Компании, руководитель структурного подразделения Компании, владелец бизнес-процесса либо сотрудник, ответственный за направление деятельности.
2.2.5. Руководитель проверки — сотрудник ПВА, ответственный за организацию и проведение проверки, в т.ч. за взаимодействие с руководителем объекта проверки.
2.2.6. Отчет по итогам проверки — изложение результатов проверки. Может быть в форме отчета, презентации, акта, служебной записки, заключения и пр. Форма отчета определяется руководителем ПВА.
Комментарий
Целенаправленно не ограничиваем форму отчета, в т.ч. для того, чтобы его можно было изменять по запросу пользователей.
2.2.7. План мероприятий — план мероприятий по изменению деятельности по итогам проверки.
Комментарий
Традиционная формулировка – «по устранению недостатков, выявленных в ходе проверки». Но будем позитивными, внутренний аудитор периодически изменяет уже хорошее на лучшее.
3. Планирование работы.
Комментарий
Основа для этого раздела – Международные профессиональные стандарты внутреннего аудита, Стандарты 2010 и 2020.
3.1. Члены Совета директоров и Правления Компании, Генеральный директор Компании и его заместители, в течение года представляют руководителю ПВА предложения по формированию плана проверок.
Комментарий
Конечно, в стандартах не совсем так. Конкретно, в интерпретации стандарта 2010 есть фраза «Для разработки риск-ориентированного плана руководитель внутреннего аудита консультируется с высшим исполнительным руководством и Советом, получает информацию о стратегии организации, основных задачах по видам деятельности, присущих рисках и процессах управления рисками», то есть не уважаемые люди шлют предложения руководителю ПВА, а он интересуется у них. Но, на наш взгляд, письмо по электронной почте с предложениями лучше, чем формулировки типа «консультация».
3.2. Руководитель ПВА представляет на утверждение план работы ПВА в соответствии с графиком работы Совета директоров Компании.
Комментарий
Безусловно, можно указать «риск-ориентированный», но, во-первых, это напрямую следует из Стандартов, во-вторых, слово «риск-ориентированный» требует расшифровки, и не всегда возможно донести мысли до оппонентов. Также можно уточнить, что «риск-ориентированный» означает, в т.ч., наличие резерва на внеплановые проверки, а также необходимость регулярного (хотя бы раз в три года) посещения всех объектов.
3.3. План работы ПВА утверждается Советом директоров в соответствии с графиком работы.
Комментарий
Можно уточнить про планирование на год либо на полугодие.
3.4. Внеплановые проверки проводятся по инициативе Совета директоров либо руководителя ПВА.
Комментарий
Желательно уточнить, по инициативе кого из членов СД могут проводиться внеплановые проверки – например, по инициативе председателя комитета по аудиту либо же председателя самого СД. Нужно и для того, чтобы была субординация (руководитель подразделения внутреннего аудита подчиняется конкретному лицу), и для исключения всяческих «хотелок» от всех подряд (особенно если есть представитель от государства).
4. Планирование проверки.
Комментарий
Перед началом любой проверки можно провести т.н. «start up meeting». На этой встрече можно не только рассказать о целях проверки, но и провести презентацию подразделения внутреннего аудита и вообще всячески обнадежить менеджмент о полезности хороших взаимоотношений.
4.1. Руководитель ПВА назначает руководителя проверки и формирует рабочую группу.
Комментарий
Подразумевается, что рабочая группа формируется как из числа сотрудников подразделения внутреннего аудита, так и из внешних сотрудников (в соответствии с Положением о подразделении внутреннего аудита), можно дописать.
4.2. Руководитель проверки не позднее, чем за 10 рабочих дней до начала плановой проверки, формирует уведомление о проведении проверки и направляет его руководителю объекта проверки. В уведомлении указываются:
4.2.1. координаты для связи с руководителем проверки;
4.2.2. перечень необходимой информации для планирования проверки (информационный запрос);
4.2.3. срок предоставления информации, который не может составлять менее 5 рабочих дней;
4.2.4. необходимость подключения к базам данных, сетевым ресурсам и т.п.;
4.2.5. необходимость предоставления первичных документов в оригинале.
Комментарий
Набор из личного опыта. Заметьте, что в целом лучше направлять запрос по плановой проверке хотя бы за пару недель, а лучше – за месяц. Это не противоречит предлагаемым формулировкам регламента. В самом запросе очень важно добавить фразу типа «Данный запрос не исключает дополнительных запросов в ходе проверки», так как многие проверяемые займут позицию «мы предоставили Вам все, что просили».
4.3. Руководитель объекта проверки:
4.3.1. назначает ответственного сотрудника за взаимодействие с руководителем проверки;
Комментарий
Здесь можно привести требования к этому ответственному сотруднику – например, в статусе не ниже заместителя генерального директора. Может оказаться важным: формально никто не мешает назначить ответственным сотрудником тетю Машу из бухгалтерии, которая не в курсе ничего на предприятии, окромя собственного участка учета.
4.3.2. организует ответ на информационный запрос в электронном виде не позднее срока, указанного в уведомлении о проведении проверки. Запрашиваемая информация предоставляется в тех формах отчетности, которые используются на объекте проверки.
4.4. На основании ответов на информационный запрос руководитель проверки формирует программу проверки, которая согласуется с руководителем ПВА и является внутренним документом ПВА. Доступ к программе проверки может предоставляться сотрудникам объекта проверки только по согласованию с руководителем ПВА.
Комментарий
Тоже личный опыт. Эта фраза ограничит желание людей спрашивать у проверяющих, а чего это они сюда приехали и должны ли о чем-то конкретном спрашивать. Конечно, можно сослаться на Положение о ПВА, но регламент будет потенциальными оппонентами читаться чаще.
4.5. Необходимость уведомления и срок предоставления информации при внеплановой проверке определяется руководителем ПВА.
Комментарий
Внутренний аудит должен заботиться о сохранности активов, поэтому, чтобы труженики не спалили что-либо в физическом смысле, возможность внезапного «падения как снег на голову» должна быть. В противном случае если не подожгут, то успеют вывезти излишки, списать в производство/»подвесить» недостачи, переписать первичку ну и т.п., в т.ч. подмести и покрасить то, что должно быть подметено и покрашено.
5. Проведение проверки.
Комментарий
Проверки бывают продолжительными. В связи с тем, что мы в регламентах не берем на себя повышенные обязательства, сроки проведения проверки отсутствуют. Если согласующие будут возмущаться – можно указать 30 рабочих дней, за это время, по практике, заканчивается любая проверка. При этом, на всякий случай, в регламенте проведения проверки напоминаем о том, что внутренний аудит нужно обеспечить всем-всем-всем.
5.1. При проведении выездной проверки руководитель объекта проверки обеспечивает:
5.1.1. служебный транспорт для перемещения рабочей группы (включая организацию перемещения от пункта прибытия (аэропорт, вокзал и т.д.) до места временного проживания/объекта проверки и обратно, доставку до и от места временного проживания от и до места проведения проверки, а также перемещение по территории объекта проверки по требованию руководителя проверки);
5.1.2. предоставление помещения, изолированного от других сотрудников и посторонних лиц, в здании/помещении объекта проверки, отвечающего требованиям государственных норм и правил;
5.1.3. проход по всей территории объекта проверки;
5.1.4. предоставление доступа к оригиналам документов (при необходимости);
5.1.5. предоставление доступа во внутреннюю корпоративную сеть, телефонную связь и интернет;
5.1.6. предоставление доступа с аудиторскими правами (без права изменения) ко всем базам данных, используемых на объекте проверки;
5.1.7. оргтехнику, канцелярию, а также компьютеры (по дополнительному запросу).
5.2. Перед началом проверки проводится организационное совещание с руководством объекта проверки и рабочей группой, на котором обсуждается порядок работы. При проведении выездной проверки организационное совещание проводится в первый день нахождения рабочей группы по месту нахождения объекта проверки.
Комментарий
На этой встрече можно озвучить основные пункты программы проверки и обозначить перечень интервьюируемых лиц.
5.3. В случае необходимости получения дополнительной информации руководитель проверки согласует порядок и сроки предоставления дополнительной информации с руководителем объекта проверки. При этом срок предоставления дополнительной информации не может превышать двух рабочих дней.
Комментарий
Эта фраза взята из регламентов проведения проверок в государственных структурах. Достаточно жестко, но есть заключительные положения о том, что можно договориться.
5.4. Выявленные недостатки обсуждаются с руководителем и сотрудниками объекта проверки с целью исключения неверного толкования полученной в ходе проверки информации.
5.5. При проведении выездной проверки в последний день работы группы проверки руководитель проверки и руководитель объекта проверки проводят итоговое совещание, по итогам которого подписывается протокол. В протоколе указываются:
5.5.1. предварительные результаты проверки;
5.5.2. согласие либо несогласие с предварительными результатами;
5.5.3. перечень информации, которые обязан предоставить объект проверки в случае несогласия с предварительными результатами проверки для опровержения выводов рабочей группы. Срок предоставления документов не может превышать двух рабочих дней.
Комментарий
Весь пункт, а в особенности – подпункт 5.5.3, возник из обширного личного опыта. Традиционная ситуация при проверке: тебе говорят «да-да» на все наблюдения. То есть все, с кем ты общаешься, подтверждают недостатки, усиленно кивая головой. Дальше аудиторы уезжают, через неделю присылают отчет, и люди оказываются хозяевами своих слов (то есть хочу – дал, хочу – взял обратно). Оказывается, что все написанное – ЛПП, а позиция менеджмента внезапно оказывается обоснованной тонной документов, которые не были представлены ни в ответ на информационный запрос, ни в процессе проведения проверки. Чтобы этого избежать, мы не только фиксируем согласие либо несогласие с недостатками, но и определяем перечень документов, которые будут представлены. Безусловно, на все случаи соломку подстелить невозможно, но основные выводы должны быть согласованы за подписью руководителя объекта до момента отбытия аудиторов. Это, как показывает практика, снижает предпринимательскую жилку проверяемых по переобуванию в прыжке.
Кстати, в идеале отчет написать и согласовать прямо на месте, в этом случае протокол будет о согласовании отчета.
6. Формирование отчета и плана мероприятий по итогам проверки.
Комментарий
При написании данного раздела сначала нужно определиться с методологическим вопросом о том, где заканчивается проведение проверок и начинается мониторинг: на отчете или же на плане мероприятий? В случае выбора отчета жизнь для внутреннего аудитора упрощается: запихиваем разногласия в качестве последнего приложения к заключению по итогам проверки, выпускаем, план выполнен. Да, получается толсто, но задача внутреннего аудитора выполнена – переубеждение проверяемых, вообще говоря, не входит в задачи внутреннего аудитора.
С другой стороны – какая разница, что написано в отчете, главное, чтобы были изменения. И планы этих изменений – это именно план мероприятий по итогам аудита. Банальный пример: внутренний аудит связывает недостачу ТМЦ на открытой площадке с дырой в заборе, менеджмент категорически отрицает данную взаимосвязь. Можно потратить пару человеко-месяцев на обсуждение того, являлся ли дефект ограждения причиной недостачи, но одно из мероприятий очевидно: заделать дыру в заборе. Причем очевидно не только внутреннему аудитору, но и менеджменту. Поэтому акцент именно на плане мероприятий отсекает ненужные телодвижения по согласованию отчета. Именно с этой точки зрения и написан настоящий раздел. Если Вы выберете первый вариант – данный раздел можно разделить на две части.
6.1. По окончании проверки руководитель проверки в течение десяти рабочих дней готовит проект отчета по итогам проверки, согласовывает его с руководителем ПВА и направляет руководителю объекта проверки.
Комментарий
Если в процессе согласования возникнут требования к отчету по итогам проверки, можно вписать фразу из Стандарта 2050 – Итоговое заключение: «Итоговое заключение должно быть документально подтверждено в достаточном объеме надежной, относящейся к делу, полезной информации». Обратите внимание, что конкретизировать информацию нежелательно: в один из встреченных в жизни регламентов попала фраза «должно быть подтверждено бухгалтерскими данными», клиенты аудита на руках эту фразу носили.
6.2. При несогласии с отчетом по итогам проверки:
6.2.1. руководитель объекта проверки в течение трех рабочих дней с момента получения отчета направляет возражения руководителю проверки в сводном виде. В случае непринятия выводов по итогам проверки должны быть представлены аргументированные пояснения, обосновывающие противоположную позицию с приложением соответствующих документов;
6.2.2. руководитель проверки в течение двух дней организует обсуждение отчета с руководителем объекта проверки. При недостижении согласия мнение сотрудников объекта проверки включается в отчет вместе с комментариями руководителя проверки.
Комментарий
С помощью данного пункта реализуется посыл, описанный в начале раздела: минимум обсуждений отчета, при этом сам отчет согласовывается в течение недели после выхода. Так как отчет по определению выжимка мыслей, в него не включается вся доказательная база, которая есть у СВКА. И в этом совещании достигается компромисс: либо каждый комментирует, выкладывая все, что думает (в т.ч. детали типа «А Иван Иваныч, как показала видеокамера, сами знаете кто»), либо договариваемся о компромиссных формулировках.
В принципе, от обсуждения отчета можно отказаться вовсе (такое принято в госструктурах). Тем не менее, считаем обязательное обсуждение отчета максимально полезным, многие комментарии можно снять путем «легкой переформулировки», часть комментариев менеджмент снимет, потому что будет выглядеть не очень конструктивно ну и т.п.
В любом случае необходимо в регламенте зафиксировать, что подразделение внутреннего аудита должно сказать последнее слово. В отчет включаются не просто комментарии (возражения) менеджмента, но и комментарии на комментарии, их удобнее сделать в виде таблицы.
6.3. Руководитель объекта проверки в течение пяти рабочих дней после обсуждения отчета формирует проект плана мероприятий и направляет руководителю проверки.
6.4. При несогласии с проектом плана мероприятий:
6.4.1. руководитель проверки в течение трех рабочих дней организует обсуждение проекта плана мероприятий;
6.4.2. при недостижении согласия руководитель проверки в течение трех рабочих дней организует обсуждение проекта плана мероприятий с руководителем ПВА и функциональным руководителем руководителя объекта проверки;
Комментарий
Идея простая: поднимаем рассмотрение все выше и выше. Можно прописать вплоть до Правления, можно ограничиться одним обсуждением, приведенным здесь (то есть руководитель ПВА и руководитель руководителя объекта проверки).
6.4.3. окончательное решение о составе плана мероприятий принимает функциональный руководитель объекта проверки.
Комментарий
Не нужно думать, что мы позволим не учитывать мнение подразделения внутреннего аудита. Для этого мы вспоминаем Стандарт 2600 — Информирование о принятых рисках: «Если руководитель внутреннего аудита приходит к выводу о том, что уровень риска, принятого менеджментом, не может быть приемлемым для организации, руководитель внутреннего аудита должен обсудить этот вопрос с высшим исполнительным руководством. Если руководитель внутреннего аудита приходит к выводу, что проблема по-прежнему осталась нерешенной, руководитель внутреннего аудита должен проинформировать Совет по данному вопросу». Грубо говоря, пусть менеджмент делает что хочет, обсуждать – пообсуждаем, но если упорствует – путь упорствует. Но в этом случае подразделение внутреннего аудита просто «эскалирует» ситуацию на уровень СД. Кстати, практика показывает, что из четырехуровнего потенциального рассмотрения уже на втором уровне решается большая часть, а на третьем – вообще всё.
6.5. Руководитель объекта проверки в течение двух рабочих дней после принятия окончательного решения формирует итоговый план мероприятий, утверждает его и направляет план мероприятий руководителю проверки.
6.6. Руководитель ПВА в течение двух рабочих дней после получения плана мероприятий направляет отчет по итогам проверки вместе с планом мероприятий заинтересованным лицам, перечень которых определяет руководитель ПВА. В обязательном порядке отчет направляется руководителю объекта проверки и его функциональному руководителю.
Комментарий
В соответствии со Стандартами, перечень лиц, которым может быть доступен отчет, определяет непосредственно руководитель ПВА. Это и отражено в данном пункте.
6.7. По указанию руководителя ПВА могут быть подготовлены краткая и полная версия отчета по итогам проверки, при этом:
6.7.1. краткая версия не согласуется с руководителем объекта проверки;
6.7.2. краткая версия направляется всем заинтересованным лицам вместе с полной версией.
Комментарий
Речь идет о выжимке для Совета директоров / Правления. Наличие в качестве приложения полной версии не позволит говорить о клевете со стороны подразделения внутреннего аудита в адрес эффективного менеджмента.
7. Мониторинг.
Комментарий
По мониторингу есть два принципиальных варианта: менеджмент должен сам вспомнить либо менеджменту нужно напоминать. Идеальная ситуация, безусловно, первая. В этом случае на менеджмент возлагается обязанность сразу после исполнения мероприятий информировать руководителя подразделения внутреннего аудита. Данная ситуация не исключает напоминания хотя бы раз в квартал.
Здесь представлена другая ситуация: менеджмент ежемесячно опрашивается на предмет того, что сделал. На этапе начала работы внутреннего аудита может оказаться полезным.
7.1. Свод мероприятий и статус их исполнения по итогам всех проверок ведется в таблице мониторинга ПВА. Форма таблицы мониторинга определяется руководителем ПВА.
Комментарий
Рекомендации по формированию этой таблицы для руководителя подразделения внутреннего аудита:
обязательные столбцы – год, наименование проверки, тип проверки (плановая/внеплановая), наблюдение/недостаток, масштаб недостатка (высокий/средний/низкий), мероприятие, ответственный, срок первоначальный, срок новый (да-да, лучше сразу завести отдельный столбец), статус;
опциональные столбцы – всяческая классификация (регион, субхолдинг, предприятие), прямой и косвенный ущерб (если есть возможность и желание посчитать), процесс (корпоративное управление/управление IT/…), комментарии к текущему статусу/источники информации, системность (системный/несистемный), проблемы в дизайне/исполнении контрольной процедуры и пр.
Традиционные статусы: в работе/в работе с задержкой от первоначального срока/выполнено/проведен последующий контроль (мониторинг закрыт)/работа не ведется.
Также напоминаем, что таблица должна быть нормируемой, чтобы можно было сделать сводные таблицы, а значения должны, по возможности, выбираться из ограниченного списка.
7.2. Руководитель ПВА ежемесячно, не позднее первого рабочего дня месяца, следующего за отчетным, рассылает текущий статус мониторинга всем ответственным.
7.3. Ответственные не позднее, чем через пять рабочих дней после получения таблицы мониторинга, высылают руководителю ПВА обновленный статус мероприятий. При присвоении статуса «Выполнено» прикладываются подтверждающие документы.
7.4. Руководитель ПВА:
7.4.1. по мероприятиям, по которым присвоено статус «Выполнено», делает заключение об устранении недостатка. В случае отрицательного заключения в течение трех рабочих дней проводится совещание по уточнению плана мероприятий;
7.4.2. на основании полученной информации актуализирует статус мониторинга.
7.5. Руководитель ПВА по своему решению может организовать дополнительную плановую либо внеплановую проверку исполнения плана мероприятий (последующий контроль). В случае проведения последующего контроля взаимодействие определяется Порядком.
8. Заключительные положения.
8.1. Регламент вступает в силу с момента издания приказа о его введении.
8.2. Регламент и изменения в него утверждаются приказом генерального директора Компании по итогам решения Совета директоров.
Комментарий
Подразделение внутреннего аудита подчиняется Совету директоров. Соответственно, порядок его работы должен определяться так же СД, а не на основании мнения генерального директора.
8.3. Отклонения по срокам, предусмотренных данным Регламентом, должны согласовываться с руководителем ПВА.
8.4. Для взаимодействия используются личные электронные адреса сотрудников с копией писем на официальный электронный адрес подразделения.
8.5. Встречи и совещания могут проводиться в режимах телефонных звонков либо видеосвязи.
Регламент без комментариев
Файл в формате Microsoft Word — здесь.
Регламент проведения проверок.
1. Общие положения.
1.1. Целью настоящего регламента проведения проверок (далее – Регламент) является определение порядка взаимодействия подразделений Компании при проведении проверок подразделением внутреннего аудита (далее – ПВА).
1.2. Исполнение данного Регламента обязательно для всех сотрудников Компании.
1.3. Актуальная версия Регламента размещена на интранет-сайте в папке «…».
2. Используемые определения.
2.1. Основные термины и определения приведены в Политике внутреннего контроля.
2.2. В Регламенте дополнительно используются следующие определения:
2.2.1. Плановая проверка — проверка, осуществляемая на основании утвержденного плана проверок.
2.2.2. Внеплановая проверка — проверка, не входящая в утвержденный план проверок.
2.2.3. Объект проверки — одно или несколько юридических лиц Компании, структурное подразделение Компании, бизнес-процесс либо направление деятельности.
2.2.4. Руководитель объекта проверки — руководитель / руководители юридических лиц Компании, руководитель структурного подразделения Компании, владелец бизнес-процесса либо сотрудник, ответственный за направление деятельности.
2.2.5. Руководитель проверки — сотрудник ПВА, ответственный за организацию и проведение проверки, в т.ч. за взаимодействие с руководителем объекта проверки.
2.2.6. Отчет по итогам проверки — изложение результатов проверки. Может быть в форме отчета, презентации, акта, служебной записки, заключения и пр. Форма отчета определяется руководителем ПВА.
2.2.7. План мероприятий — план мероприятий по изменению деятельности по итогам проверки.
3. Планирование работы.
3.1. Члены Совета директоров и Правления Компании, Генеральный директор Компании и его заместители, в течение года представляют руководителю ПВА предложения по формированию плана проверок.
3.2. Руководитель ПВА представляет на утверждение план работы ПВА в соответствии с графиком работы Совета директоров Компании.
3.3. План работы ПВА утверждается Советом директоров в соответствии с графиком работы.
3.4. Внеплановые проверки проводятся по инициативе Совета директоров либо руководителя ПВА.
4. Планирование проверки.
4.1. Руководитель ПВА назначает руководителя проверки и формирует рабочую группу.
4.2. Руководитель проверки не позднее, чем за 10 рабочих дней до начала плановой проверки, формирует уведомление о проведении проверки и направляет его руководителю объекта проверки. В уведомлении указываются:
4.2.1. координаты для связи с руководителем проверки;
4.2.2. перечень необходимой информации для планирования проверки (информационный запрос);
4.2.3. срок предоставления информации, который не может составлять менее 5 рабочих дней;
4.2.4. необходимость подключения к базам данных, сетевым ресурсам и т.п.;
4.2.5. необходимость предоставления первичных документов в оригинале.
4.3. Руководитель объекта проверки:
4.3.1. назначает ответственного сотрудника за взаимодействие с руководителем проверки;
4.3.2. организует ответ на информационный запрос в электронном виде не позднее срока, указанного в уведомлении о проведении проверки. Запрашиваемая информация предоставляется в тех формах отчетности, которые используются на объекте проверки.
4.4. На основании ответов на информационный запрос руководитель проверки формирует программу проверки, которая согласуется с руководителем ПВА и является внутренним документом ПВА. Доступ к программе проверки может предоставляться сотрудникам объекта проверки только по согласованию с руководителем ПВА.
4.5. Необходимость уведомления и срок предоставления информации при внеплановой проверке определяется руководителем ПВА.
5. Проведение проверки.
5.1. При проведении выездной проверки руководитель объекта проверки обеспечивает:
5.1.1. служебный транспорт для перемещения рабочей группы (включая организацию перемещения от пункта прибытия (аэропорт, вокзал и т.д.) до места временного проживания/объекта проверки и обратно, доставку до и от места временного проживания от и до места проведения проверки, а также перемещение по территории объекта проверки по требованию руководителя проверки);
5.1.2. предоставление помещения, изолированного от других сотрудников и посторонних лиц, в здании/помещении объекта проверки, отвечающего требованиям государственных норм и правил;
5.1.3. проход по всей территории объекта проверки;
5.1.4. предоставление доступа к оригиналам документов (при необходимости);
5.1.5. предоставление доступа во внутреннюю корпоративную сеть, телефонную связь и интернет;
5.1.6. предоставление доступа с аудиторскими правами (без права изменения) ко всем базам данных, используемых на объекте проверки;
5.1.7. оргтехнику, канцелярию, а также компьютеры (по дополнительному запросу).
5.2. Перед началом проверки проводится организационное совещание с руководством объекта проверки и рабочей группой, на котором обсуждается порядок работы. При проведении выездной проверки организационное совещание проводится в первый день нахождения рабочей группы по месту нахождения объекта проверки.
5.3. В случае необходимости получения дополнительной информации руководитель проверки согласует порядок и сроки предоставления дополнительной информации с руководителем объекта проверки. При этом срок предоставления дополнительной информации не может превышать двух рабочих дней.
5.4. Выявленные недостатки обсуждаются с руководителем и сотрудниками объекта проверки с целью исключения неверного толкования полученной в ходе проверки информации.
5.5. При проведении выездной проверки в последний день работы группы проверки руководитель проверки и руководитель объекта проверки проводят итоговое совещание, по итогам которого подписывается протокол. В протоколе указываются:
5.5.1. предварительные результаты проверки;
5.5.2. согласие либо несогласие с предварительными результатами;
5.5.3. перечень информации, которые обязан предоставить объект проверки в случае несогласия с предварительными результатами проверки для опровержения выводов рабочей группы. Срок предоставления документов не может превышать двух рабочих дней.
6. Формирование отчета и плана мероприятий по итогам проверки.
6.1. По окончании проверки руководитель проверки в течение десяти рабочих дней готовит проект отчета по итогам проверки, согласовывает его с руководителем ПВА и направляет руководителю объекта проверки.
6.2. При несогласии с отчетом по итогам проверки:
6.2.1. руководитель объекта проверки в течение трех рабочих дней с момента получения отчета направляет возражения руководителю проверки в сводном виде. В случае непринятия выводов по итогам проверки должны быть представлены аргументированные пояснения, обосновывающие противоположную позицию с приложением соответствующих документов;
6.2.2. руководитель проверки в течение двух дней организует обсуждение отчета с руководителем объекта проверки. При недостижении согласия мнение сотрудников объекта проверки включается в отчет вместе с комментариями руководителя проверки.
6.3. Руководитель объекта проверки в течение пяти рабочих дней после обсуждения отчета формирует проект плана мероприятий и направляет руководителю проверки.
6.4. При несогласии с проектом плана мероприятий:
6.4.1. руководитель проверки в течение трех рабочих дней организует обсуждение проекта плана мероприятий;
6.4.2. при недостижении согласия руководитель проверки в течение трех рабочих дней организует обсуждение проекта плана мероприятий с руководителем ПВА и функциональным руководителем руководителя объекта проверки;
6.4.3. окончательное решение о составе плана мероприятий принимает функциональный руководитель объекта проверки.
6.5. Руководитель объекта проверки в течение двух рабочих дней после принятия окончательного решения формирует итоговый план мероприятий, утверждает его и направляет план мероприятий руководителю проверки.
6.6. Руководитель ПВА в течение двух рабочих дней после получения плана мероприятий направляет отчет по итогам проверки вместе с планом мероприятий заинтересованным лицам, перечень которых определяет руководитель ПВА. В обязательном порядке отчет направляется руководителю объекта проверки и его функциональному руководителю.
6.7. По указанию руководителя ПВА могут быть подготовлены краткая и полная версия отчета по итогам проверки, при этом:
6.7.1. краткая версия не согласуется с руководителем объекта проверки;
6.7.2. краткая версия направляется всем заинтересованным лицам вместе с полной версией.
7. Мониторинг.
7.1. Свод мероприятий и статус их исполнения по итогам всех проверок ведется в таблице мониторинга ПВА. Форма таблицы мониторинга определяется руководителем ПВА.
7.2. Руководитель ПВА ежемесячно, не позднее первого рабочего дня месяца, следующего за отчетным, рассылает текущий статус мониторинга всем ответственным.
7.3. Ответственные не позднее, чем через пять рабочих дней после получения таблицы мониторинга, высылают руководителю ПВА обновленный статус мероприятий. При присвоении статуса «Выполнено» прикладываются подтверждающие документы.
7.4. Руководитель ПВА:
7.4.1. по мероприятиям, по которым присвоено статус «Выполнено», делает заключение об устранении недостатка. В случае отрицательного заключения в течение трех рабочих дней проводится совещание по уточнению плана мероприятий;
7.4.2. на основании полученной информации актуализирует статус мониторинга.
7.5. Руководитель ПВА по своему решению может организовать дополнительную плановую либо внеплановую проверку исполнения плана мероприятий (последующий контроль). В случае проведения последующего контроля взаимодействие определяется Порядком.
8. Заключительные положения.
8.1. Регламент вступает в силу с момента издания приказа о его введении.
8.2. Регламент и изменения в него утверждаются приказом генерального директора Компании по итогам решения Совета директоров.
8.3. Отклонения по срокам, предусмотренных данным Регламентом, должны согласовываться с руководителем ПВА.
8.4. Для взаимодействия используются личные электронные адреса сотрудников с копией писем на официальный электронный адрес подразделения.
8.5. Встречи и совещания могут проводиться в режимах телефонных звонков либо видеосвязи.