Как пользоваться данным разделом — см. «Общие подходы к процессам».

Риск-менеджеру

Возможные риски

В рамках рассматриваемого процесса имеет место несколько рисков, характерных именно для данного процесса.

Риск

Краткое описание

Последствия

Типовые недостатки СВК

Оплата непоставленных товаров / невыполненных работ / неполученных услуг

Оплата товаров/работ/услуг, которые предприятие не получило. Может быть как случайным (подписание актов об оказанных услугах «по аналогии» с предыдущим периодом), так и преднамеренным (при этом сами работы могут быть как фиктивными, так и выполнены собственными силами).

Потеря денежных средств

Несоблюдение принципа «четырех глаз» при подписании актов выполненных работ.

Отсутствие выборочного контроля обоснованности наиболее подверженных риску (в первую очередь, работы и услуги) статей затрат со стороны подразделений внутреннего контроля.

Хищение денежных средств с расчетного счета

Несанкционированный доступ к расчетному счету. Может быть осуществлен как извне, так и операционистом компании.

Потеря денежных средств

Отсутствие ежедневной сверки расчетного и фактического остатка ДС на расчетных счетах.

«Разнесение выписки» финансовым отделом, а не бухгалтерией.

Возникновение просроченной кредиторской задолженности

Несвоевременная оплата добропорядочному контрагенту. Может возникать вследствие предвзятого отношения закупщика, в случае потери ликвидности либо при недостаточном внимании контрагента к просроченной дебиторской задолженности.

Избыточные платежи в соответствии с условиями договора / Гражданским Кодексом (пользование чужими денежными средствами)

Мониторинг просроченной кредиторской задолженности не осуществляется.

Недостатки претензионно-исковой работы (потери претензий).

Оплата ранее срока, предусмотренного договором

Оплата непредусмотренного договором аванса (ребятам деньги нужны, им зарплату платить нечем людям), оплата сразу после получения первичных документов, а не с отсрочкой платежа в соответствии с условиями договора.

Рост потребности в оборотном капитале

Отсутствие сравнения плановой даты и суммы платежа с условиями договора при согласовании платежа.

Платеж дебитору

Оплата контрагенту, у которого перед компанией имеется дебиторская задолженность.

Рост потребности в оборотном капитале, в некоторых случаях – потеря денежных средств.

Отсутствие контроля встречной дебиторской задолженности.

Риски во многом очевидны. Однако риск возникновения просроченной кредиторской задолженности, скорее всего, рассматривать не нужно. Если речь идет о задолженности перед банками – это риск дефолта, если же речь идет о задолженности в рамках операционной деятельности – далеко не все контрагенты будут взыскивать проценты, поэтому просроченную кредиторскую задолженность можно рассматривать как бесплатный источник пополнения оборотных средств. Также отмечу, что риск можно переименовать в «потерю краткосрочной ликвидности».

Первый риск, в принципе, может быть отнесен к процессу закупки, но я его отнес к риску процесса управления кредиторской задолженностью, так как контрольные процедуры в принципе одинаковы.

Кстати, расчеты могут быть и с персоналом, но это – отдельная тема.

Постановщику СВК

Особенность настоящего регламента – я в связи с очевидностью не стал приводить лист согласования платежа. Давненько не видел, всё в электронном виде. Ключевое отличие от других похожих документов – наличие описания порядка приемки работ и услуг. Необходимость этого отражена в тексте регламента.

Некоторые особенности при постановке СВК в процессе управления кредиторской задолженностью.

Определение величины в N руб. (подписание актов на сумму, которая не превышает N руб., проводится без дополнительных согласований).

Принцип «экономика должна быть экономной» сохраняется и в этом регламенте. Руководитель, который болеет за дело (а таких в нормальной организации должно быть большинство), сам не будет подписывать акты выполненных работ, если его что-то не устраивает. Тем не менее, принцип «четырех глаз» должен включаться для достаточно больших сумм в целях предотвращения осознанных или неосознанных нарушений. Сумма должна быть значительно больше, чем X из процесса заключения договоров: процедура заключения договоров подразумевает, что совсем «дурачковый» договор не пройдет, то есть возникновение кривоватового акта именно на X руб. маловероятно. 

Работа подразделений, осуществляющих внутренний контроль.

Исходя из текстов договоров можно выявить потенциально неблагонадежный договор. В этом смысле рекомендую всем причастным (в первую очередь, службе безопасности, но иногда и внутренний аудит может заняться) использовать данные о планируемых платежах для выбора конкретной статьи БДДС для мониторинга.

Согласование платежа.

Регламент предусматривает традиционный «банковский час», когда лично руководитель предприятия определяет, кому платить, а кому не платить. Особенно мне нравилось, когда решение принималось путем раскладывания на две неравных кучки заявок на платеж (определенная романтика, типа полета на АН-24). Понятное дело, что, в зависимости от масштаба организации и ее финансового положения, можно делегировать ответственность на уровень ниже. После возвращения из консалтинга в реальный бизнес в 2008 году я не видел, чтобы решение о платежах выходило за рамки казначейства / отдела закупок.

Работа финансового отдела.

Регламент написан для относительно неспешного бизнеса, когда платежи осуществляются один раз в день. Опять же, пережиток со времен отсутствия удаленного доступа в виде банка-клиента (кто-то из финансистов должен поехать в банк для передачи платежных поручений операционисту). Осуществление платежей в случае, когда используются 3-4 рейса в день, немножко усложняется. Ключевая задача – проконтролировать, чтобы не прошло два одинаковых платежа в случае двух заявок по одному и тому же договору/счету. Необходимо учесть при автоматизации.

Внутригрупповые платежи.

Регламент написан для условного завода. В случае нескольких юридических лиц его необходимо добавить порядком прохождения «схемных» платежей. Очевидно, что ответственность нужно возложить на кого-то из подчинения финансового директора. Необходимо определить, кто будет инициировать платежи (это может быть сам финансовый директор, так как рассматривает дебиторскую и кредиторскую задолженность), какой уровень задолженности допустим (здесь необходимо привлечь налоговиков), а также предусмотреть упрощенную процедуру согласования для возможности переброски денег «день в день» с последующим заключением необходимых договоров.

Кроме того, необходимо определить порядок осуществления платежей. Плюсы есть как у централизованного, так и децентрализованного варианта, я сторонник централизованного (включая самые мелкие платежи). Во-первых, так спокойнее (если флешки с банк-клиентами хранятся в одном месте, проконтролировать значительно проще). Во-вторых, сокращается общая численность, потому что один операционист может осуществлять платежи нескольких юридических лиц. Хотя в центральных городах зарплата операционистов и больше.

Контроль контролеров.

Отдельный вопрос, кто будет контролировать платежи от финансового директора (финансисты периодически тоже любят консалтинг и т.п.). Ответ простой – договаривайтесь. На самом деле именно у планово-экономических подразделений затрат специфичных не очень много, их может взять на себя СБ.

Вовлечение подразделений.

Данный регламент опять возлагает определенные обязанности на экономистов, бухгалтеров, юристов и т.д. Естественно, при новом внедрении все будут стремиться от этих обязанностей избавиться. Особенно – юристы, так как на них в соответствии с данным регламентом возложена проверка актов.

Обращаю внимание на то, что большая часть контрольных процедур может быть перераспределена между экономистами, финансистами, бухгалтерией и юристами. Я сторонник того, чтобы акты визировались ПЭО (они поживее в смысле решения нестандартных задач), проверку корректности подтверждения акта осуществляли юристы (последняя инстанция, да и печать рядом) либо бухгалтерия (причем если печать у них есть — то особая, типа «Для первичных документов»). В регламенте указаны юристы. Непосредственно при платежах ПЭО беспокоить не нужно, БДДС контролирует финансовый отдел.

Но сложиться может по-разному, в дискуссии особо вступать не готов. Главное – соблюдать принцип «четырех глаз»: контрольные процедуры не должны осуществляться подразделением-исполнителем.

Полезные советы по автоматизации.

В 2010-х годах все-таки процесс осуществления платежей автоматизирован почти у всех. Тем не менее, определенные рекомендации дать можно.

1. В обязательном порядке предусмотрите привязку платежа к конкретному договору.

2. Предусмотрите возможность автоматизированного контроля платежей срокам договоров (для большинства договоров это возможно).

3. Предусмотрите контрольную процедуру для исключения дублирования платежей по одному договору в течение одного дня (не говорим о злом умысле, человек может это сделать случайно). Для этого при согласовании платежа кредиторская задолженность должна отражаться с учетом уже одобренных платежей.

4. Предусмотрите возможность согласования без жесткой последовательности. Это ускорит процесс.

5. Предусмотрите возможность блокировки платежа при наличии просроченной дебиторской задолженности.

Регламент

Развернуть все комментарии
Свернуть все комментарии

Заготовка регламента управления кредиторской задолженностью. 

Файл в Microsoft Word — здесь.

1. Общие положения.

1.1. Целью настоящего регламента является обеспечение защиты интересов Компании.

1.2. Исполнение данного регламента обязательно для всех сотрудников Компании.

1.3. Актуальная версия настоящего регламента размещена на интранет-сайте в папке «…».

1.4. Термины и определения, используемые в настоящем регламенте.

1.4.1. Ответственный исполнитель – сотрудник, назначенный руководителем ЦФО и непосредственно взаимодействующий с контрагентом при заключении и исполнении договора.

1.4.2. Очередность платежей – ранжированный по очередности оплаты список статей БДДС.

1.4.3. ЦФО-исполнитель – центр финансовой ответственности, в котором работает ответственный исполнитель.

1.4.4. ЦФО-потребитель – центр финансовой ответственности, для исполнения функций и за счет бюджета которого закупаются товары/работы/услуги.

1.4.5. Подтверждающие подразделения – подразделения, в обязанность которых входит подтверждение факта оказания работ/услуг. Перечень подтверждающих подразделений определяется в Приложении 1 к регламенту.

1.4.6. Согласующие подразделения – подразделения, без согласования которых невозможно осуществить платеж. Перечень согласующих подразделений определяется в Приложении 2 к регламенту.

1.5. Сокращения:

1.5.1. ЦФО – центр финансовой ответственности.

1.5.2. ПЭО – планово-экономический отдел.

1.5.3. СБ – служба безопасности.

1.5.4. ФО – финансовый отдел.

1.5.5. ЮО – юридический отдел.

2. Определение очередности платежей.

Комментарий

Данный раздел необходим, если организация не может обеспечить привлечение краткосрочного финансирования на покрытие кассовых разрывов.

2.1. Руководитель ФО не позднее 15 декабря:

2.1.1. разрабатывает очередность платежей, включая защищенные статьи;

Комментарий

Традиционно в перечень защищенных включается зарплата, налоги, платежи «монополистам». Все остальные могут подождать. Но все зависит от бизнеса, вопрос категории «тонкой настройки».

2.1.2. разрабатывает нормативы остатков денежных средств на расчетном счете для исполнения БДДС по защищенным статьям в зависимости от ожидаемой даты платежа;

Комментарий

Таким образом, фиксируется накопление денежных средств «на зарплату».

2.1.3. представляет очередность платежей и разработанные нормативы остатков денежных средств на утверждение финансовому директору.

2.2. Финансовый директор в срок до 31 декабря утверждает очередность платежей и разработанные нормативы остатков денежных средств.

2.3. Любой руководитель ЦФО может инициировать пересмотр очередности платежей. В этом случае:

2.3.1. руководитель ЦФО формирует записку на имя финансового директора с предложениями об изменении очередности платежей в произвольной форме. В записке должна быть указана ориентировочная сумма платежей в разбивке по месяцам;

2.3.2. финансовый директор в течение 10 рабочих дней рассматривает данную записку и выносит решение;

2.3.3. при положительном решении руководитель ФО актуализирует очередность платежей.

3. Порядок приемки выполненных работ и услуг.

Комментарий

Периодически встречается очень распространенная ошибка (она есть в т.ч. и в моей книжке). Ошибка состоит в том, что акты выполненных работ могут быть подписаны единолично, а контроль обоснованности актов осуществляется уже в момент итогового платежа. В результате эффект контрольных процедур резко снижается: деньги все равно придется отдать, так как акт подписан.

3.1. Описанный в настоящем Регламенте порядок приемки работ и услуг действует для всех видов работ/услуг, за исключением:

3.1.1. случаев, описанных в отдельных регламентах;

3.1.2. актов выполненных работ/услуг от одного контрагента до N руб. в течение года. Данные акты согласует руководитель ЦФО, для них не применяются пп. 3.2.2.1-3.3 настоящего регламента.

Комментарий

Оговорка важна. Процедура согласования акта не совсем банальна с точки зрения трудозатрат. Традиционно большая часть актов приходит либо в последний, либо в первый день месяца, бухгалтерия занята закрытием периода, ПЭО занят подведением итогов. В общем, всем некогда, да и внутренний контроль должен быть экономичным.

3.2. Ответственный исполнитель по получению от контрагента акта выполненных работ/услуг:

3.2.1. в течение одного рабочего дня проверяет факт исполнения договора;

3.2.2. в случае отсутствия претензий до окончания рабочего дня инициирует подтверждение акта. Подтверждение осуществляется путем визирования на обратной стороне одного из экземпляров акта с проставлением даты визирования и расшифровки подписи в течение двух рабочих дней с момента получения. Подтверждающие подразделения:

3.2.2.1. если ЦФО-исполнитель и ЦФО-потребитель не совпадают, то подтверждающими подразделениями являются руководители ЦФО-исполнителя и ЦФО-потребителя;

Комментарий

Фактически речь идет о принципе «четырех глаз»: ЦФО-исполнитель закупил услугу для кого-либо, ЦФО-потребитель является потребителем. В этом случае некорректный акт будет завизирован только в случае «заинтересованности» обеих сторон.

3.2.2.2. если ЦФО-исполнитель и ЦФО-потребитель совпадают, подтверждающие подразделения определяются Приложением 1;

3.2.3. после согласования акта завизированный акт передается в ЮО.

3.3. Если акт не подтвержден, ответственный исполнитель:

3.3.1. в случае согласия с отказом в подтверждении акта информирует контрагента о наличии претензий и инициирует претензионную работу;

3.3.2. в случае несогласия с отказом в подтверждении акта инициирует совещание у финансового директора с обязательным участием руководителя ЦФО и СБ. По итогам совещания возможно:

3.3.2.1. принятие акта;

3.3.2.2. отклонение акта и инициирование претензионной работы.

Комментарий

Именно с этого момента должна начинаться претензионная работа. Как правило, в договоре есть оговорка о том, что при отказе от подписания акта необходимо направить мотивированный отказ. На грамотном юридическом языке его, скорее, способны написать только юристы.

3.4. ЮО в течение одного рабочего дня:

Комментарий

Казалось бы: причем здесь юристы? Всё просто — у них печать. Конечно, наличие подписей и прочее визирование может быть проверено и кем-то другим, но, так как работа не очень трудоемкая, возложил на ЮО.

3.4.1. контролирует наличие подписей в соответствии с действующим регламентом;

3.4.2. при отсутствии замечаний – визирует акт и передает на подпись руководителю; при наличии замечаний – возвращает акт ответственному исполнителю;

3.5. Руководитель подписывает акт и передает его в ЮО.

3.6. ЮО по получении акта:

3.6.1. проставляет печать;

3.6.2. передает один экземпляр акта централизованно в бухгалтерию;

3.6.3. информирует ответственного исполнителя о подписании акта посредством электронной почты.

3.7. Ответственный исполнитель:

3.7.1. получает подписанный акт (экземпляр контрагента) в ЮО;

3.7.2. организует передачу акта контрагенту.

4. Подготовка заявки на платеж.

4.1. Руководитель ЦФО контролирует отсутствие просроченной кредиторской задолженности.

4.2. Ответственный исполнитель инициирует платеж в соответствии с условиями договора. Заявка на платеж формируется в течение одного рабочего дня после исполнения условий договора.

Комментарий

С точки зрения снижения риска возникновения просрочки кредиторской задолженности – важная оговорка. Даже если в соответствии с условиями договора оплата осуществляется через 20-30 дней после получения работы/товара/услуги, заявку лучше создать заранее. Во-первых, не забудешь, во-вторых, будет проще планировать БДДС.

4.3. Ответственный исполнитель при необходимости срочной оплаты может инициировать ее через генерального директора либо финансового директора. Порядок действий по согласованию и оплате платежа определяется в этом случае финансовым директором.

Комментарий

Случаи бывают разные, целесообразно предусмотреть возможность максимального спрямления процедуры.

5. Согласование заявки на платеж.

5.1. Согласование осуществляется согласующими подразделениями (Приложение 2) в произвольном порядке. Срок согласования – не позднее 10:00 дня, следующего за днем подачи заявки.

5.2. В случае несогласования заявки:

5.2.1. при изменении даты планового платежа в соответствии с условиями договора заявка считается согласованной с измененной датой планового платежа;

5.2.2. при отсутствии лимитов по платежам по незащищенным статьям ответственный исполнитель формирует записку на имя финансового директора с просьбой об увеличении лимита. В случае несогласования данной записки платежи переносятся на следующий месяц;

Комментарий

Можно и что-то другое придумать, хоть до «внутренних займов» (лимит по одной статье снять, по другой – увеличить, в следующем месяце – вернуть).

5.2.3. при наличии встречной дебиторской задолженности согласуется платеж на разницу между кредиторской и дебиторской задолженностью с информированием ответственного исполнителя;

5.2.4. при других причинах несогласования заявки ответственный исполнитель устраняет возникшие претензии и направляет заявку на оплату на согласование повторно всем участникам.

5.3. ФО по получении согласования от всех подразделений включает заявку в план на оплату.

5.4. Ответственный исполнитель имеет право инициировать вопрос об оплате вне утвержденной очередности платежей. В этом случае:

5.4.1. ответственный исполнитель формирует записку на имя генерального директора с указанием причин ситуации;

Комментарий

Конечно, возможны споры: кто именно должен согласовывать внеплановый платеж. Может быть, финансового директора либо начальника ФО и достаточно, зависит от масштаба бизнеса. Но на что можно обратить внимание: в подавляющем большинстве случаев между выбором «объяснить контрагенту, что нужно подождать недельку» и «обратиться с письмом к Самому (!)» выбор будет в пользу диалога с контрагентом.

5.4.2. генеральный директор принимает решение об изменении очередности платежей и направляет решение финансовому директору.

6. Осуществление платежей.

6.1. Руководитель ФО ежедневно в срок до 10:30:

6.1.1. формирует реестр одобренных заявок на платеж;

6.1.2. рассчитывает свободный остаток денежных средств с учетом резервирования на защищенные статьи;

6.1.3. передает реестр на платеж генеральному и финансовому директору с указанием платежей, которые сегодня могут быть осуществлены.

Комментарий

Конечно, в больших организациях ни финансовый, ни генеральный директор не определяют, кому сегодня будем платить. Поэтому в этом разделе вместо руководителя финансового отдела может быть экономист, а согласовывать платежи может сам главный казначей.

6.2. Генеральный и финансовый директор совместно:

6.2.1. рассматривают реестр на платеж, при необходимости вносят изменения;

6.2.2. утверждают реестр на платеж;

6.3. Финансовый директор передает реестр платежей на текущий день руководителю финансового отдела.

6.4. Финансовый отдел осуществляет платежи в соответствии с утвержденным реестром в соответствии с графиком работы банка.

7. Отражение платежей в учете.

Комментарий

С точки зрения внутреннего контроля строго обязательно, чтобы банковские выписки разносила бухгалтерия. Хищения денежных средств с расчетного счета с помощью данной контрольной процедуры не избежать, однако выявить данное хищение будет возможно в течение следующего рабочего дня.

7.1. Бухгалтерия:

7.1.1. не позднее 10:00 выгружает из банк-клиента выписку о движении денежных средств по расчетным счетам за предыдущий день;

7.1.2. не позднее 14:00 отражает в информационной системе платежи за предыдущий день на основании выписки в соответствии с договорами / счетами;

7.1.3. при наличии платежей, не дошедших до получателя, до окончания рабочего дня информирует об этом ответственного исполнителя;

7.1.4. при наличии платежей, не соответствующих реестру платежей из информационной системы, немедленно информирует об этом СБ и руководителя ФО.

7.2. ФО ежедневно не позднее 18:00 на основании фактически осуществленных платежей корректирует остатки лимитов БДДС по статьям затрат.

8. Заключительные положения.

8.1. Регламент вступает в силу с момента издания приказа о его введении.

8.2. Изменения в регламент вносятся приказом генерального директора.

8.3. Для взаимодействия используются личные электронные адреса сотрудников с копией писем на официальный электронный адрес подразделения.

Приложение 1. Перечень подтверждающих подразделений.

Подразделение

Официальный электронный адрес

Типы договоров

Ответственность

Руководитель ЦФО-исполнителя

  

Все

Контроль ответственного исполнителя

ПЭО

  

Все договоры, для которых не определен другой порядок

Формальное соответствие требованиям договора (наличие промежуточных документов, соответствие разработанной документации техническому заданию и т.п.)

Контроль факта выполненных работ/услуг.

Директор по стратегическому развитию

  

Производственный консалтинг

ПИР

Директор по производству

  

Услуги по ремонту оборудования

СМР

Главный инженер

  

ПИР

Директор по продажам

  

Маркетинговые исследования, маркетинговые услуги

СДО

  

Услуги по ремонту оборудования

ПИР

СМР
 

 

 

…

    

СБ

  

По выбору СБ

Комментарий

При подтверждении выполненных работ должен сохраняться принцип «четырех глаз». Настройки контроля могут быть индивидуальны. Несколько слов о таких «тонких настройках» системы внутреннего контроля.

Ключевой момент – создание «здоровых» конфликтов интересов. В приведенном примере может оказаться, что:

  • директор по стратегическому развитию очень сильно дружит с директором по производству (к примеру, на почве совместного пьянства участия в выставках);
  • директор по производству очень сильно дружит с главным инженером («вдвоем борются против засилья бюрократизации» на предприятии);
  • директор по продажам очень сильно дружит с директором по маркетингу («только мы обеспечиваем жизнь завода, без нас все рухнет»).

Формально на приведенных примерах конфликта интересов не возникает (например, главный инженер – и исполнитель, и заказчик по договорам ремонтов, но фактический заказчик – директор по производству). Тем не менее, фактически конфликт интересов может быть.

Именно здесь и должны возникать «тонкие настройки». Безусловно, имеется определенное противоречие с тем, что система внутреннего контроля не должна зависеть от конкретных людей. Но будет лучше, если СБ «тонко настроит» определенные виды работ и услуг и замкнет их контроль либо на ПЭО, либо на себя. При этом очевидно, что объем работы для подразделений сильно не увеличится.

Приложение 2. Перечень согласующих подразделений.

Подразделение

Официальный электронный адрес

Ответственность

Ответственный исполнитель

  

Соответствие заявки на платеж условиям договора.

Руководитель ЦФО

  

Контроль ответственного исполнителя.

Бухгалтерия

  

Соответствие сроков оплаты условиям договора.

Наличие первичных документов.

Наличие кредиторской задолженности в учете.

Отсутствие дебиторской задолженности в учете.

ФО

  

Контроль лимитов по БДДС.

 

Внутреннему аудитору

Программа проверки.

Полная версия в формате Microsoft Excel — здесь. 

 

Подпроцесс Программа проверки Справочная информация 
Признак эффективного дизайна Признак неэффективного дизайна Рекомендуемые действия по тестированию Вероятность «поймать» что-то при тестировании
Установление очередности платежей.  Убедиться, что очередность платежей установлена.  Наличие приказа об очередности платежей. Отсутствие приказа об очередности платежей. Запрос информации об установлении очередности платежей.  Средняя
Убедиться, что очередность платежей разумна.  В первую пятерку входят зарплата, налоги, платежи монополистам (не обязательно естественным). Из первых 5 мест в очередности 1-2 не являются критичными для бизнеса.  Анализ существующей информации об установлении очередности платежей.  Низкая
Порядок приемки работ Убедиться в соблюдении принципа «четырех глаз» при подписании акта выполненных работ / полученных услуг.  Каждый акт свыше определенной суммы визируется как минимум двумя подразделениями в подчинении разных топ-менеджеров.
СБ визирует акты как минимум по 2-3 статьям затрат. 		 Акты подписываются руководителем подразделения-исполнителя без дополнительной проверки.
СБ не участвует в визировании актов.		 Выборочная проверка первичной документации на предмет наличия подтверждения актов независимым от подразделения-инициатора договора подразделением.  Высокая
Убедиться в централизованном поступлении актов выполненных работ / полученных услуг в бухгалтерию (сразу после проставления печати).  После подписания акта ответственному исполнителю выдается только один экземпляр (экземпляр контрагента).  Обязанность предоставления первичных документов (в т.ч. актов выполненных работ/полученных услуг) возложена на ответственного исполнителя. Анализ действующего документооборота.  Высокая
Убедиться, что акты на незначительные суммы согласуются по упрощенной процедуре.  Наличие приказа об упрощенном согласовании актов выполненных работ / полученных услуг на незначительные суммы.
Отсутствие значительного количества виз на актах на маленькие суммы. 		 Согласование всех актов осуществляется одинаковым путем.  Выборочная проверка первичной документации на предмет отсутствия значительного количества согласующих виз.
Выборочная проверка обоснованности применения упрощенной процедуры. 		 Высокая
Согласование заявки на платеж Убедиться в своевременном согласовании заявки на платеж.  Автоматизированная система, информирующая контролирующее подразделение о заявках.
Автоматический контроль просроченного согласования. 		 Отсутствие механизмов, извещающих согласующие подразделения о необходимости согласования платежа.  Выборочная проверка срока согласования платежа по защищенным статьям бюджета.  Средняя
Убедиться в эффективности процедуры согласования.  Перед осуществлением платежа контролируется наличие первичных документов, наличие кредиторской задолженности, наличие свободного лимита по БДДС, а сроки платежа сверяются с договором. Хотя бы один из данных пунктов не контролируется.  Выборочная проверка соответствия фактических сроков платежей и сроков в соответствии с подписанными договорами с контрагентами.
Анализ исполнения утвержденного БДДС за выбранные периоды.
Анализ дебиторской задолженности (на предмет осуществления платежей без подтверждающих документов).		 Средняя
Осуществление и учет платежей Убедиться в резервировании денежных средств под защищенные статьи затрат. Отсутствие просроченной кредиторской задолженности по защищенным статьям затрат.
Регулярное «накопление» денег. 		 Задержки зарплаты либо обязательных платежей.  Убедиться в наличии «пилы» на графике остатка свободных денежных средств.
Отсутствие штрафов и пеней от ФНС / крупнейших контрагентов. 		 Низкая
Убедиться, что обязанности по осуществлению платежей и их отражению в учете разделены.  Платежи осуществляет финансовый отдел, «разносит» (отражает в учете, в т.ч. привязывая к договору) — бухгалтерия.
Выписка в бухгалтерию поступает независимо от финансового отдела. 		 Отражение платежей в учете осуществляется операционистом.  — Средняя
Убедиться в отсутствии задвоенных платежей. Совместное подписание акта ввода в эксплуатацию ОС одновременно с маркировкой.  Оплата по счетам в рамках установленных лимитов.  Сплошная проверка заявок на оплату за определенный период, сверка дублей (с точностью до копейки) с первичными документами, выборочная инвентаризация ОС, проверка поступления сырья и материалов и т.д.  Средняя
Убедиться в достаточности мер по исключению несанкционированного доступа к счетам.  Флешки хранятся в сейфах.
Флешки выдаются начальником финансового отдела перед началом рабочего дня и принимаются после окончания.
Бухгалтерия имеет доступ к банк-клиенту и «разносит» платежи «день в день». 		 Флешки хранятся в тумбочке (ящик значения не имеет).
Флешки скопированы на диски и размещены в общих папках финансового отдела.
Платежи «разносит» финансовый отдел. 		 Посещение финансового отдела.
Контроль хранения флешек.
Анализ содержимого папок операционистов на личном компьютере и общих дисках.		 Средняя
Управление ликвидностью Убедиться в разумности организации инкассации. Инкассация осуществляется таким образом, что остатки денежных средств не превышают «разумной» суммы.
Сумма инкассации сравнивается с данными учетной системы о результатах продаж.
Средства зачисляются до 10:00 дня, следующего за инкассацией, при этом инкассация осуществляется не позднее 2-3 часов до окончания рабочего дня. 		 Инкассация осуществляется один раз в неделю и реже, накопленная сумма значима для бизнеса.
Инкассация осуществляется по графику, удобному инкассаторам.
С момента инкассации до зачисления денежных средств на расчетный счет может пройти 2-3 дня. 		 Анализ остатков денежных средств на расчетных счетах в динамике.
Сопоставление данных о сумме инкассации и результатах продаж в динамике. Анализ причин отклонений.
Анализ договоров на инкассацию/эквайринг.
Выборочный анализ соблюдения договоров на инкассацию/эквайринг.		 Высокая
Убедиться в применении различных инструментов по управлению ликвидностью (овердрафты, краткосрочные депозиты).  Широко используются как овердрафты, так и размещение временно свободных денежных средств.
В случае группы юридических лиц используется кэш-пулинг. 		 Используются только кредиты.
При возникновении излишков денежных средств краткосрочные депозиты не используются. 		 Анализ динамики остатков денежных средств на расчетных счетах в динамике.
Анализ необходимости привлечения краткосрочного кредитования.		 Средняя

Общие комментарии.

Несколько комментариев:

  • Неплохо включить анализ своевременности процедуры инициирования договорной работы, но он есть в плане аудита претензионно-исковой работы. Для исключения дублирования в эту программу проверки перечисленное включать не стал.
  • В программу проверки добавлен блок, связанный с управлением ликвидностью. В регламент процесса я это включать не стал, так как внутренние дела подразделения (финансового отдела) регламентами на уровне компании затрагиваться не должны. Тем не менее, проверить нужно: в жизни ситуации встречались самые разные.
  • По поводу пункта «Анализ содержимого папок операционистов на личном компьютере и общих дисках». Понятное дело, что не везде СБ одобрит такой подход. Но он реально очень полезный. Из личного опыта: «сплошной» несанкционированный доступ к общим папкам здорово облегчает жизнь внутреннему аудитору, так как в некоторых случаях можно сразу понять, что человек врет тебе в глаза, не стесняясь. 

Также можно отметить, что анализ платежей может недостатки во многих процессах.

Повышение эффективности проверки.

Возможные пути поиска «неслучайных» выборок:

1. Традиционные статьи затрат. Маркетинг, консалтинг, IT-услуги. Цена одного и того же ТЗ может различаться раз в 10, особо не потрогаешь и т.п., отчеты большие, красивые, но частенько вызывающие вопросы. Возможно начать с них.

2. Просмотр «нестандартных» срочных договоров, финансируемых за счет аварийных лимитов. По таким договорам обратите внимание на то, что, возможно, работы были выполнены собственными силами.

3. Поиск договоров с возможностью увеличения суммы договора (прописанной в самом договоре). О наличии таких договоров можно поинтересоваться у юристов либо ПЭО: они должны такие договоры помнить.

4. Внутренние аудиторы обычно традиционно в курсе «скандальных» платежей: кто, когда, зачем, почему. Собственно, от такого нестандартного платежа можно начать раскручивать тему по порядку приемки работ и согласования платежей.

5. Ошибочные платежи. Может быть простая ошибка при вводе реквизитов (ничего страшного). Может свидетельствовать, что договорились об обналичке, а «пульнули» не туда.

6. Если были попытки доступа к расчетному счету – проанализируйте ситуацию, когда выявлено, чем закончилось.

Данные предварительные процедуры позволят «случайную» выборку сделать значительно более эффективной.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Shares