Эта страничка, возможно, является самой важной для инициатора запуска (в т.ч. владельца бизнеса, члена совета директоров, в некоторых случаях – генерального директора). На ней указано, что нужно сделать лично и к чему готовиться.
Что нужно сделать лично инициатору запуска?
- Как уже было сказано, ключевой персонал должен подбирать именно заказчик преобразований. Даже если есть подразделение внутреннего аудита – не нужно заставлять условного бывшего главного бухгалтера из примера оценивать человека, который занимается операционным аудитом по жизни: вряд ли получится корректно. По поводу остальных бойцов – это уже функция вновь набранных руководителей, никаких согласований с генеральным директором.
- Лично оказать поддержку на всех уровнях при инициируемых преобразованиях. В книге есть хорошая фраза про численность обороняющихся на стр. 275. Если хоть один раз менеджмент почувствует слабину – любая идея может забуксовать надолго.
- Утверждать положения о создаваемых подразделениях, в т.ч. права и обязанности как подразделения, так и «клиентов» аудита (то бишь обязанности менеджмента по предоставлению информации и прочему взаимодействию).
Что целесообразно сделать ключевому исполнителю?
- Ввести сотрудников в курс дела. Даже в больших бизнесах со вполне квалифицированным менеджментом неплохо рассказать про то, что такое «риск-менеджмент», «внутренний контроль» и «внутренний аудит». Если же подразделение только создается, нужно тем более.
- Вовлекать сотрудников на всех этапах. Да, можно получить подлянку. Из самых противных – это когда ты на согласование направил, возражений не получил, а на большой встрече тебе зачитывают «только что полученное мнение коллектива» (на полном серьезе встречалось именно в такой формулировке, человек – бывший комсомольский работник). Но лучше всё-таки вовлекать, чтобы утрясти максимальное количество вопросов на нижнем уровне.
К чему готовиться?
Для начала рекомендую прочитать пример №30 на стр. 276 книги. Вероятность возникновения ситуации – как встретить динозавра с точки зрения женщины, 50/50, каждый второй случай именно такой. К чему же готовиться?
- Будет саботаж. К сожалению, часто лечится только увольнением. Но можно и задушевными разговорами с каждым «особо отличившимся».
- Будет ругня. В этом случае ключевому пользователю, а именно владельцу либо председателю комитета по аудиту, нужно закрыть уши и вообще ничего не слышать про профессионализм сотрудников, занимающихся постановкой. Хотя бы год – дальше уже можно и прислушиваться к критике.
- Будут неадекватные оценки и «раздувание из мухи слона».
- Будут требования дополнительных ресурсов. Моя практика – они нужны редко (исключение – реальное отсутствие какой-нибудь неплохой функции, то есть бизнес уже дорос до какого-то масштаба, а система управления – нет). Лечится угрозой выполнить фотографию рабочего дня.
- Из наиболее неприятного может случиться то, что деятельность службы безопасности будет сконцентрирована на борьбе с новыми подразделениями. Я с таким не встречался, но случаи бывают: деятельность СБ тоже должна быть проверена. Лучше всего, безусловно, что-то типа «пакта детей лейтенанта Шмидта». Но если СБ не соглашается, выход один – тормозить СБ. Пусть собирают то, что думают и знают, в специальную папочку, потом, может быть, и пригодится.
От себя отмечу, что значительно лучше, когда противостояние носит открытый характер. Например, не пропускают на территорию, не предоставляют информацию, говорят, что работать по регламенту не будут и т.д. Самая плохая ситуация – когда на словах «я затебязатебее», на деле – постоянное сопротивление, вплоть до мелкого пакостничества. Например, тебя встречает целый личный секретарь, но пропуск оформляется всего лишь полдня из трех дней командировки, информация предоставляется, но в виде итогового листа из большого файла в Excel без формул, формальная ошибка в регламенте об отсутствии указания одного срока выясняется через полгода, а до этого по нему не работали, так как «было невозможно» и пр.
Итого. Принципиальные моменты.
Для успешного запуска процесса необходимо оказывать поддержку на всех уровнях. Сопротивление будет в обязательном порядке (как в открытой, так и в скрытой форме), но «предупрежден – значит, вооружен». Сопротивление нужно сломить один раз, дальше будет проще.