На этой странице я расскажу про опыт использования лучшей, по всеобщему мнению сообщества, программы для автоматизации работы внутреннего аудита, а именно TeamMate (TM). Страница предназначена, в первую очередь, для руководителей подразделений внутреннего аудита, которые, по счастливому стечению обстоятельств, еще не автоматизировали работу возглавляемого подразделения. Страница не рекомендуется к прочтению руководителям подразделений внутреннего аудита, уже использующим TM, а также выпускникам PwC, потому что вызовет у них тонны ненависти. Хотя, конечно, кому-то из перечисленных категорий читателей может и понравиться: авторам доподлинно известно, что внутри самих PwC и Big4 есть совершенно разные взгляды на одну и ту же проблему.

Общее мнение по поводу использования данного программного шедевра зависит от пользователя:

  • руководители в большинстве своем очень рады. На конференциях восторг в некоторых случаях просто зашкаливает;
  • рядовые сотрудники относятся в целом достаточно скептически.

Попытаюсь обосновать именно для руководителя, почему излишний восторг в некоторых случаях не очень нужен. Аргументы потенциальных оппонентов о том, что я не хочу работать, не хочу документировать, не хочу дополнительного контроля, не хочу соблюдать МПСВА, против развития методологии внутреннего аудита и т.п. – заранее объявляю лживыми. Если по пунктам:

  • работать вполне готов. Люблю профессию, знаете ли. Надеюсь, что этот сайт – подтверждение этому;
  • документировать готов, но в разумном объеме. Более того, при покидании каждой предыдущей работы всегда аккуратно передавал свои архивы (естественно, если последователям это нужно было) независимо от стиля расставаний;
  • против дополнительного контроля, естественно, возражаю, но очень ограниченно. Качество работы нужно повышать, я за качественные проверки собственных расчетов, отчетов и выводов. Но TM – это совсем не про качество итогового продукта внутреннего аудита;
  • Стандарты я понимаю, кодекс этики подписывал, готов соблюдать и, если хотите, являюсь их безусловным сторонником;
  • я категорически «за» любую методологию (свой вариант – на этом сайте, например, в разделе про процессы), но она должна быть в файлах Word или Excel, а не на разных вкладках неудобного браузера.

К чему я не готов – так это тратить время работодателя вхолостую. Единственный наблюдаемый мной однозначный эффект от использования TM – это снижение производительности исполнителей.

Основные причины нецелесообразности использования TeamMate.

Начнем с того, что TM – это программа для планирования, документирования и прочего, изначально возникшая для внешних аудиторов отчетности. Авторство – PwC, сейчас передано в отдельную контору, описание – здесь

Собственно, архитектура программы изначально и была направлена на комплаенс-ориентированный аудит (терминология – см. здесь). Продукт создавался для контроля работы и облегчения деятельности большого количества интернов на проверках отчетности, и фактически он оказался «заточен» под абсолютно одинаковую методологию для совершенно разных проектов. И в этом он действительно реально может помочь. В том числе и во внутреннем аудите, например, страховых компаний: вспоминается одно выступление на конференции, где руководитель службы рассказывала о том, что у них есть 8 рисков, программы унифицированы, действия аудиторов в целом одинаковы. В этом случае – почему бы и нет.

Однако для промышленных и торговых бизнесов при применении TM во внутреннем аудите возникает проблема: если внутренний аудит достаточно развит и продолжает развиваться, то продукт уже не облегчает работу, а усложняет её. Причины следующие:

  • любая алгоритмизация проведения проверки (начиная от планирования и заканчивая итоговыми суммами) очень хорошо работает для тех вещей, где есть движение денежных/материальных потоков и/или первичных документов. Аудит высоких неосязаемых материй, например, клиентоориентированности, вряд ли должен планироваться в тех же шаблонах, что и движение ТМЦ;
  • предыдущая методология даже для однотипных аудитов оказывается не очень применимой, то есть там, где должно быть упрощение (один раз разработали, выверили программы, автоматизировали и пользуемся) получается усложнение (фактически стадию автоматизации приходится проходить каждый раз);
  • последовательность действий по осуществлению аудита может отличаться. Одно дело на основании опросных листов, полученных от клиента, оценить риски при формировании отчетности, написать методику выборки и направить интернов в поля. Совсем другое дело – провести проверку вновь купленного предприятия, где даже принципиальная схема движения материальных потоков не очень понятна до начала проверки.

TM содержит модуль с рисками (TeamRisk), и, вроде как, можно использовать риск-ориентированный подход. Но архитектура программы, опять же, «заточена» под статичные риски. Неважно, отчетность какого года ты проверяешь, риски недостоверности отчетности одни и те же. Если вспомнить раздел про постановку системы управления рисками на этом сайте, то реальная карта рисков любого промышленного или торгового бизнеса живет максимум год (на самом деле меньше, вспомните 2014, особенно если в/на Украине бизнес был). Возникает вопрос, что делать с предыдущими рисками, чтобы информация была взаимосвязанной и ей бы можно было пользоваться. Если честно, то, как это обеспечить в Excel – представляю (хоть и с небезызвестным шаманским инструментом). Чем может помочь TM – представляю не очень.

Одна из целей TM – это возможность мониторинга выполнения заданий в режиме реального времени работы очень большого (больше 1000, кстати, обратите внимание на численность Вашего подразделения) количества сотрудников и одновременно идущих проектов. Для внешнего аудита задачка решаема. Идеальная ситуация, которую методологи аудита отчетности требовали от мужика, кидающего уголь, описана в известном анекдоте: «Надо так: махнул, записал, проверили, проконтролировали, задокументировали, в папочку положили!». При проверке отчетности, то есть, в первую очередь, работе с бумагами (тебе на тележечке вывозят, ты и листаешь себе потихоньку), такой принцип работает.

Внутренний аудит – это, в первую очередь, общение. Если кто думает иначе – есть маленький вопрос: а был ли у вас положительный опыт внедрения изменений без общения? И что, вообще говоря, важнее: убедить в своих выводах клиента аудита или чтобы бумажки были сложены в нужной последовательности? Поэтому ни о каком онлайн документировании в случае внутреннего аудита речи просто не идет: ты целый день встречаешься с разными людьми. Протоколировать встречу в TM – вспоминается фраза «месье знает толк в извращениях». Даже если набить там что-то: как согласовать протокол с интервьюируемым? Просто прикрепить? А что прикрепить: проект или итог? А если итог не следует из плана интервью, но интервьюируемый согласен с наблюдениями? Не говоря о том, что многие вещи говорят тебе «без передачи». Более того, по результатам встречи (если план проверки написан детализировано), могут потребоваться еще три внеплановых интервью. Но план проверен, утвержден и «зафиксирован». И как это отражать? Поэтому даже самые оголтелые адепты TM из внутреннего аудита не работают в нём в режиме онлайн.

Подводя итоги. Почему-то ни у кого не возникает сомнения, что подразделение внутреннего аудита и методы его работы должны значительно измениться на пути от комплаенс-ориентированных к стратегически-ориентированным аудитам. Но почему-то ни у кого из сторонников активного применения TM не вызывает сомнения то, что шаблоны и методы, унифицированные для тестирования контрольных процедур в процессах уровня отражения в отчетности счетов-фактур, должны применяться и для аудитов стратегий. А вот у меня эти сомнения возникают. Применение TM я сравниваю с совершенно обычной ситуацией, когда пытаются, как в анекдоте, «натянуть condom на глобус». То есть натянуть можно, но вообще говоря, предмет не для этого предназначен.

Плохие последствия от работы с TeamMate. 

Теперь представьте себе, что TM всё-таки затесался в подразделение, ориентированное на стратегически-ориентированный аудит. На мой взгляд, возникают последствия, которые перевешивают любые возможные аргументы «за» использования данного программного продукта (опять же, если у Вас работает в подразделении менее 100 человек операционных аудиторов). И уж точно вызывает сомнения ценность результата по сравнению с затраченными ресурсами.

С точки зрения руководителя подразделения внутреннего аудита плохими последствиями являются:

  • при планировании нестандартных заданий логика руководителей проверок может сбиваться на шаблонную. Как результат – количество новых находок снижается, что плохо (конечно, если не стоит задача ходить по одним и тем же рельсам и привозить с разных аудитов одни и те же всем известные находки). Безусловно, часть разумных руководителей проверок, включая меня, в принципе забивают на TM и пытаются решить задачу путем мозгонапряжения, при этом записывая свои мысли в формате Excel или Word с последующим документированием в TM (если уж так заведено). Но, уверяю Вас, есть в этом мире люди, и среди них могут оказаться и Ваши подчиненные, которые с удовольствием набьют много букв в TM и вывалят на утверждение полуавтоматически сформированную программу на 50 страницах. Могу точно сказать, что качество проработки на этапе планирования от объема итоговой программы не зависит, мой разумный план, с которым работаю – одна страница в Excel (правда, буковки мелкие);
  • для подчиненных будет важно не качество работы (условно, выявить системную проблему), а «прокомпличивание степов». И этим будут вполне себе пользоваться. Есть мнение, что отчет для менеджмента по итогам внешней проверки отчетности со стороны большой четверки, скажем мягко, малоинформативен. Причина, на мой взгляд, банальна: зачем тебе документировать проблему, если от тебя это потребует геморроя. Лучше прикрепить по «случайной выборке» документы, не вызывающие сомнений в правильности, чем показывать реальные проблемы;
  • задержка выпуска отчетов. Поздний выпуск отчетов создает проблемы, в том числе, и для внутреннего аудита: либо к моменту выпуска всё починено (хороший вариант, но аудитор, по общему мнению, анализировал прошлогодний снег), либо вообще ничего не сделано (вариант плохой, потому что проблему можно было бы устранить раньше; но хотя бы актуальность аудита сохраняется). Поэтому лучше выпустить отчет, готовый на 91%, но сейчас, чем готовый на 98% (а идеала не достигнуть), но позже. Конечно, понимаю, что, на фоне известных мне задержек в полгода, пара дней не критичны. Но рассмотрим банальную ситуацию: руководитель проверки возвращается в субботу, Вы в среду уезжаете в командировку на полторы недели, а потом едете в отпуск на две. То есть у руководителя на документирование и согласование есть только два дня. Если он не успеет, выпуск итогового отчета отложится на месяц. Без TM проблем не возникает, потому что отчет готов еще в командировке, согласован с менеджментом на территории, протокол подписан. С TM – нужно что-то документировать, за два дня можно и не успеть. Оно нужно?;
  • снижение производительности:
    • на этапе планирования – время увеличивается примерно в два раза. Потому что нестандартная (коих и должно быть большинство) тема планируется в формате Excel или Word, потому что всё удобнее: можно работать в одном документе (в TM будешь по любому скакать по вкладкам, независимо от шаблона), распечатать можно на одной странице, есть автоматическая проверка орфографии и т.п. Только потом результаты планирования загружаются в TM, и, для соответствия шаблонам, нужно что-то повысасывать из пальца;
    • этап выполнения (особенно выезда) – по итогам недели работы на выезде нужно как минимум 2-3 дня для того, чтобы забросить в TM всё полученное и описать сделанные действия;
    • этап контроля – дополнительно нужно поставить синие квадратики (даже если скопом ставить – еще несколько часов самого дорогого ресурса в виде контролера качества);
  • у руководителя проверки будет вполне естественное желание не размещать в TM абсолютно всю полученную информацию (в том числе и потенциально интересную для того сотрудника, который будет проводить следующий аудит). Будет желание задокументировать необходимый минимум, хотя по итогам проверки у нормального внутреннего аудитора всегда есть что-то интересное, не вошедшее в программу или итоговый отчет. Причина понятна – лично я готов делиться информацией, но не готов убить лишний день для того, чтобы что-то подогнать под ненужную систему.

Да, возможно, методологию проведения проверок можно развить до какого-то космического уровня (но, опять же, сколько на это уйдет времени и ресурсов?). Но зачем, если к TM, как и ко всем процессам в этой жизни, вполне применима мерфология. То есть, какие бы шаблоны не были разработаны, всегда встретится еще более нестандартное задание. Соответственно, работу документировать будет затруднительно.

Что я еще рекомендую, если будете анализировать возможность автоматизации внутреннего аудита. Спросите у пользователей (в особенности лично руководителя подразделения внутреннего аудита): а как часто после осуществления проверки обращаются в TM для поиска информации? Единственное ограничение – интересуйтесь у руководителей тех подразделений внутреннего аудита, которые стратегии хотя бы раз анализировали, а не застряли на уровне СВК над подготовкой отчетности. Честный ответ могу сказать заранее (слышал от нескольких руководителей) – очень-очень редко. То есть весь кипиш по запихиванию гигабайт информации и трансформации желтых треугольничков в синие квадратики заканчивается тем, что единственным результатом являются запихнутые в TM гигабайты информации и синие квадратики. В итоге даже не получается полноценного файлохранилища, потому что оно полупустое (см. выше) и неудобное для поиска информации (см. ниже).

О TeamMate как о программном продукте.

Для полноты картины нужно описать TM как программный продукт. Может, кто помнит текстовые редакторы начала и середины 90-х (названия приводить не хочется). Так вот, после знакомства с TM я изменил мнение о них. Они были вполне удобными.

Здесь я не буду комментировать как бы предусмотренные функционалом возможности формирования всяческих отчетов. Я в такого рода автоматизацию в принципе не верю (речь идет об автоматизации выдачи программы аудита по результатам планирования, а также об автоматическом формировании отчета о проведенном аудите). Думаю, что мало кому это когда-либо удавалось и удастся, хотя бы потому, что текст, каждый соседний абзац которого может быть написан разными людьми в разное время, вряд ли будет совершенен. Возможно, функционал и фантастический, но (информация для лингвистов) большая часть документации – на английском. Поэтому исключительно впечатления пользователя, без обсуждения всякого заявленного и реального функционала.

Начну с того, что TM глючит как приложение для окошек (в смысле, Windows). Я люблю компьютеры HP EliteBook (понравился на работе, купил такой же домашний). Реально не подводил ни разу. Чтобы понимать скорость работы: таблицу всех платежей какого-нибудь немаленького юридического лица за год в файле Excel со столбцами, заполненными где-то до CA, такая машинка вообще не замечает, то есть не тормозит; нелюбимый многими браузер Explorer открывает страницы мгновенно. И вот на такой машине, с лицензионными окнами и прочими продуктами Microsoft, TM был единственной программой (даже 32-bitный SAP заточили под 64-bitную винду), которая глючила. Выражается это в следующем:

  • постоянно выскакивают ошибки (run-time error и т.п.);
  • периодически зависает в процессе работы. Стандартное лечение – войти и выйти. Помогает, но не всегда;
  • при любом экспорте даже небольшого файла в Word / Excel регулярно виснет. При этом офисные программы для решения проблемы необходимо закрыть, и все изменения в других файлах, сами понимаете, не сохранятся;
  • очень приятно обнаружить, что при потере интернета всё, что вносил полдня, потерялось, если ручками не сохранял проект.

TM обеспечивает максимальный комфорт пользователю при работе с собой. Кстати, речь идет о версии 9.**. Страшно подумать, что было в первых. Примеры такого максимального комфорта:

  • всё время перерисовывает экран (я это вижу, до ряби. Если что, видеокарта была профессиональная, то есть для дизайнеров, 8540w – название машинки пишущей);
  • при каждом открытии TM перемещал мне файлы на рабочем столе. Мягко говоря, раздражает, такой глюк специально будешь писать – не напишешь;
  • имеются проблемы с отображением на мониторе при крупном разрешении (окошко, в котором работаешь, заканчивается за пределом экрана);
  • забирает все ресурсы (если грузить в TM что-то большое – в других окнах работать невозможно);
  • невозможно использовать типовые сочетания клавиш из продуктов Microsoft. Мне после 20-летнего опыта вставки с помощью «shift+ins» пришлось переучиваться на «ctrl+v».

По поводу цветов и геометрических фигур хочется отметить, что нарушено «правило кабины»: все, что «Ok», должно быть зеленым, всё, что не «Ok» – желтым или красным в зависимости от уровня опасности. В идеологии ТМ самый хороший цвет – не зеленый, а синий. Справедливости ради нужно отметить, что программный продукт получился удобным для дальтоников. Но понять логику последовательности «треугольник – круг – квадрат» я не совсем способен (возможно, из-за низкого IQ, всего 136 очков).

Ну и из мелочей, которые тоже доставляют (термин «моральный онанизм» был известен мне и до работы с TM, но здесь он особо применим):

  • при переносе табличек таблички с объединенными ячейками не вставляются;
  • возникают сбои в шрифтах (тип, размер) при переносе откуда-либо. Решение – работай ручками;
  • возникают сбои в абзацах при переносе откуда-либо. Решение – работай ручками;
  • нельзя удалить группу файлов, нужно по одному (уже поняли, чем нужно работать?);
  • автоматическая проверка орфографии не работает, нужно запускать в каждом окошке ручками.

Добавьте то, что нельзя открыть прикрепленный файл и выбрать опцию «сохранить как», то есть банальное извлечение информации (если ты вдруг ее туда запихнул и больше нигде не сохранил) требует плясок с бубнами. Возможно, для защиты коммерческой тайны клиентов внешнего аудита и приучения интернов работе в программе это и неплохо. Но нафига такое нужно для внутреннего аудита, где стоит задача облегчить работу? Не знаю…

Заключение.

Про другие программные продукты писать не буду – не пользовался. Напомню, что документирование внутреннего аудита в соответствии с МПСВА совершенно не требует автоматизации. Способ, предложенный на этом сайте, гораздо проще (не нужно осваивать кривой браузер-самопис), надежнее (изначально копируется вся информация, при элементарных бэкапах файловых серверов информация не теряется) и быстрее (немного подразобрал папки из уважения к будущим читателям да скопировал в нужное место на диске).

В общем, те, кто еще не пользуется технологическим шедевром – подумайте как минимум четырежды, нужно ли оно. Есть достаточно подразделений внутреннего аудита, которые живут без TeamMate, и горя не знают.

Если основная задача подразделения – оценка СВК при подготовке отчетности, то TM вполне подойдет. Если рисков ограниченное количество, а программы универсальны – тоже не вопрос. Кстати, неплохо, чтобы в подразделении работало человек 200 (думаю, что пятерых можно контролировать и без программных комплексов). Но тогда вопрос: а на этом сайте Вас ничего не заинтересовало? Кстати, далеко не для всех комплаенс-ориентированных проверок продукт подходит: чек-листы в TM не обработаешь, нужен Excel.

Если стоит задача сделать так, чтобы любой сотрудник всегда был бы в чем-то да виноват – использование TM является очень хорошим выбором. Чтобы довести решение этой задачи до совершенства, можно дополнительно порекомендовать криво настроить TM путем создания неподходящих шаблонов и написать неисполнимые, не описывающие необходимую последовательность действий и противоречащие друг другу, шаблонам и здравому смыслу инструкции для пользователя. Ну и, в обязательном порядке, кто-то очень дотошный должен регулярно анализировать отражение хода проверки и итоги документирования в TM с последующим разбором.

Если же стоит задача принести дополнительную пользу для внутреннего аудита (даже для операционно-ориентированного, не говоря о стратегически-ориентированном) – вряд ли Вы решите поставленную задачу с помощью существующих на рынке программ для автоматизации внутреннего аудита, в т.ч. и TeamMate. Несмотря на многообещающую рекламу.

Скорее, за Ваши деньги (сумма ежегодного платежа составляет пятизначную сумму в зеленых деньгах) и время Ваших сотрудников (см., например, рассуждение о полезности документирования — для каждого человека минус примерно месяц в году на документирование различных шагов) Вы получаете:

  • кривое файлохранилище (полупустое и неудобное при использовании);
  • набор формально (процентов на 90) проставленных синих квадратиков;
  • и, как сказал один коллега, собрание «увлекательных сочинений и приключенческих романов на тему «Как я провел лето, лазая по складам».

В общем, такой вот «прорыв в области аудита». Слово «внутренний» не забыл, это с сайта программного продукта.

Upd (26.06.15): а вот так ищут методологов:

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.