Анализ административных расходов

В любом бизнесе, особенно в крупном, существуют мелкие махинации людей «в самом низу». Понятное дело, что закупки для основного и даже вспомогательного производства, как товаров, так и работ и услуг, всегда будут под прицелом внутреннего аудитора.  Необходимость же глубокого анализа каждой закупки за 50 тыс. руб. внутренними аудиторами не очевидна. Однако для здоровья корпоративной культуры неплохо регулярно «бодрить» персонал по всему спектру закупок, в этой статье сказано, как это сделать быстро и практически гарантировано. Упражнение идеально для начинающих аудиторов – потому что фрод и в больших, и в малых закупках примерно одинаков, но маленькие закупки массовы. Поэтому и вероятность найти индикатор, и вероятность того, что индикатор окажется ложным – практически 100%.

У кого закупаем? 

Это простая и быстрая процедура. Берем перечень ИНН контрагентов с их оборотами из бухгалтерского учета и с помощью какой-нибудь системы раскрытия информации (я пользуюсь СПАРК, кстати, молодцы, уже в апреле все данные за прошлый год загружены) получаем табличку «Наименование контрагента» — «Дата регистрации» — «Выручка» — «Среднесписочная численность» — «Объем закупок у контрагента по данным бухгалтерского учета» — «Доля в выручке контрагента». Выводы очевидны: закупки у только что зарегистрированных компаний, закупки (особенно услуг) у компаний с персоналом в 1-2-3 человека, закупки у компаний, которые на 80-100% работают только на тебя, а также отсутствие компании в реестре действующих должны вызвать сомнение. Приведу примеры реальных ситуаций, когда такие сомнения оказываются беспочвенными:

• дата регистрации. Я знаю людей с достаточно большим бизнесом, достойным регистрации в ИФНС по крупнейшим налогоплательщикам, которые регулярно «хоронят» операционные компании. Причем условно цивильно, например, путем присоединения к другой организации (обычно – в средней России). И «новая» компания – на самом деле одно из юрлиц давно существующего бизнеса, который предпочитает оптимизировать налогообложение. В этом случае, кстати, риски с точки зрения претензий налоговых органов – минимальны. И видел письмо «о смене реквизитов», когда изменились не только реквизиты расчетного счета, но и ИНН;
• минимальный персонал в торговой компании вообще может не напрягать. Есть компании-поставщики сложного оборудования, у которых в РФ юрлицо с одним человеком в качестве учредителя и генерального директора с активами в виде сайта. А в услугах – до сих пор огромное количество низкоквалифицированной работы выполняются без полноценного трудового соглашения: уборщицы, курьеры (вспомните желтеньких или зелененьких людей в крупных городах), грузчики и т.п. Более сложные услуги тоже могут оказываться организациями с малой численностью: есть проектант систем вентиляции, есть у него юрлицо, почему бы и не взять на подряд, если ты – не единственный заказчик… ;
• большая доля в выручке может быть по причинам: (1) специально для работы с «приличным» клиентом регистрируется компания, которая хотя бы платит НДС на стройке; (2) банальные учетные ошибки, когда баланс отправляли в тыс. руб., но забыли множитель., получается, что вся отчетность занижена в 1000 раз; (3) беготня от налогов;
• отсутствующие в реестре компании, даже в случае свежих документов в бухгалтерии – иногда аккуратные бухгалтера проставляют ИНН с первичного документа в учет, а покупка была за наличный расчет где-нибудь на строительном рынке.

Все эти случаи встречались, мелкий фрод не подтверждался. Однако с человеком, ответственным за такую закупку, неплохо поговорить. На всякий случай, хотя бы для имиджа внутреннего контроля.

Могут возникать налоговые риски (обналичка НДС). Но если такие компании не являются плательщиками НДС, то лично я вообще рисков не вижу. Если же является плательщиком – АСК-3 ФНС (автоматизированная система контроля) легко выявляет т.н. «разрывы» НДС, а спрашивать будут с вас. Но так как закупки мелкие – я бы не очень беспокоился.  

Также раньше было полезное упражнение с точки зрения проверки любого менеджмента на предмет закупок у самого себя, но сейчас оно дает результаты очень редко. Метод – загружаем ИНН сотрудников в ту же систему раскрытия информации, результат – мгновенный. Бывает интересно (типа у рядового сотрудника большой магазин), но редко. Хотя случай, когда эксперт Главгосэкспертизы России владеет компанией, которая являлась подрядчиком заявителя в эту самую экспертизу, выявлял не так давно.

А нужно ли закупать?

Для услуг эта процедура потребует не столько трудоемкости, сколько необходимости Вашего аудиторского суждения в каждом конкретном случае. Есть компании, которые много консультируются. Увы, часто сотрудники, начиная от топ-менеджеров и заканчивая рядовыми специалистами, становятся в компании не менеджерами и специалистами по профилю, а менеджерами и специалистами по закупкам услуг по своему профилю. Особенно в этом плане я был в восторге от государственной структуры, но и в бизнесе таких вещей хватает.

Как это выглядит на практике. Например, есть директор по персоналу. У него есть стандартный набор задач: разработка системы мотивации, опрос удовлетворенности сотрудников и т.п. Если разработка всех этих документов, да еще вкупе со странным поведением, описанным в эссе 2018 года, почти всегда передаются на аутсорсинг – это я и называю превращением директора по персоналу в директора по закупкам услуг в области управления персоналом. Что интересно – если смотреть каждый конкретный случай (например, разработка системы грейдов), то ситуация всегда выглядит 50/50. То есть нельзя сказать, что аутсорсинг принципиально не нужен. Но закупки услуг в больших объемах должны настораживать.

Области, на которые неплохо обратить внимание:

• стратегическое развитие – всё, что связано с привлечением консультантов. Если директор по стратегии в единственном числе – да, консультанты нужны. Если у него в подчинении 10 человек – то естественный вопрос, чем же они занимаются? И почему не могут совместно с другими топ-менеджерами разработать стратегии продаж, закупок и т.п.?;
• маркетинг. Обзоры и регулярные исследования рынка, безусловно, нужно закупать и не мучаться. Но заказное исследование каких-то новых рынков, особенно при численности своего отдела в те же 10 человек – сомнительно;
• всякого рода сопровождение (бухгалтерские услуги, юридические услуги, …), особенно с абонентской платой. Понятное дело, что холодильник или противопожарная система могут обслуживаться по такой схеме, а вот наш персонал – на мой взгляд, вряд ли. Потому что на работу все-таки нужно брать профессионалов;
• производство – всё зависит от самого производства. Понятно, что грузоподъемные механизмы должны быть освидетельствованы независимой организацией. Но часто встречаются ситуации, когда обоснование привлечения какого-либо подрядчика – отсутствие требуемого оборудования. В этой ситуации внутренний аудитор может порекомендовать купить это оборудование, если срок окупаемости разумен, и научить работать;
• IT, промышленная безопасность, охрана труда, экологи и прочие сопровождающие – практически все закупки нужно смотреть под микроскопом. Если в обосновании закупки указаны какие-либо нормативные документы – проверьте, действуют ли они и распространяются ли их требования на Ваше предприятие.

И нужно понимать, что в некоторых случаях такой способ «закупки услуг» является мелкой взяткой какому-нибудь инспектору какого-нибудь надзора. Верить или не верить – на Ваше усмотрение, способ действительно практикуется (свечку держал).

По поводу мелких закупок всякой ерунды – нужно обратить внимание на количество. Часто большие объемы закупок обуславливают дешевизной за штуку, но вопрос – нужен ли Вам грузовик веников? Запасы канцелярии на 3 года вперед? Ежегодная массовая закупка инструмента (может, лучше подороже, но чтоб служил подольше)? Ну и т.п.

Почем закупаем?

Это относительно простая, но трудоемкая процедура. Compliance-ориентированный аудитор будет смотреть наличие листа альтернатив (как правило, они есть), риск-ориентированный внутренний аудитор будет смотреть, разумны ли контрагенты в листах альтернатив и нет ли признаков подделки (из личной практики – ИНН содержал 9 цифр в коммерческом предложении. Не допечатали).

Мы смотрим с точки зрения достижения целей, поэтому должны неким образом проанализировать, а разумна ли стоимость. Для этого нужно проконтролировать не только цену, но и объемы. Мухлюют как с тем, так и с другим. Кстати, никогда не соглашайтесь на почасовую оплату – в подавляющем случае подрядчик будет пытаться обмануть, нормируйте по измеряемым показателям.

Цену проконтролировать относительно просто, интернет в помощь. По административным расходам есть практически все цены. Я бы рекомендовал установить внутреннюю планку типа плюс-минус 10-20% — вообще не беспокоиться.

С объемами фактически оказанных услуг и поставленных товаров – значительно сложнее. Согласитесь, тяжело промониторить недовоз 10% бумаги, расход канцелярии и бытовой химии, частоту уборки (ежедневно ли убираются запасные лестницы, включенные в общий объем услуг) и т.п. У каждого внутреннего аудитора в активе наверняка есть такие находки, перечислять не будем. Если решите сделать глубокий анализ – помните о соотношении затраты-эффективность хотя бы с точки зрения окупить собственную зарплату на «расследование».  

Анализ авансовых отчетов.

Анализ административных расходов будет неполон без проведения анализа авансовых отчетов. Начну с байки. Человеку в советское время нужно было в конце августа из Астрахани в Москву. Билетов на поезд и самолет нет. Человек сделал очень мудро: взял справки об отсутствии авиабилетов в кассах и сел на теплоход. В любом положении о командировочных расходах зачем-то упоминается, что и речным транспортом тоже передвигаемся, вот человек и организовал себе круиз за счет работодателя.

Основная сумма в авансовых отчетах – скорее всего, командировочные. Там всё просто, вряд ли человек, которому положено летать эконом-классом будет приобретать билеты в бизнес и превышать лимиты на гостиницу. Остальная часть авансовых – как правило, мелкие закупки от административно-хозяйственного отдела. Анализ очевиден, потому что бытовые вещи есть бытовые вещи.

А в заключение – несколько реальных случаев:

• сосед как-то рассказывал, что услуги экскортниц им включили в счет (правда, было это не в РФ, а в Прибалтике);
• видели с экспертом в чеке презервативы. Менеджер по развитию приехал развивать торговую сеть в новый город, как же без них. Но, справедливости ради, бухгалтерия вычла из итоговой суммы;
• в авансовый отчет включили чек на трусы. По пояснению менеджера, в подарок тете из администрации города.

Так что просмотр авансовых – не самое скучное дело во внутреннем аудите.